ServiceheiCONF / heiCONF-Audimax

Universitäres Web-Konferenzsystem für Video- und Audiokonferenzen.

heiCONF ist ein auf der Software BigBlueButton basierendes Web-Konferenzsystem, mit dem Audio- und Videokonferenzen durchgeführt werden können. Der Dienst wird vom Universitätsrechenzentrum gehostet und betrieben, somit bleiben alle Daten in den Serverräumen der Universität.
Der Dienst bietet die folgenden wesentlichen Features:

  • Audio- und Video-Conferencing
  • Chat
  • Teilen von Bildschirminhalten (Screensharing)
  • Teilen von Präsentationen, Audio- und Videomaterial
  • Whiteboards für mehrere Nutzer: innen gleichzeitig
  • Konferenzinterne Umfragen
  • Individuelle Konfiguration von Konferenzräumen

Hinweis: Aufzeichnungen sind aktuell aus Datenschutzgründen (Bildrechte) nicht möglich.

heiCONF

heiCONF eignet sich als Kollaborations- oder Meetingtool für die digitale Zusammenarbeit oder für kleinere Veranstaltungen bzw. Lehrformate.

  • Für interaktive Veranstaltungsformate: Meetings, Seminare, Diskussionsrunden, etc.
  • Bis max. 50 Personen pro Konferenz
  • Mehrere Videofeeds gleichzeitig übertragbar
  • Kommunikation per Video, Audio, Telefoneinwahl und Chat

heiCONF-Audimax

heiCONF-Audimax ist eine Variante von heiCONF, die für größere, eher frontal ausgerichtete Lehrveranstaltungen oder Konferenzen geeignet ist.

  • Für frontale Veranstaltungsformate: Vorlesungen, Vorträge, Präsentationen, etc.
  • Bis max. 300 Personen pro Konferenz
  • Nur Video vom: von der Moderator: in wird übertragen
  • Kommunikation per Audio und Chat
  • Automatische Stummschaltung der Teilnehmenden bei Beitritt

 

Zielgruppe


heiCONF und heiCONF-Audimax sind freigeschaltet für:

  • Beschäftigte

  • Promovierende

  • Lehrbeauftragte

Nutzen

Beschäftigte, Promovierende und Lehrbeauftragte

  • Sicherer Austausch auf universitären Servern: heiCONF wird über die universitäre Cloud-Infrastruktur heiCLOUD zur Verfügung gestellt. Dadurch werden alle Daten nur in den Serverräumen der Universität verarbeitet.
  • Zusammenarbeit & digitale Lehre: heiCONF und heiCONF-Audimax können sowohl für die Lehre als auch für die Zusammenarbeit verwendet werden. Auch vertrauliche Meetings zwischen Kolleg: innen oder digitale Sprechstunden mit Studierenden sowie Prüfungen können sicher und datenschutzkonform durchgeführt werden.
  • Konferenzen mit Studierenden und Externen sind problemlos möglich. Sie können ganz einfach über einen Link zur Besprechung eingeladen werden, wobei die Teilnehmenden keinen Account benötigen.
  • Telefoneinwahl: Wer kein oder nur schlechtes Internet hat, kann sich auch per Telefon in eine Konferenz einwählen. Hierzu benötigen Teilnehmende die Telefonnummer für heiCONF und eine PIN. Beides kann durch den Veranstalter mitgeteilt oder zu Beginn der laufenden Konferenz abgerufen werden, wenn die Telefoneinwahl für den Raum aktiviert ist.
  • Speicherung von Teilnehmer: innenlisten
  • verschiedene Optionen zur Einschränkung der Teilnehmer: innenrechte
  • Breakout Rooms (ein Konferenzraum kann in mehrere kleinere Konferenzräume aufgeteilt werden)
  • Speicherung gemeinsamer Notizen (Formate: Etherpad, HTML, Word, PDF)

Zugang und Voraussetzungen


heiCONF und heiCONF-Audimax sind für alle Beschäftigten, Lehrbeauftragten sowie Doktorand: innen der Universität Heidelberg freigeschaltet. heiCONF und die Variante heiCONF-Audimax sind Webanwendungen. Der Dienst ist auf verschiedenen Endgeräten (z.B. PC, Laptop, Smartphone, Tablet) via Browser über die verlinkten Dienstseiten nutzbar. Zur Nutzung ist keine spezielle Softwareinstallation notwendig. Sie können sich auf den Dienstseiten via Uni-ID einloggen und sofort eigene Besprechungsräume erstellen und konfigurieren.  

