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AnleitungheiCONF/heiCONF-Audimax: Einführung

Diese Anleitung ist eine Einführung zu heiCONF/heiCONF-Audimax, in der Sie alle grundlegende Funktionen, die im Folgenden aufgeführt sind, kennenlernen:

  • Allgemeines
  • Einloggen
  • Räume: Räume erstellen und konfigurieren, Teilnehmer:innen für einen Raum hinzufügen/entfernen, Externe Teilnehmer:innen in einen Raum einladen, Konferenzen durch Externe starten/moderieren lassen
  • Konferenzen: Konferenz starten/An Konferenz teilnehmen, Telefoneinwahl, Echotest, Konferenz beenden, Konferenz moderieren, Mikrofon ein-/ausschalten, Webcam ein-/ausschalten, Chat, Bildschirm teilen, Präsentation teilen, Präsentation anzeigen/verbergen, Whiteboard verwenden, Breakout-Räume erstellen und konfigurieren, heiCAST-Video in heiCONF abspielen
  • Einstellungen
  • Nutzung von heiCONF in Moodle

Was ist heiCONF?

heiCONF ist ein auf BigBlueButton basierendes Web-Konferenzsystem, mit dem Audio- und Videokonferenzen durchgeführt werden können. Der Dienst wird an der Universität Heidelberg gehostet und betrieben, somit bleiben alle Daten in den Serverräumen der Universität.

Weitere Informationen zu heiCONF/ heiCONF-Audimax erhalten Sie im Service-Katalog.

Die heiCONF-Variante heiCONF-Audimax ist für Vorlesungen optimiert. Die grundliegenden Funktionen sind dieselben und können dieser Anleitung entnommen werden. Bei Abweichungen zwischen den Programmen wird im Text darauf hingewiesen.

Hinweis: Diese Dokumentation wird derzeit beständig erweitert und verbessert. Wenn Ihre Frage hier nicht adressiert wird oder Sie Verbesserungsvorschläge haben bzw. Fehler bemerken, wenden Sie sich gerne an den IT-Service.

Einloggen

1. Rufen Sie die Weboberfläche von heiCONF auf.

2. Sobald Sie auf der Startseite von heiCONF sind, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche "Einloggen via Uni-ID".

Sollten Sie sich nicht einloggen können, prüfen Sie bitte im Service-Katalog, ob Sie zu einer für heiCONF berechtigten Nutzergruppe gehören. Sollte dies der Fall sein und das Login-Problem weiter bestehen, wenden Sie sich an den IT-Service.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt1

3. Nun geben Sie in das obere Textfeld Ihre Uni-ID ein und in das untere das dazugehörige Passwort. Bestätigen Sie mit Enter oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Einloggen via Uni-ID“ unter den Textfeldern.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt2

Räume erstellen und konfigurieren

Die Kommunikation in heiCONF findet über virtuelle Konferenzräume statt. Für jede:n Nutzer:in ist automatisch ein eigener „Startraum“ angelegt, der sofort verwendet und nicht gelöscht werden kann. Weitere Räume können Sie nach dem Login selbst erstellen und konfigurieren.

1. Um einen neuen Raum anzulegen, klicken Sie in der Raumübersicht auf die Schaltfläche "Raum erstellen".

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt3

2. Nun müssen Sie dem Raum einen Namen geben (über das Textfeld "Geben Sie einen Raumnamen ein...") und können verschiedene Einstellungen vornehmen, die für den Raum gelten sollen:

  • Generieren eines optionalen Raumzugangscodes: Generiert einen Zugangscode, den Teilnehmer:innen eingeben müssen, um den Raum zu betreten. Klicken Sie links auf das Würfel-Symbol, um einen neuen Code zu generieren. Mit einem Klick auf das Papierkorb-Symbol wird der Zugangscode wieder entfernt.
  • Generieren eines optionalen Moderatorenzugangscodes: Generiert einen Zugangscode, der Teilnehmer:innen nach Eingabe automatisch zu Moderator:innen macht und die Konferenz startet. Sinnvoll, wenn man es externen Teilnehmer:innen erlauben möchte, eine Konferenz selbsttätig zu starten und zu moderieren.
Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt4
  • Teilnehmer:innen beim Betreten stumm schalten: Alle Teilnehmer:innen werden stumm geschaltet, sobald sie den Raum betreten. Besonders sinnvoll bei größeren Konferenzen.
  • Freigabe durch Moderator:in bevor Raum betreten werden kann: Wenn neue Teilnehmer:innen in die Konferenz einsteigen wollen, wird der:die Moderator:in benachrichtigt und muss dem Beitritt erst zustimmen.
  • Alle Nutzer:innen nehmen als Moderator:in teil: Alle Teilnehmer:innen erhalten Moderationsrechte für den Raum.
  • Automatisch dem Raum beitreten: Sobald der Raum erzeugt wurde, treten Sie in den Raum ein.

Teilnehmer:innen für einen Raum hinzufügen/entfernen

1. Haben Sie einen Raum erstellt, so können Sie diesem Raum Teilnehmer:innen hinzufügen. Klicken Sie dazu in der Raumübersicht auf der Startseite auf die drei Punkte rechts neben dem Raumnamen. Wählen Sie dann im Dropdown-Menü den Punkt „Zugriff verwalten“ aus.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt4

2. Klicken Sie im erschienenen Popup-Fenster auf das kleine Pfeilsymbol neben "Nutzer:in auswählen".

3. Sie können in der Suchleiste, welche sich dadurch öffnet, nun nach den Personen suchen.

4. Klicken Sie auf einen Namen, um die Person der Teilnehmer:innenliste hinzuzufügen. Dieser Vorgang kann mehrmals wiederholt werden, bis alle gewünschten Teilnehmer:innen eingefügt sind.

Um einen:eine Nutzer:in wieder zu entfernen, klicken Sie auf das rote "X"-Symbol neben dem Namen.

5. Damit die Teilnehmer:in wie gewünscht hinzugefügt oder entfernt werden, klicken Sie vor dem Schließen die Schaltfläche „Änderungen speichern“ an.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt6

Externe Teilnehmer:in in einen Raum einladen

Über die interne Nutzer:innensuche von heiCONF lassen sich nur Personen finden, deren Uni-ID zur Nutzung von heiCONF berechtigt ist. Konferenzen mit dienstexternen Nutzer:innen wie etwa Studierenden sind dennoch möglich:

1. Klicken Sie in der Raumübersicht auf den Raum, in den Sie dienstexterne Nutzer:innen einladen möchten.

2. Kopieren Sie den Link im Textfeld unter „Teilnehmer:in einladen“ (manuell oder durch Klick auf die Schaltfläche "Link kopieren").

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt7

3. Verschicken Sie den Link an die gewünschten Personen. Diese können nur über diesen Link, ohne weiteres Login, den Raum betreten, sobald die Konferenz gestartet wurde.

Wichtiger Hinweis: Da über diesen Link prinzipiell jeder an Ihrer Konferenz teilnehmen kann, empfiehlt es sich, einen Zugangscode zu setzen oder den Beitritt neuer Teilnehmer:innen als Moderator:innen zu bestätigen (siehe dazu Punkt Räume erstellen und konfigurieren).

Tipp: Zugangscodes können in den Link zum Konferenzraum integriert werden!

Um den Teilnehmer:innen den Zugang zu erleichtern, ist es möglich, den Raumzugangscode im Link zum Raum zu hinterlegen. Dieser Tipp funktioniert auch mit dem Moderator:innenzugangscode. Kopieren Sie den Link wie oben beschrieben und ergänzen Sie ihn im Browser um folgenden Parameter: ?meeting_access_code=12345678 . Ersetzen Sie dabei „12345678“ durch den Raumzugangscode. Beispiel: 

https://heiconf.uni-heidelberg.de/foo-bar-foo?meeting_access_code=987654

Konferenzen durch Externe starten/moderieren lassen

Auch externe Teilnehmer:innen ohne (berechtigte) Uni-ID können zu Moderator:innen einer Konferenz gemacht werden und diese dann auch selbsttätig starten.

