AnleitungheiBOX: FAQs

Hier finden Sie häufig gestellte Fragen und Antworten zu heiBOX.

Tabellenfilter

Tabelle

FrageAntwort
FrageAntwort
Ich kann Nutzer:innen trotz einer Verwendung der Uni-ID keine Freigabe einrichten - das System findet den:die Benutzer:in nicht. Woran kann das liegen?Die Accounts in heiBOX werden erst nach dem ersten erfolgreichen Login via Uni-ID erstellt - vorher sind die entsprechenden Nutzer:innen dem System unbekannt, deshalb können weder Freigaben noch Gruppenzugehörigkeiten eingerichtet werden.
Ich möchte gerne mit externen Einrichtungen / Firmen kooperieren - können auch externe Benutzer:innen heiBOX nutzen?

Ja, Beschäftigte können jederzeit über die Weboberfläche „Benutzer:innen einladen“ Gäste einladen. Gastaccounts verfügen über kein eigenes Quota und können keine eigenen Bibliotheken anlegen oder besitzen. Nach Annahme der Einladung können die entsprechenden Freigabe- und Zugriffsrechte auch an externe Benutzer:innen vergeben werden.

Alternativ können Beschäftigte / Doktorand:innen / Studierende für unverschlüsselte Bibliotheken auch Up- und Downloadlinks erstellen, für die eine Befristung und ein Passwort eingerichtet werden können. Somit können Dateien und Ordner auch ohne Account hoch- und heruntergeladen werden.

Ich bin Beschäftigte:r / Doktorand:in / Studierende:r der Universität Heidelberg und mein Uni-ID Login funktioniert nicht (mehr) - warum?

Der Zugriff auf heiBOX mit einer Uni-ID erfolgt über eine Authentifizierung via Shibboleth. In den allermeisten Fällen ist der Grund für einen nicht (mehr) funktionierenden Zugriff das Fehlen der entsprechenden Shibboleth Attribute.

Die Ursache hierfür liegt sehr häufig an einer Änderung oder einem Nichtvorhandensein des entsprechenden Vertrags mit der Universität Heidelberg.

Die Attribute können von jedem:r Benutzer:in nach einem erfolgreichen oder erfolglosen Login über „Uni-ID Login“ unter der Adresse https://heibox.uni-heidelberg.de/Shibboleth.sso/Session abgefragt werden.

Zwingend notwendig für die Nutzungsberechtigung sind:

  • eduPersonScopedAffiliation: member[at]uni-heidelberg.de
  • entitlement: urn:geant:dfn.de:uni-heidelberg.de:entitlement:heibox (Beschäftigte/Studierende)
  • entitlement: urn:geant:dfn.de:uni-heidelberg.de:entitlement:heibox:phd (Doktorand:innen, sofern diese über heiDOCS registriert sind)

heiDOCS: https://doktoranden.uni-heidelberg.de/#!/

Sollten die Attribute fehlen, obwohl sich an der Vertragssituation nichts geändert hat oder sollte ein Zugriff trotz korrekter Attribute nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte per E-Mail an unseren IT-Service.

Warum können Office Dateien bei einer passwortgeschützten Bibliothek, von Benutzer:innen mit der Freigabe „Online nur-Lesen“ oder „Online Lesen+Schreiben“ weder geöffnet noch heruntergeladen werden?

Office Dateien werden (im Gegensatz zu Markdown und anderen Textdateien) über einen dedizierten Office Online Server und nicht direkt über einen der heiBOX Webserver geöffnet. Bei einer verschlüsselten Bibliothek ist dieser Zugriff auf die Daten von einem externen Server nicht möglich. Die Dateien müssen daher vom:von der Benutzer:in heruntergeladen werden, was durch die Art der Freigabe jedoch ebenfalls unterbunden wird.
Warum können Office Dateien die trotz Freigabe mit „Vorschau und Herunterladen“ oder „Bearbeiten online und Herunterladen“ geteilt werden nicht in Open Office heruntergeladen werden?

