ServiceheiBOX

In der heiCLOUD gehosteter Sync-und-Share-Dienst für die Zusammenarbeit.

Der Dienst heiBOX ist ein sicherer, kostenfrei nutzbarer und vom Rechenzentrum lokal in der heiCLOUD gehosteter Sync-und-Share-Dienst für die Zusammenarbeit innerhalb der Universität und mit externen Kooperationspartner:innen. Kernfunktionen sind das Speichern, Synchronisieren, Teilen, Veröffentlichen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien. heiBOX basiert auf der Software Seafile.

Textdateien, PDF-Dateien und Office-Dateien in unverschlüsselten Bibliotheken können über eine in die Weboberfläche integrierte Volltextsuche durchsucht werden. Zudem lassen sich Office-Dateien durch eine Integration mit Office Online von mehreren Personen gleichzeitig gemeinsam bearbeiten. Dateien und Ordner können mit Hilfe von Tags und Kommentaren markiert und mit zusätzlichen Informationen versehen werden. Mit Hilfe einfacher, in Markdown verfasster Dokumente lassen sich private oder weltweit erreichbare öffentliche Wikis erstellen.

Alle Funktionen im Überblick:

Speichern & Synchronisieren:

  • Via Seafile Client (Windows, MacOS, Linux, iOS, Android)
  • Via Webbrowser
  • Via WebDAV
  • Via Upload Links
  • Dateihistorie (Rückgängig machen) & Papierkorb (Wiederherstellen)
  • Tags und Kommentare

Teilen & Veröffentlichen:

  • Freigabe für interne & externe Benutzer:innen und Gruppen
  • Feingranulare Zugriffsrechte für Bibliotheken, Unterordner und Dateien
  • Bereitstellung von Download Links (optional mit Passwortschutz und/oder zeitlicher Begrenzung)
  • Aktualisierungen sind sofort für alle verfügbar (z.B. im Vergleich zu E-Mail Anhängen)
  • Automatische Benachrichtigungen über Veränderungen per E-Mail für registrierte Benutzer:innen
  • Private und öffentliche Wikis mit integrierter Volltextsuche

Interne & externe Kooperation:

  • Gemeinsame, gleichzeitige Bearbeitung von Office-Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint)
  • Selbstständige Verwaltung von Gastaccounts für externe Nutzer:innen (Beschäftigte, Wissenschaftler:innen & Lehrbeauftragte)
  • Weltweit erreichbare Upload- und Download Links (optional mit Passwortschutz und/oder zeitlicher Begrenzung)

Datenschutz & Sicherheit:

  • Alle Server werden lokal auf Basis des eigenen Dienstes heiCLOUD betrieben
  • Alle Komponenten sind mehrfach redundant vorhanden
  • Verschlüsselung jeglicher Datenübertragung
  • Verschlüsselung ganzer Bibliotheken möglich
  • Automatischer Virenscan beim Hochladen über Upload Links

Zielgruppe

Die heiBOX ist ein Dienst für:

  • Studierende

  • Beschäftigte

  • Forschende

  • Doktorand:innen

  • externe Benutzer:innen (via Gastaccount)

Nutzen

heiBOX kann zum Austausch und zur Synchronisation von Dateien auf PCs und Mobilgeräten genutzt werden und hat eine ähnliche Funktionalität wie kommerzielle Cloudspeicher-Dienste (Dropbox, Google Drive). Der Sync-und-Share-Dienst heiBOX ist sicher, kostenfrei nutzbar und lokal in der heiCLOUD gehostet.

  • Datenschutz und Sicherheit u.a. durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
  • Datenverluste durch Hardware Probleme werden vermieden 
  • Teilen & Veröffentlichen von Dateien für interne und externe Benutzer:innen und Gruppen
  • Office-Dokumente können über die Weboberfläche der heiBOX gemeinsam bearbeitet werden
  • Freigabeberechtigungen können nach Bedarf angepasst werden (z.B. Vollzugriff, Administratorenrechte für Bibliotheken oder eingeschränkte Rechte zum downloaden, online bearbeiten oder nur lesen)

Studierende

  • 10 GB kostenfreier Speicherplatz für Studierende
  • Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Dateien in Arbeitsgruppen, Semiaren etc.
  • Freigabe von Dateien oder Ordnern für andere Nutzer:innen. Da Lehrende ebenfalls Zugang zu heiBOX haben, können Dateien auch mit ihnen geteilt werden

Beschäftigte

  • 30 GB kostenfreier Speicherplatz für Beschäftigte und Doktorand:innen
  • Bearbeitung von wissenschaftlichen Arbeiten auf verschiedenen Geräten
  • Datenaustausch und Zusammenarbeit innerhalb interner und externer Kooperationen und Projekte
  • Erweiterung des Speicherplatzes bei Bedarf möglich (kostenpflichtig).

Zugang und Voraussetzungen

Der Zugriff auf heiBOX mit einer Uni-ID erfolgt über eine Authentifizierung via Shibboleth. Die Nutzung mittels HEIDI-Kennung oder Projektaccounts ist leider nicht möglich. Die Anmeldung erfolgt über die Weboberfläche https://heibox.uni-heidelberg.de. Eine Registrierung  ist nicht nötig da der Account automatisch bei der ersten Anmeldung angelegt wird.

Technische Informationen

heiBOX basiert auf der Software Seafile.

Kosten

Allen Beschäftigten, Doktorand:innen und Lehrbeauftragten der Universität Heidelberg stehen 30 GB kostenfreier Speicherplatz über ihre Uni-ID zur Verfügung. Der Speicherplatz kann bei Bedarf kostenpflichtig erweitert werden.

Beschäftigte können mit Hilfe des über die Weboberfläche erreichbaren heiBOX Preisrechners flexibel und bequem Preise berechnen und E-Mail-Templates für eine entsprechende Anfrage vorfertigen lassen. Das Quota für eine heiBOX beträgt maximal 5 TB. Studierende haben bisher nicht die Möglichkeit, ihre 10 GB kostenfreien Speicherplatz zu erweitern.

Häufig gestellte Fragen

Über den nebenstehenden Link kommen Sie zu den heiBOX FAQs.