1. Dazu muss durch den Inhaber einer berechtigten Uni-ID für den vorgesehenen Raum ein optionaler Moderationszugangscode generiert werden (siehe dazu auch „Räume erstellen und konfigurieren“).

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt8

2. Teilen Sie dem:der externen Teilnehmer:in, der die Konferenz starten und moderieren soll, den Link zur Konferenz sowie den generierten Moderationszugangscode mit. Alle einfachen Teilnehmer:innen erhalten nur den Link und den Raumzugangscode.

3. Nachdem der:die Teilnehmer:in den Link zur Konferenz aufgerufen hat, kann er den Moderationszugangscode eingeben und sich so verifizieren.  

4. Danach muss er nur noch seinen Namen eingeben und auf „Teilnehmen“ klicken. Dadurch wird die Konferenz gestartet und der:die externe Teilnehmer:in kann moderieren.

Wichtiger Hinweis: Den Moderatorenzugangscode sollten nur Personen erhalten, die die Konferenz auch wirklich starten, moderieren und beenden sollen. An alle anderen Teilnehmer:innen sollte der reguläre Raumzugangscode weitergegeben werden.

Konferenz starten/An Konferenz teilnehmen

Wenn der virtuelle Raum fertig eingerichtet ist und alle beteiligten Personen eingeladen und informiert sind, können Sie mit der Konferenz starten.

1. Wählen Sie in der Raumübersicht auf der Startseite den Raum aus, in welchem die Konferenz stattfinden soll/stattfindet.

2. Klicken Sie auf die rote Schaltfläche, auf der „Starten“ (wenn Sie Rauminhaber:in sind) oder „Teilnehmen“ (wenn Sie Teilnehmer:in sind) steht.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt9

3. Nun werden Sie gefragt ob Sie mit Mikrofon teilnehmen möchten oder nur als Zuhörer:in. Wichtiger Hinweis: Diese Auswahl kann nur bei einem erneuten Verbinden in die Konferenz geändert werden!

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie „Mikrofon“ auswählen, kann es sein, dass Ihr Browser um Zugriff auf das Mikrofon bittet. Diesen Zugriff sollten Sie gewähren. Sollten Sie versehentlich die Verwendung des Mikrofons für heiCONF abgelehnt haben, betreten Sie den Raum erneut und erlauben Sie den Zugriff.

Die Mikrofon- und Webcamberechtigungen für Webseiten und -anwendungen können auch in den Einstellungen Ihres Browsers bearbeitet werden.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt10

Telefoneinwahl

Die Teilnahme an einer Konferenz in heiCONF & heiCONF-Audimax ist auch per Telefon möglich. Die Telefoniefunktion ist als eine Einwahlmöglichkeit konzipiert, man kann sich also nicht anrufen lassen. Die Einwahl funktioniert folgendermaßen:

1. Der:die Raumbesitzer:in muss die Funktion für den Raum explizit in den Raumeinstellungen aktivieren, bevor der Raum gestartet wird.

2. Bei der Aktivierung wird eine 12-stellige PIN vergeben, um den Zugang zum Raum zu ermöglichen.

3. Zusätzlich zur PIN benötigt man die Telefonnummer des Systems:

heiCONF: +49 6221 431 0 410

heiCONF-Audimax: +49 6221 431 0 430

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt11

4. Nun kann ein:e Teilnehmer:in eine der o.g. Nummern wählen und nach Aufforderung die dazugehörige PIN eingeben. Danach ist der:die Teilnehmer:in im Konferenzraum.

Hinweis: PIN und Telefonnummern können vorab weitergegeben werden. Damit die Telefonkonferenz funktioniert, muss der Raum von einem:einer Moderator:in gestartet worden sein und mindestens eine Person muss sich mit Mikrofon im Raum per Browser eingeloggt haben.