Open Office bietet leider selbst für Dateien die vom:von der Nutzer:in heruntergeladen werden dürfen keinen Download-Button oder Ähnliches an. Wenn Sie diese Datei direkt herunterladen möchten kann dies durch Anhängen von ?dl=1 an den Link gemacht werden. Z.B:

https://heibox.uni-heidelberg.de/f/xxxxxxxxxx/ ==> https://heibox.uni-heidelberg.de/f/xxxxxxxxxx/?dl=1

Was bedeutet die Spalte „Ablaufdatum“ in der Übersicht "Benutzer:innen einladen"?Einladungen, die noch nicht angenommen wurden, verfallen 3 Tage nach der Versendung der Einladung. Sobald die Einladung angenommen wurde, spielt dieses Datum jedoch keine Rolle mehr und Gastaccounts sind so lange nutzbar, bis diese entweder vom Einladenden gelöscht oder automatisch nach einem Jahr Inaktivität aus dem System entfernt werden.
Mir wurde eine Bibliothek freigegeben doch es taucht nichts in der Übersicht auf - wo kann ich freigegebene Bibliotheken finden?Bibliotheken, die einem Benutzeraccount freigegeben wurden, tauchen im Reiter „Für mich freigegeben“ auf. Bibliotheken, die einer Gruppe freigegeben wurden, lassen sich über „Für meine Gruppen“ -> „<Gruppenname>“ anzeigen.
Bei der Bearbeitung von Office Dokumenten wird eine Dateisperre mit dem Titel „von OnlineOffice gesperrt“ erstellt - warum?Die Sperre wird automatisch erstellt, sobald eine Datei über Office Online geöffnet wird und dient dazu, dass der Inhalt nicht parallel durch einen andere:n Benutzer:in (z.B. via Desktop Client) geändert werden kann. Eine gemeinsame Bearbeitung durch mehrere Benutzer:innen gleichzeitig ist über die Weboberfläche problemlos möglich. Die Sperre läuft 30 Minuten nach dem letzten Zugriff über Office Online aus, kann jedoch auch manuell über das Dropdown Menü der Datei -> „Entsperren“ entfernt werden.
Wenn der Tab zur Bearbeitung von Office Dokumenten geschlossen und das Dokument anschließend erneut geöffnet wird, taucht mein Benutzername mehrfach als Bearbeiter auf - handelt es sich hierbei um einen Fehler?

Bei der Bearbeitung von Office Dokumenten über den Office Online Server passiert Folgendes:

  1. Das Dokument wird über die heiBOX Weboberfläche geöffnet.
  2. HeiBOX liefert dem Webbrowser eine Seite, in der ein Aufruf über den Office Online Server integriert ist.
  3. Die hieraus entstehende Anfrage wird über den Browser an den Office Online Server gestellt.
  4. Der Office Online Server lädt das Dokument aus heiBOX und der:die Benutzer:in kann es online bearbeiten.

Hierbei wird das Dokument in heiBOX als „von OnlineOffice gesperrt“ markiert. Die entsprechende Sperre kann jederzeit über das Dropdown Menü -> „Entsperren“ entfernt werden. Die Anfragen werden zwar mit einem Benutzernamen versehen, sind jedoch aus Sicht des Office Online Servers nicht miteinander verknüpft - deshalb können Bearbeiter:innen hier mehrfach auftauchen. Die Sitzung zur Bearbeitung des Dokuments (und somit auch die Sperre) läuft nach 30 Minuten aus.

Das Hochladen einer großen Datei bricht immer mit einem Fehler ab - was ist die Ursache hierfür?Über die Weboberfläche können Dateien mit einer maximalen Größe von 5 GB hochgeladen werden. Verwenden Sie für den Upload von größeren Dateien bitte den Desktop Syncing oder Desktop Drive Client.
Welche Dateien können mit der Volltextsuche durchsucht werden?

Der Inhalt folgender Dateien wird momentan in der Volltextsuche indiziert, sofern die Dateien sich in einer unverschlüsselten Bibliothek befinden:

Office-Dateien: .doc , .docx , .ppt , .pptx , .xls , .xlsx

Textdateien: .pdf , .txt , .md , .markdown , .log , .tex , .xml , .html , .py , .go , .c , .h , .sh

Alle anderen Dateien werden nur nach dem Dateinamen indiziert.

Der Upload über einen Upload Link bricht ab und es erscheint die Meldung „File has virus.“ - was hat es damit auf sich?

Da über einen Upload Link prinzipiell weltweit und ohne jegliche Authentifizierung Dateien hochgeladen werden können, werden diese standardmäßig von einem Virenscanner überprüft, bevor sie in der Bibliothek gespeichert werden. Sollte ein potentielles Schadprogramm entdeckt werden, wird die Datei nicht gespeichert und es erscheint die Meldung "File has virus.". Die Datei sollte sicherheitshalber noch einmal selbst mit einem aktuellen Virenscanner überprüft werden. Wurde eine Datei fälschlicherweise als Virus erkannt, schreiben Sie bitte eine E-Mail an den IT-Service.

