Versorgung der Universität mit Multifunktions- und Drucksystemen

Mit der Ausschreibung über die Versorgung der Universität Heidelberg mit Multifunktions- und Drucksystemen geht die Verantwortung und Betreuung der Verwaltungs- und der öffentlich aufgestellten Systeme von der Zentralen Beschaffung auf das Universitätsrechenzentrum über. Einrichtungen der Universität Heidelberg können Multifunktions- und Drucksysteme auf der Kostenbasis von Miet- und Klickpreis bestellen und betreiben (ehemals "Verwaltungskopierer"). Diese Webseite enthält Informationen zu den Verwaltungssystemen.


Bestellungen

Bitte nutzen Sie die Bestellformulare von der Webseite der Zentralen Beschaffung (dort rechts unter "Bestellung/Preise"). Bitte schicken Sie diese ausgefüllt, mit Stempel versehen, unterschrieben und eingescannt (300dpi) an die Adresse 

drucken@uni-heidelberg.de

Auf der Webseite befinden sich rechts unter "Produktinformationen" die Datenblätter der zur Verfügung stehenden Systeme. Um auf die Webseite zugreifen zu können, wird ein Zugang zu den internen Seiten der Zentralen Beschaffung benötigt, der hier beantragt werden kann.

Support von Firma Ricoh

Das unten beschrieben Flottenmanagement automatisiert den Betrieb der Verwaltungssysteme. Darüberhinaus steht der Ricoh-Support auch weiterhin für Bestellungen von Verbrauchsmaterial, Melden von Störungen und Toner-Recycling zur Verfügung. Die Kontaktmöglichkeiten sind:

E-Mail:               service@ricoh.de
Telefon:             0511-6742-4000
Fax:                   0800-7426 434
E-Service:          http://www.ricoh.de/support/ricoh-eservice/

Betrieb der Verwaltungssysteme

Die Systeme werden automatisiert durch das URZ betrieben. Dies geschieht über ein zentrales Flottenmanagement und eine Software für eine FollowMe-Lösung inklusive einer Kartennutzung.

Flottenmanagement

Zum automatisierten Betrieb sollen alle Geräte an einem Netzwerkanschluss angebunden werden. Damit werden über einen Server im URZ

  • Zählerstände übertragen,
  • Verbrauchsmaterialien (Toner, Gelpatronen) bei Notwendigkeit bestellt,
  • Störungsmeldungen (sofern möglich) an das Servicezentrum der Firma Ricoh weitergegeben und
  • es stehen eine zentrale Gerätekonfiguration sowie zentrale Firmware-Updates zur Verfügung.

Die Einbindung in das Flottenmanagement ist, sofern keine technischen Gründe dagegen sprechen, für alle Systeme verpflichtend.

FollowMe und Kartennutzung

Die DIN-A3-Multifunktionssysteme werden mit Kartenleser ausgeliefert und mit Software der Firma Inepro, die mit Ricoh kooperiert, ausgestattet. Damit ist möglich:

  • ein „FollowMe“-Drucken, um einen Druck nach Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort oder mit Karte und PIN auszugeben. Ein Druckauftrag muss vorher an einen zentralen Druckserver im URZ geschickt werden. Das Drucken ist dann an allen Institutsgeräten möglich, für die Sie eine Berechtigung von dem Institutsverantwortlichen erhalten haben.
  • Scannen auf die der Benutzerkennung zugeordnete E-Mail-Adresse oder Scannen auf den heiBOX-Datenspeicher, der eine sichere Alternative zu Dropbox ist.
  • Berechtigungen (Erlaubnis zum Drucken/Scannen/Kopieren), Einschränkungen (erlaubte Anzahl von schwarz/weiß- oder Farbseiten pro Monat) und Eigenschaften (Kostenstellen) zu vergeben.
  • quartalsweise Berichte zur weiteren Verrechnung zu erstellen.

Es kann Gründe geben, die Software für FollowMe und Kartennutzung nicht einzusetzen. In diesem Fall kann die Softwarenutzung am Gerät deaktiviert werden. Da für eine nachträgliche Aktivierung Kosten entstehen, erklärt der Kostenstellenverantwortliche seine Zustimmung zur Deaktivierung mit dem Antrag Deaktivierung von FollowMe und Kartennutzung (Inepro-Software) auf Verwaltungs-Multifunktionssystemen.

Treiber

Wir empfehlen die Universaltreiber der Firma Ricoh. Diese können von den Ricoh-Supportseiten heruntergeladen werden (Suchpfad: "ricoh-download-drucker-universaltreiber").