Die Telefonnummern und PIN werden auch im Web, kurz bevor man der Konferenz beitritt, angezeigt. Wurde die Telefoneinwahl für einen Raum aktiviert, erscheint unter „Mit Mikrofon“ und „Nur zuhören“ außerdem "Mit dem Telefon teilnehmen". Klickt man Letzteres, werden Telefonnummern und PIN angezeigt.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt11

Die Einwahldaten werden außerdem angezeigt, wenn man auf die drei Punkte rechts neben dem Raum klickt und „Einwahlinformationen“ auswählt.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt12

Es erscheint ein Fenster mit einer Übersicht aller Informationen für die Telefoneinwahl. Wenn Sie unten auf die Schaltfläche „Kopieren“ klicken, dann können Sie diese Informationen für Ihre Einladung verwenden.

Ganz unten sehen Sie die Einwahlmöglichkeiten speziell für Smartphones. Dank eines alten Standards kann man zu Anfang gleich Telefonnummer und PIN eingeben, sodass das Smartphone alles auf einmal wählt. Wenn Sie diese Einwahl nutzen möchten, dann geben Sie Telefonnummer und PIN wie folgt an:

Telefonnummer,,PIN (Ein Komma kann durch längeres Drücken der *-Taste eingefügt werden)

Es ist außerdem möglich einen Link zu erstellen, der die Einwahl direkt ohne viel Tippen startet:

tel: Telefonnummer,, PIN

Klickt man auf den Link, wählt das Smartphone die Telefonnummer automatisch, wartet bis das Gespräch angenommen wird und jemand gesprochen hat und übermittelt dann die PIN wieder automatisch.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt13

Echotest

1. Wenn Sie die Tonverbindung mit dem Telefonsymbol beenden und neu starten, gelangen Sie zu einem Echotest. Dieser Test wird benötigt, um sicherzustellen, dass Ihr Mikrofon funktioniert.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt14

2. Der Test läuft, sobald Sie die Auswahl „Ja“ und „Nein“ sehen. Während des Tests sollten Sie sich selbst hören. Ist dies nicht der Fall sein, so kann es sein, dass nicht das richtige Mikrofon ausgewählt wurde. Um diese Auswahl zu ändern, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Nein". Wenn Sie sich hören, klicken Sie auf „Ja.“

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt14

3. Wenn Sie „Nein“ gewählt haben, erscheinen die Mikrofoneinstellungen. Sie können nun das Mikrofon links im Dropdown-Menü auswählen oder im rechten Dropdown-Menü das Audioausgabegerät ändern. Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Erneut versuchen", werden Sie wieder mit dem Echotest verbunden und sollten sich nun selbst hören. Wenn dem so ist, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Ja".

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt15

Konferenz beenden

1. In der oberen rechten Ecke der Konferenzansicht finden Sie drei Punkte. Durch einen Klick darauf erscheint ein Dropdown-Menü, über das Sie (unter anderem) die Konferenz beenden können.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt14

Konferenz moderieren

Als Moderator:in können Sie innerhalb der Konferenz verschiedene Berechtigungen vergeben und so den Verlauf steuern.

In heiCONF-Audimax ist dies besonders wichtig, da die Kamerafunktionalität nur für den:die Moderator:in zugelassen ist. Die Teilnehmer:innen sind zu Beginn automatisch stumm geschaltet. Der:die Moderator:in kann die Teilnehmer:innen einzeln freischalten.

1. Um Berechtigungen zu vergeben, klicken Sie auf die Schaltfläche des:der gewünschten Nutzers:in links in der Nutzer:innenübersicht. Daraufhin öffnet sich ein Dropdown-Menü.

2. In diesem Dropdown-Menü können Sie den:die ausgewählte:n Nutzer:in zum:zur Präsentator:in machen oder aber auch zum:zur Zuschauer:in zurückstufen. Sie können Teilnehmer:innen stumm schalten oder ganz aus der Konferenz entfernen.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt15

3. Über das Zahnrad-Icon in der linken Menüleiste, in der alle Teilnehmer:innen zu sehen sind, können Sie Einstellungen für die Teilnehmer:innen vornehmen. Sie können alle Nutzer:innen stumm schalten, Zuschauerrechte einschränken oder auch sogenannte Breakout-Räume (kleinere Nebenräume zur Hauptkonferenz) erstellen.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt16

Mikrofon ein-/ausschalten

1. In der Hauptleiste, unten in der Mitte der Konferenzansicht zu finden, können Sie über die linke Schaltfläche ihr Mikrofon ein- oder ausschalten.