Um den Upload trotzdem erfolgreich durchzuführen, kann die entsprechende Datei verschlüsselt werden.

Die Volltextsuche in einer veröffentlichten Bibliothek / Wiki funktioniert nicht oder für manche Benutzer:innen nicht - handelt es sich um einen Fehler?Ja, es handelt sich hierbei tatsächlich um einen Fehler. Leider funktioniert die Volltextsuche momentan nicht für eingeloggte Benutzer:innen. Um die Volltextsuche nutzen zu können, ohne sich jedes mal ausloggen zu müssen, kann die FAQ in einem separaten, anonymen Browserfenster geöffnet werden.
Ich möchte gerne jemanden einer Gruppe / Bibliothek hinzufügen, kann die Person jedoch nicht in der Liste finden - wo könnte der Fehler liegen?

Benutzer:innen können erst nach dem ersten Login überhaupt irgendwo hinzugefügt werden. Beschäftigte haben dann die Möglichkeit, Personen über das globale Adressbuch zu suchen. Studierende, Doktorand:innen und Gäste haben keinen Zugriff auf das globale Adressbuch und benötigen für eine direkte Freigabe die Uni-ID der Person(en), die hinzugefügt werden soll(en). Bitte achten Sie darauf, dass Freigaben an Nutzer:innen grundsätzlich via UNI-ID erfolgen sollten, d.h. UNI-ID[at]uni-heidelberg.de und nicht name.vorname[at]XYZ.uni-heidelberg.de.

Eine direkte und eindeutige Freigabe unter Verwendung von UNI-ID[at]uni-heidelberg.de ist immer und für alle Nutzer:innen möglich.

Gäste erhalten einen ungültigen EinladungslinkHierbei handelt es sich um einen Fehler in der Software auf der die heiBOX basiert. Wir stehen bereits im Kontakt mit den Entwicklern und hoffen auf eine baldige Lösung. Als work-around kann es helfen, die Einladung rückgängig zu machen und den entsprechende:n Nutzer:in nochmals neu einzuladen. Wie dies funktioniert finden Sie im nachfolgenden Eintrag („Beim Versuch einen Gast einzuladen erhalte ich eine Fehlermeldung bezüglich des E-Mailversands“).
Beim Versuch einen Gast einzuladen erhalte ich eine Fehlermeldung bezüglich des E-Mail Versands / Fehlermeldung:

„Die E-Mail konnte nicht verschickt werden. Der E-Mail-Dienst ist nicht korrekt konfiguriert. Bitte kontaktieren Sie die Administration.“

Falls Sie eine Fehlermeldung beim Einladen eines Gasts („Die E-Mail konnte nicht verschickt werden. Der E-Mail-Dienst ist nicht korrekt konfiguriert. Bitte kontaktieren Sie die Administration.“) erhalten, können Sie die Einladung rückgängig machen und den Gast erneut einladen. Dazu gehen Sie bitte im Seitenmenü auf Gast einladen und fahren dann mit der Maus über den Gast, den Sie erneut einladen wollen. Durch ein Klick auf das kleine X (Löschen) am Ende der Zeile ziehen Sie die Einladung zurück. Ggf. müssen Sie die Seite erst erneut laden damit dies möglich ist. Sie können den Gast dann wie gewohnt nochmals neu Einladen.

Probleme beim Versand von Einladungslinks oder dem Einladen von Gästen / Anzeigen des Webservers

Falls Sie dauerhafte Probleme mit dem Versand von Einladungslinks oder dem Einladen von Gästen haben, benötigen wir zur schnelleren Diagnose bitte die Information, mit welchem unserer Webserver Sie zur Zeit verbunden sind.

Bitte beachten Sie vor dem Erstellen eines Tickets den folgenden work-around: heiBOX: Einführung/ FAQ: Weboberfläche/„Gäste erhalten einen ungültigen Einladungslink“.