  • Externe können Besprechungsräume betreten, nicht aber selbst anlegen. Dazu muss lediglich der Link zum Raum an sie weitergeleitet werden.

  • Teilnehmende einer Konferenz benötigen generell keinen Account in heiCONF/heiCONF-Audimax. Dieser wird lediglich für Moderator: innen benötigt, die einen Link als Einladung zu dem entsprechenden Raum verschicken.

Technische Informationen

heiCONF ist ein Web-Konferenzsystem, welches auf BigBlueButton basiert. Die Kombination dieser OpenSource Software, der Infrastruktur (heiCLOUD) und der Konfiguration (z.B. Verschlüsselung der Datenübertragung aller Nutzer: innen bis zum Server) ermöglicht, dass auf sicherem Weg Audio- und Videokonferenzen durchgeführt werden. Der Dienst wird vom Rechenzentrum in der eigenen IaaS Umgebung/ heiCLOUD gehostet und betrieben und jegliche Datenübertragung von und zu den Servern findet verschlüsselt statt. Allen Beschäftigten der Universität wird somit die Möglichkeit geboten, nicht von externen Videokonferenzplattformen abhängig zu sein. Auch die Teilnehmenden brauchen keine Software herunterzuladen.

  • Für das Streaming von Videoaufzeichnungen für die Lehre steht der Dienst heiCAST  zur Verfügung, der von Lehrenden unter anderem über Moodle für das Management eigener Lehrvideos verwendet werden kann.

Häufig gestellte Fragen

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Mit welchem Browser funktioniert heiCONF am besten?

Für die Verwendung von heiCONF in der jeweils aktuellsten Version empfohlen:

  • Mozilla Firefox: Voll kompatibel zu heiCONF unter Windows, MacOS, Linux

  • Google Chrome / Chromium: Voll kompatibel zu heiCONF unter Windows, MacOS, Linux

  • Microsoft Edge (neu, ab Version 80, Chromium-basiert): Voll kompatibel zu heiCONF unter Windows

Für die Verwendung von heiCONF nur eingeschränkt geeignet:

  • Safari: Nur eingeschränkt kompatibel zu heiCONF (Screensharing funktioniert nicht, da Apple die entsprechende Option des WebRTC-Standards nicht implementiert hat)

  • Microsoft Edge (alt, bis Version 44) / Internet Explorer: Nur eingeschränkt kompatibel zu heiCONF

Kann heiCONF auf mobilen Geräten genutzt werden?

Für mobile Geräte werden derzeit noch Tests mit unterschiedlichen Browsern durchgeführt - generell lässt sich aber sagen, dass heiCONF auch auf neueren iPhones und Android-Geräten genutzt werden kann, wenn die CPU-Leistung des Geräts ausreichend ist.

Wie verwende ich den Videokonferenzdienst heiCONF mit Moodle?

Als Lehrende:r können Sie über die Weboberfläche von heiCONF einen Raum anlegen und den Link zum Raum den Kursteilnehmer: innen mitteilen bzw. ihn an prominenter Stelle in Ihrem Moodle-Kurs hinterlegen. Dabei ist es auch möglich, einen Zugangscode zu generieren, um den Raum zusätzlich zu schützen. Wie das geht, ist in der Anleitung zu heiCONF beschrieben. Eine tiefgreifendere Integration von heiCONF in Moodle ist in Planung.

Können Konferenzen auch aufgezeichnet werden?