Wichtiger Hinweis: Sind Sie der Konferenz nur als Zuhörer:in beigetreten, ist eine Aktivierung des Mikrofons erst möglich, wenn Sie den Konferenzraum verlassen und erneut beitreten. Wählen Sie dann beim Beitritt die Teilnahme mit Mikrofon aus.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt17

Audioquelle wechseln

1. Um die Audioquelle in einer Konferenz zu wechseln (z.B. vom integrierten Mikrofon auf ein Headset-Mikrofon), klicken Sie auf das Hörer-Icon in der Bedienleiste unter der Präsentationsansicht.

Klicken Sie auf das Hörer-Icon

Webcam ein-/ausschalten

1. In der Hauptleiste, unten in der Mitte der Konferenzansicht zu finden, können Sie über die zweite Schaltfläche von rechts ihre Webcam ein- oder ausschalten.

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie die Webcam einschalten, kann es sein, dass Ihr Browser um Zugriff auf Ihre Webcam bittet. Diesen Zugriff sollten Sie gewähren. Sollten Sie versehentlich die Verwendung der Webcam für heiCONF abgelehnt haben, betreten Sie den Raum erneut und erlauben Sie den Zugriff.

Die Mikrofon- und Webcamberechtigungen für Webseiten und -anwendungen können auch in den Einstellungen Ihres Browsers bearbeitet werden.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt16

Chat

1. Es gibt für jede Konferenz einen öffentlichen Chat, den Sie am linken Rand in der Teilnehmer:innenleiste finden. Sollte der Chat nicht zu sehen sein, klicken Sie in der Teilnehmer:innenliste links auf "Öffentlicher Chat". Sollte die Teilnehmer:innenliste ganz ausgeblendet sein, können Sie sie über einen Klick auf das Personen-Icon in der oberen linken Ecke wieder sichtbar machen.

Der Chat ist besonders hilfreich, um etwa aus der Ferne bei Audioproblemen zu assistieren oder für Teilnehmer:innen, die gerade nicht mit einem Mikrofon teilnehmen können. Auch Links können hier schnell geteilt werden.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt17

Bildschirm teilen

1. In der Hauptleiste, unten in der Mitte der Konferenzansicht zu finden, können Sie über die rechte Schaltfläche Ihre Bildschirminhalte freigeben.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt17

2. Es öffnet sich eine Auswahl, mit der man bestimmen kann, welche Inhalte übertragen werden sollen. Es können ganze Monitore übertragen werden, einzelne Anwendungsfenster oder gar einzelne Tabs aus dem Browser.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt18

3. Sollten Sie die Bildschirmübertragung beenden wollen, so können Sie dies über die eingeblendete Meldung tun. Sollte die Meldung nicht sichtbar sein, so können Sie die Bildschirmübertragung auch über die Schaltfläche am unteren Bildschirmrand beenden, über die sie gestartet wurde. 

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt19

Präsentation teilen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Plus in der unteren linken Ecke der Konferenzansicht. Wählen Sie dort „Hochladen einer Präsentation“ aus.

2. Im daraufhin erscheinenden Popup können Sie die gewünschte Präsentation per „Drag and Drop“ hochladen, alternativ über das Anklicken der blauen Schrift „oder nach Dateien suchen“.

3. Mit dem Klicken der Schaltfläche „Hochladen“ oben rechts wird Ihre Präsentation in die Konferenz hochgeladen. Dies dauert einen Augenblick. Die Präsentation öffnet sich nach beendetem Upload sofort und Sie können mit dem Präsentieren starten.

4. Haben Sie mehrere Präsentationen hochgeladen, können Sie als Moderator:in über das Plus-Icon unter der Präsentationsansicht bequem zwischen den verschiedenen Dateien hin- und herwechseln.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt20

Bitte beachten bei Präsentationen mit Animationen: heiCONF wandelt PowerPoint-Präsentationen beim Upload in PDF-Dateien um. Vorhandene Animationen (etwa zum Einblenden von Inhalten oder für Folienübergänge) werden dabei entfernt. Alle Inhalte einer Folie sind sofort sichtbar. Sollten Sie die Animationen benötigen, empfiehlt es sich, stattdessen den Bildschirminhalt zu teilen und die Präsentation in der Software durchzuführen, mit der sie erstellt wurde.