Für einige Geräte gibt es angepasste Treiber, die das farbige Ausdrucken des Universitäts-Logos verbessern:

Der Universaltreiber nimmt beim Anlegen eines neuen Druckers Kontakt mit dem Drucker auf und untersucht dann die Ausstattung des Druckers. Bei drei Geräten kann das Profil „Uni Siegel“ nur dann ausgewählt werden, wenn man manuell ein etwas größeres Gerät auswählt, das aber die gleiche Funktionalität wie das reale Gerät hat. Dazu muss unter „Druckereigenschaften“ im Reiter „Zubehör“ unter „Modell wählen“ anstelle von „auto“

  • für das Gerät MPC305 das Modell MPC306Z
  • für das Gerät SPC320 das Modell SPC340
  • für das Gerät SPF252 das Modell SPC342

ausgewählt werden.

Anleitungen

Weitere Anleitungen zur Verwendung der Drucker finden Sie auf dieser Übersichtsseite unter "Drucken".

Die Inepro-Drucklösung sieht vor, dass Druckaufträge zum Inepro-Druckserver im URZ geschickt werden und dann an den Ricoh-Geräten in der Einrichtung mit der ServiceCard freigegeben werden. Durch Anmeldung mit der ServiceCard steht auch zum Scannen die eigene E-Mail-Adresse für Scan2Mail oder in Kürze ein Scan2heiBOX zur Verfügung.

Mitarbeiter und Berechtigte einer Einrichtung können alle Geräte (mit der Inepro-Zusatzsoftware) der zugehörigen Einrichtung nutzen. Neben den vom URZ verwalteten Benutzerkennungen sind auch die von den IT-Beauftragten verwalteten Benutzerkennungen in ihrer eigenen OU zugelassen. Zur Einrichtung und bei Änderungswünschen kontaktieren uns  IT-Beauftragte bitte per Email an drucken@uni-heidelberg.de. Wir werden dann die gemeinsamen Konfigurationsaktivitäten besprechen.

Kontingenteinschränkungen werden anfangs mit den EDV-Beauftragten der Einrichtungen definiert. Änderungswünsche wird das URZ nach den Möglichkeiten des Inepro-Systems konfigurieren, IT-Beauftragte kontaktieren uns bitte per Email an drucken@uni-heidelberg.de.

Gewünschte Kostenstellenzuordnungen zu Benutzerkennungen werden vom URZ für die vom URZ verwalteten Benutzerkennungen konfiguriert. IT-Beauftragte können darüber hinaus zusätzlich auch Kostenstellenzuordnungen zu den selbst verwalteten Benutzerkennungen in ihrer eigenen OU in AD-Gruppen definieren. Als Kostenstellen können dabei beliebige kurze Texte verwendet werden, beispielsweise „Abteilung A“, „Arbeitsgruppe 2“, „Gäste“ oder natürlich auch die Namen realer Kostenstellen im Institut. Entsprechende Wünsche teilen uns IT-Beauftragte bitte per Email an drucken@uni-heidelberg.de mit.

Nach der Anmeldung mit Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Passwort auf dem Bedienfeld des Gerätes stehen Ihnen die Auswahlflächen zum Kopieren, Scannen und Drucken zur Verfügung. Anstelle der Anmeldung über das Bedienfeld ist auch ein Anmelden mittels Karte möglich. Dazu müssen Sie einmalig Ihre Karte mit Ihrer Benutzerkennung am Multifunktionsgerät verknüpfen, gleichzeitig können Sie eine zusätzliche PIN (mindestens vierstellig) definieren. Eine Anleitung dazu finden Sie unter http://www.urz.uni-heidelberg.de/service-katalog-unterseiten/verwaltungssysteme-inepro.html.

Mitarbeiter haben inzwischen die Servicekarte für Dienste von Universitätsbibliothek und Universitätsrechenzentrum erhalten, die sie noch für die Inepro-Drucklösung mit ihrer Benutzerkennung am Multifunktionsgerät verknüpfen müssen (s.o.). Darüber hinaus können alle gängigen Mifare-Desfire-Karten genutzt werden wie zum Beispiel die „Mensakarte“ des Studierendenwerks.

Das Studierendenwerk verleiht Mitarbeiter-/Gäste-„Mensakarten“ für Mitarbeiter/Gäste gegen eine Kaution von zurzeit 5 Euro pro Karte.

Dazu müssen Sie auf Ihrem Arbeitsplatzgerät einen Drucker konfigurieren, der Ihre Druckausgaben an den Inepro-Druckserver weiterleitet. Eine Anleitung dazu finden Sie unter http://www.urz.uni-heidelberg.de/service-katalog-unterseiten/verwaltungssysteme-inepro.html. Damit Ihre Druckausgaben richtig zugeordnet werden, müssen Ihre Druckausgaben als Absender diejenige Benutzerkennung bekommen, mit der Sie sich am Multifunktionssystem anmelden.

Auf unserer Webseite http://www.urz.uni-heidelberg.de/service-katalog/index.html?p=druckservice/verwaltung und den Folgeseiten haben wir Informationen zu den Verwaltungssystemen zusammengestellt. Sollten Sie weitere Fragen, Bemerkungen oder Hinweise zur Inepro-Drucklösung mit Kartennutzung haben, benutzen Sie bitte die Email-Adresse drucken@uni-heidelberg.de.

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