Nein, Aufzeichnungen sind aktuell aus Datenschutzgründen nicht möglich.

Wer kann heiCONF nutzen?

Zugriffsberechtigt (Login, Räume erstellen und moderieren etc.) via Uni-ID sind aktuell: Beschäftigte, Lehrbeauftragte und Doktorand: innen der Universität Heidelberg.
Externe können Besprechungsräume betreten. Dazu muss lediglich der Link zum Raum an sie weitergeleitet werden.
Teilnehmende einer Konferenz benötigen generell keinen Account in heiCONF. Dieser wird lediglich für Moderator: innen benötigt, die einen Link als Einladung zu dem entsprechenden Raum verschicken.

Wie kann ich auf heiCONF zugreifen?

heiCONF eine Webanwendung. Der Dienst ist auf verschiedenen Endgeräten (z.B. PC, Laptop, Smartphone, Tablet) via Browser nutzbar. Zur Nutzung ist keine spezielle Softwareinstallation notwendig.

Können auch Dozent:innen, die über keine eigene Uni-ID verfügen, Räume erstellen und/oder moderieren?

Ja, auch externe Teilnehmer: innen ohne (berechtigte) Uni-ID können zu Moderator: innen einer Konferenz gemacht werden und diese dann auch selbsttätig starten. Weitere Informationen hierzu finden Sie in der Anleitung.

Wir betreiben einen eigenen Dienst, bei dem sich heiCONF / BigBlueButton integrieren lässt - ist eine solche Integration möglich?

Nein, da eine solche Integration prinzipiell vollständigen Admin-Zugriff via API ermöglichen würde. Sobald hierfür eine Lösung gefunden wurde, werden entsprechende Integrationen möglich.

Gibt es Limitierungen bezüglich der maximalen Anzahl an Teilnehmer: innen?

Ja, über heiCONF sind maximal 50 Teilnehmer: innen pro Konferenz möglich.

Über heiCONF-Audimax eine speziell für Vorlesungen und Vorträge ausgelegte Variante von heiCONF, können 300 Teilnehmer: innen einer Konferenz beiwohnen.

Müssen bestimmte Firewall Einstellungen für den Zugriff vorgenommen werden?

Für einen direkten Zugriff sollten folgende Verbindungen zu den heiCONF Servern ermöglicht werden:

  • UDP: Ports 16384-32768

  • TCP: Port 443

Für einen indirekten Zugriff via TURN müssen folgende Verbindungen möglich sein:

  • UDP: Port 3478

  • TCP: Port 443

Da heiCONF auf Instanzen in heiCLOUD betrieben wird, befinden sich alle IP-Adressen im heiCLOUD Adressbereich 129.206.4.0/22.

Wie groß dürfen Präsentationen, die hochgeladen werden, maximal sein?

Das Limit für hochgeladene Präsentationen beträgt aktuell 30 MB pro Datei.

Welche Dateitypen können als Präsentation hochgeladen werden?

Unterstützt werden momentan:

  • .pdf

  • .doc

  • .docx

  • .xls

  • .xlsx

  • .ppt

  • .pptx

  • .txt

  • .rtf

  • .odt

  • .ods

  • .odp

  • .odg

  • .odc

  • .odi

  • .jpg

  • .png

Wie viele Seiten darf eine Präsentation maximal haben?

Aktuell beträgt die maximale Seitenzahl für Präsentationen 200 Seiten.

Welches Format ist für Präsentationen zu empfehlen?Die besten Ergebnisse erhalten Sie mit dem PDF-Format. Sollten Sie Probleme haben, stellen Sie bitte sicher, dass das PDF im Standard PDF/A 1/b Standard gespeichert wurde. Eine Konvertierung dieser PDFs verläuft problemlos.
Besteht die Möglichkeit, Videos aus heiCAST oder heiBOX einzubinden?

Ja, mehr Informationen dazu finden Sie in der Anleitung „heiCONF/ heiCONF-Audimax: Einführung“ unter dem Punkt „heiCAST-Video in heiCONF abspielen“.