Präsentation anzeigen/verbergen

1. Über die blaue Schaltfläche mit dem Minuszeichen, oben rechts in der Präsentationsansicht, kann die Präsentation in der eigenen Ansicht ausgeblendet werden. Dies ist hilfreich, wenn man die Präsentation nicht benötigt und die Videofeeds der anderen Teilnehmer:innen besser sehen möchte.

2. Ist die Präsentation ausgeblendet, kann sie über die blaue Präsentations-Schaltfläche ("Präsentation wiederherstellen") unten rechts wieder angezeigt werden.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt21

Whiteboard verwenden

Das Whiteboard bietet sowohl dem:der Moderator:in als auch allen Teilnehmer:innen der Konferenz eine freie Schreib- und Zeichenfläche. Es ist zu Beginn der Konferenz nur für den:die Moderator:in aktiviert.

Im Mehrbenutzermodus können alle Teilnehmer:innen das Whiteboard benutzen und somit Anmerkungen beitragen. Dieser Modus kann beliebig aktiviert und deaktiviert werden. Bewegt sich im Mehrbenutzermodus ein:e Teilnehmer:in mit der Maus auf das Whiteboard, erscheint neben dem Stift der Name des:der Teilnehmers:in. So lässt sich erkennen, wer das Whiteboard verwendet.

Rechte für die Verwendung des Whiteboards können auch an einzelne Nutzer:innen vergeben werden.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt21

Sie können zwischen verschiedenen Werkzeugen wählen und so in einer Präsentation Text hinzufügen, Kreise malen oder mit einem Stift etwas markieren. Farbe und Stärke der Linie und des Textes können ebenfalls eingestellt werden. Dazu wählen Sie auf der am rechten Rand der Präsentation befindlichen Leiste das gewünschte Werkzeug/Strichstärke/Farbe.

Legende

Hand-Zeichen: Verschieben, Stift, Text, Formen

Pfeil-Zeichen: Anmerkung zurücknehmen

Mülleimer-Zeichen: Alle Anmerkungen löschen

Graph-Zeichen: Mehrbenutzermodus de-/aktivieren

Breakout-Räume erstellen und konfigurieren

Innerhalb einer heiCONF Sitzung ermöglichen Breakout-Räume die Zusammenarbeit und den Austausch in Kleingruppen. Dafür werden Breakout-Räume auf eine beliebige Zeit generiert. Breakout-Räume sind vollständige heiCONF-Sitzungen, in denen jeder/jede Teilnehmer:in Moderatorrechte hat. Nach Ablauf der bestimmten Zeit, werden die Teilnehmer:innen wieder in den Hauptraum der heiCONF Sitzung gebracht.

Als Moderator:in können Sie Breakout-Räume erstellen, die Teilnehmer:innen verschiedenen Räumen zuweisen, ihre Interaktionen beobachten und die Breakout-Räume jederzeit wieder schließen.

1. Während einer heiCONF Sitzung, können Sie als Moderator:in einen Breakout-Raum erstellen, indem Sie auf das Zahnrad-Icon in der linken Menüleiste klicken und dann „Breakout-Räume erstellen“ auswählen.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt24

2. Ihnen wird dann ein Konfigurationsfenster angezeigt. Hier können Sie die Anzahl und Dauer der Breakout-Räume angeben. Sie können die Teilnehmer:innen einem bestimmten Raum zuweisen oder das System kann diese zufällig zuordnen. Sie können auch die Teilnehmer:innen dazu berechtigen, sich selbst einen Breakout-Raum auszusuchen.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt25

3. Nachdem Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“ klicken, werden alle Teilnehmer:innen, die einem Raum zugewiesen sind, gefragt, ob sie dem Raum beitreten möchten. Der Breakout-Raum wird ihnen dann in einem neuen Browser-Fenster geöffnet.