Falls Sie ein Ticket eröffnen, geben Sie bitte den entsprechenden Webserver an, mit dem Sie verbunden sind. Hierzu können Sie wie folgt vorgehen:

In Firefox:

  1. Drücken Sie Shift + F12, um die Entwicklerwerkzeuge zu öffnen.
  2. Navigieren Sie zum Menü „Netzwerkanalyse“ und laden Sie anschließend die Seite (z.B. via "F5") neu.
  3. Wählen Sie den obersten Eintrag (Datei: "/") aus und klicken Sie auf der rechten Seite auf "Kopfzeilen". Unterhalb von „Antwortkopfzeilen“ finden Sie einen Eintrag namens "heiBOX-Webserver", der den entsprechenden Servernamen anzeigt.

In Google Chrome / Chromium:

Unter diesen Browsern ist das Verfahren relativ ähnlich, allerdings reicht hier die Taste „F12“ (ohne Shift) und das Menü ist etwas anders aufgebaut.

Der Zugriff auf Freigaben ist nicht möglich / Mir wurden Ordner und/oder Bibliotheken geteilt, ich kann aber trotzdem nicht auf diese zugreifenFalls Sie von anderen Beschäftigten Freigaben erhalten haben aber nicht auf diese zugreifen können kann es helfen, diese Ressourcen nochmals geteilt zu bekommen. Dazu müssen die alten Freigaben rückgängig gemacht werden und sie müssen diese erneut geteilt bekommen. Bitte achten Sie darauf, dass Freigaben an Nutzer:innen grundsätzlich via UNI-ID erfolgen sollten, d.h. UNI-ID[at]uni-heidelberg.de und nicht name.vorname[at]XYZ.uni-heidelberg.de.
Der Download mehrerer Dateien als ZIP Archiv ist nicht möglich, als Fehler wird „Bitte prüfen Sie die Netzwerkverbindung“ angezeigt - was könnte die Ursache sein?In den allermeisten Fällen werden bestimmte Funktionen von einem Browser-Addon, z.B. einem Adblocker blockiert. Wir empfehlen daher prinzipiell, heiBOX von Adblockern auszuschließen.
Nach Änderung meines Uni-ID Passworts kann ich mich nicht mehr mit dem Desktop Client anmelden. Fehlermeldung: "Failed to save current account". Wie kann ich den Fehler beheben?

Hier ist es am einfachsten wenn Sie das im Client hinterlegte Profil löschen. Ihre Daten in der heiBOX bleiben davon unberührt, allerdings werden alle Bibliotheken hierbei desychronisiert:

  1. Öffnen Sie das Hauptfenster des Desktop Clients.
  2. Klicken Sie auf Ihr Avatarbild um Ihre(n) Account(s) anzuzeigen.
  3. Fahren Sie mit der Maus über den Account, den Sie löschen möchten und wählen Sie „Löschen“ im Dropdown-Menü.
  4. Folgen Sie den Anweisungen zur Löschung.
  5. Richten Sie Ihren Account erneut ein, eine Anleitung dazu finden Sie oben -> "Anmeldung - Desktop-Client".
  6. Synchronisieren Sie die von Ihnen benötigten Bibliotheken nun erneut.
Beim Synchronisieren einer Bibliothek entstehen manchmal Dateien mit der Endung „(SFConflict <Uni-ID>[at]uni-heidelberg.de <Datum>)“ - worin unterscheiden sich diese Dateien und wie entstehen sie?

Konfliktdateien entstehen, wenn eine Datei auf mehreren Endgeräten parallel bearbeitet wird. Beispiel:

  • Client A öffnet und bearbeitet eine Datei, z.B. ein Word Dokument.
  • Client B öffnet und bearbeitet zum gleichen Zeitpunkt die selbe Datei.
  • Client A speichert die Datei und synchronisiert diese mit dem Server.
  • Client B speichert die Datei nun ebenfalls - der Server erkennt, dass die Änderungen von Client A hier nicht enthalten sind und speichert die Datei mit dem Zusatz „(SFConflict <Uni-ID>[at]uni-heidelberg.de <Datum>)“ ab, statt sie einfach zu überschreiben. Anhand des Zusatzes kann erkannt werden, wann und von wem die Konfliktdatei erzeugt wurde.

Die Änderungen aus beiden Dateien müssen nun in irgendeiner Art und Weise konsolidiert werden (z.B. Inhalte aus der Konfliktdatei in das Original übertragen oder die Änderungen in der Konfliktdatei verwerfen, indem diese gelöscht wird etc.). Um die Entstehung von Konfliktdateien zu vermeiden, versehen die meisten Seafile Clients die Datei während der Bearbeitung mit einer Sperre (d.h. einem Schreibschutz). Diese Sperre muss jedoch zunächst auch erst auf allen Endgeräten synchronisiert werden, deshalb kann es gelegentlich trotzdem zu Konflikten kommen.