Wichtiger Hinweis: Alle Teilnehmer:innen bleiben auch gleichzeitig in der Hauptkonferenz und können weiter den gemeinsamen Chat nutzen, werden aber von ihrem Audio automatisch ausgeschlossen.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt26

4. Als Moderator:in können Sie jedem Breakout-Raum (oder nur seinem Audio) beitreten. Sie können die Breakout-Räume auch jederzeit schließen.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt27

5. Die Breakout-Räume haben einen Countdown-Timer in einer Leiste oben, der den Teilnehmer:innen die verbleibende Zeit anzeigt. Wenn die Zeit abläuft, wird der Breakout-Raum automatisch geschlossen. Die Teilnehmer:innen können dann der Hauptkonferenz wieder mit Audio beitreten.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt28

heiCAST-Video in heiCONF abspielen

1. Loggen Sie sich wie gewohnt in heiCAST ein. Sollte das gewünschte Video noch nicht im Voraus hochgeladen worden sein, laden Sie es jetzt hoch. Mehr Informationen dazu finden Sie in der obenstehenden Anleitung zu heiCAST.

2. Zum Abspielen eines heiCAST-Videos in heiCONF wird die URL des betreffenden Videos benötigt. Um diese herauszufinden, wählen Sie bei dem betreffenden Video aus den Symbolen an der rechten Seite den grauen Ordner.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt27

3. Im nächsten Schritt klicken Sie auf den Reiter "Anlagen", dann in der Tabellenzeile „Medien“ ganz rechts auf "Details".

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt28

4. Dann wählen Sie in der erscheinenden Tabelle wieder die Option "Details".

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt30

5. In der nun angezeigten Tabelle gibt es eine Zeile "URL". Alles in der zweiten Spalte stehende wird nun kopiert. Die zu kopierende URL beginnt mit "https://heicast.uni-heidelberg.de/assets/assets/........".

6. Um dieses Video nun in heiCONF abzuspielen, eröffnen Sie eine Konferenz, wie weiter oben unter dem Punkt "Konferenz starten/An Konferenz teilnehmen" beschrieben. Klicken Sie in der gestarteten Konferenz auf die blaue Schaltfläche mit dem "+". Diese befindet sich links unter der Konferenzansicht.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt29

7. Wählen Sie im nächsten Schritt im erscheinenden Menü den Punkt "Externes Video teilen".

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt24

8. In das nun geöffnete Eingabefeld fügen Sie die zuvor kopierte URL des Videos ein.

9. Mit dem Klick auf die Schaltfläche „Neues Video teilen“ wird die Wiedergabe des Videos gestartet.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt32

Einstellungen

1. Über die drei Punkte oben rechts in der Konferenzansicht können Sie die Option „Einstellungen öffnen“ auswählen. So gelangen Sie zu Ihren individuellen Nutzereinstellungen für heiCONF.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt33

2. Unter dem Menüpunkt „Anwendung“ können Sie Einstellungen für Schriftgröße, Popupmeldungen oder auch Warntöne vornehmen.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt34

3. Im Menüpunkt Datenvolumeneinsparung können Sie Ihre Webcam generell deaktivieren, aber auch die Bildschirmfreigabe, um Datenvolumen einzusparen.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt35

Nutzung von heiCONF in Moodle

1. Um einen heiCONF-Konferenzraum in Moodle zu verwenden, können Sie den Link des Raums über das heiCONF-Backend kopieren und im Moodle-Kurs zur Verfügung stellen. Es empfiehlt sich, den Raum mit einem Zugangscode zu versehen (siehe dazu Abschnitt "Räume erstellen und konfigurieren").

2. Um den Moodle-Kursteilnehmer:innen den Zugriff auf einen Konferenzraum mit Zugangscode zu erleichtern, können Sie den Zugangscode auch im Link zum Konferenzraum hinterlegen. Ihre Teilnehmer:innen müssen den Code dann nicht mehr gesondert eingeben, sondern können einfach nur auf den Link klicken. Wie das geht, ist im Abschnitt "Externe Teilnehmer:innen in einen Raum einladen" beschrieben.

Screenshot: AnleitungheiCONF_Schritt35