Häufig entstehen Konfliktdateien, wenn auf einem Endgerät Änderungen in einer nicht (mehr) synchronisierten Bibliothek vorgenommen wurden und die Bibliothek dann wieder erneut synchronisiert wird. Auch Verbindungsprobleme auf dem Endgerät können zur Entstehung von Konfliktdateien beitragen, da in diesem Fall weder Sperren noch Änderungen über den Client synchronisiert werden können.

Bei der Nutzung des SeaDrive Clients wurden Änderungen nicht auf den Server übertragen - meine aktuellen Daten sind demnach scheinbar verschwunden. Gibt es irgendeine Möglichkeit zur Wiederherstellung?

Da die Daten in einem solchen Fall den Server niemals erreicht haben, entfällt die sonst mögliche Option zur Wiederherstellung über die Historie / Versionen der Bibliothek. Sofern noch nicht zu viel Zeit vergangen ist, befinden sich die Änderungen eventuell noch im SeaDrive Cache, den Sie wie folgt finden können:

  1. Rechtsklick auf das SeaDrive Symbol in der Taskleiste -> "Protokollordner".
  2. Wechseln Sie in den übergeordneten Ordner (".seadrive").
  3. Anschließend wechseln Sie in die Ordner: "data„ -> “file-cache".
  4. Hier befinden sich Ordner, die nach den UUIDs der Bibliotheken benannt wurden. Die UUID einer Bibliothek finden Sie über die Weboberfläche -> Klick auf die Bibliothek in der Adresszeile:

    https://heibox.uni-heidelberg.de/library/<UUID>/

  5. Kopieren Sie die Daten am besten sofort an einen anderen Ort, bevor der SeaDrive Client den Cache aufräumt.
Bei der Verwendung von KeePass wird keine neue Version der KeePass Datenbank Datei bei einer Änderung erstellt - liegt der Fehler bei heiBOX?

Je nach Konfiguration kann es vorkommen, dass für eine KeePass Datei keine Versionen in der Historie der Bibliothek geführt werden.

Die beiden Optionen bei KeePassXC lauten:

  • „Sicheres Speichern der Datenbank (bei Problemen mit Dropbox, etc. deaktivieren)“
  • „Vor dem Speichern Backup der Datenbank erstellen“

Mit aktivem Backup wird unabhängig von der ersten Option immer eine neue Version beider Dateien angelegt. Falls kein Backup erstellt wird, sollte „Sicheres Speichern“ deaktiviert werden, wenn eine entsprechende Versionierung in heiBOX gewünscht ist.

Ich habe einen Ordner namens „recycle-bin“ in meinem Seafile Ordner, in dem sich Unterordner befinden, die nicht von mir angelegt wurden - was hat es damit auf sich?Im Ordner recycle-bin befinden sich Ordner, die während eines Uploads von Dateien durch den Client an anderer Stelle (z.B. in der Weboberfläche oder durch den Client anderer Nutzer:innen) gelöscht wurden. Hierdurch soll verhindert werden, dass Änderungen auf dem lokalen System unwiederbringlich verloren gehen.
Können Bibliotheken an andere Personen, z.B. bei Personalwechsel etc. übertragen werden?Ja, alle Benutzer:innen können eigene Bibliotheken an andere Personen übertragen. Wählen Sie hierzu über die Weboberfläche im Dropdown-Menü den Punkt „Übertragen“ aus und geben Sie die Uni-ID (bzw. "<Uni-ID>[at]uni-heidelberg.de") der Person ein, der Sie die Bibliothek übertragen möchten.
Warum erhalte ich eine E-Mail mit dem Betreff "heiBOX: Potentielle Schadsoftware bei einem Hintergrund-Virenscan entdeckt"?Alle unverschlüsselten heiBOX Bibliotheken werden regelmäßig im Hintergrund auf Viren gescannt. Beim Fund einer potentiellen Schadsoftware wird der:die Besitzer:in für diese Datei einmalig per E-Mail über den Fund und die entdeckte Signatur informiert. Bitte überprüfen Sie die Datei selbst noch einmal, da es bei jedem Virenscan immer auch zu falschen Positivmeldungen kommen kann.