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SoftwareMicrosoft-Hochschulrahmenvertrag

Microsoft-Produkte und -Dienste für Studierende und Beschäftigte.

An der Universität Heidelberg gilt der Hochschulrahmenvertrag, so dass Studierende und Beschäftigte eine Vielzahl von Office-Produkten sowie Apps und Online-Dienste nutzen können. Für die Verwendung muss die Uni-ID einmalig über das verlinkte Microsoft-Lizenz-Portal freigeschaltet werden. Folgende Produkte stehen zur Auswahl:

Für Beschäftigte:

Microsoft Lizenz zur Installation von z.B. Office 2021 und Windows Enterprise-Upgrade 
Die Lizenz zur lokalen Installation der Microsoft Office-Versionen 2016/ 2019/ 2021 beinhaltet:

  • Outlook, Word, Excel, Access und PowerPoint 
  • Upgrade-Möglichkeit auf die aktuellen Windows Enterprise-Betriebssystemversionen.

Bei Fragen zur Installation wenden Sie sich bitte an den bzw. die IT-Beauftragte:n in Ihrer Einrichtung. Die Aktivierung der Software erfolgt über einen KMS-Server der Universität Heidelberg, der aus dem Netzwerk der Universität erreichbar ist.

Für Beschäftigte und Studierende:
Microsoft 365 Apps und Microsoft 365 Online-Dienste inkl. Teams 

Microsoft 365 ist ein Cloud-Service der Firma Microsoft. Studierende und Beschäftigte können sich für die in der Microsoft 365 Education A3-Lizenz beinhalteten Dienste freischalten lassen. Auf die meisten Apps und Dienste kann einfach über einen beliebigen Web-Browser zugegriffen werden, darunter, z.B.

  • Microsoft 365 Apps:
    • Enthält Office-Produkte wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access und Publisher, die lokal auf Windows- und MacOS-Computern installiert werden können
    • Microsoft 365 Apps  können auf bis zu fünf persönlichen PCs oder Macs, zusätzlichen fünf weiteren mobilen Geräten wie Tablets sowie fünf Smartphones installiert und so auch offline verwendet werden. 
  • Microsoft 365 Online-Dienste:
    • Kalender und E-Mail-Dienste
    • Kollaborations- und Meetingtool Teams
    • Projekt- und Aufgabenorganisation wie Planner
    • Eingeschlossen sind weitere Dienste aus den Bereichen Analyse, Sicherheit, Automation etc. Eine Auflistung aller beinhalteten Produkte können Sie der verlinkten Informationsseite Microsoft 365 Education-Lizenz entnehmen.

Die Nutzung von Microsoft 365 Apps und Online-Diensten ist freiwillig. Es werden Daten, Dokumente und Dateien zu Servern der Firma Microsoft außerhalb der Universität Heidelberg übermittelt und dort gespeichert. Zur Nutzung wird ein Microsoft-Account erstellt, der mit der Uni-ID verknüpfte persönliche Daten (Vorname, Nachname, Anzeigename, Hashwert des Passworts, Uni-ID und die damit verbundene E-Mail-Adresse) an Microsoft überträgt.
Die Einhaltung der DSGVO und der erforderlichen gesetzlichen Regelungen bei der Nutzung von Microsoft 365 Apps und Microsoft 365 Online-Diensten müssen durch die nutzende Person sichergestellt werden. Die Bewertung der Nutzung dieser Produkte und Dienste und der darin enthaltenen Daten, Dokumente und Dateien liegt ebenfalls im Verantwortungsbereich der nutzenden Person.

Zielgruppe

  • Studierende
  • Beschäftigte

Nutzen

  • Alle Studierenden und Beschäftigten mit Uni-ID haben Zugriff auf eine Vielzahl von relevanten Office- und Kollaborations-Diensten sowie weiteren Werkzeugen für Studium, Kollaboration und Arbeitsplatz.
  • Mit Microsoft 365 Apps und Microsoft 365 Online-Diensten können Sie Daten in der „Microsoft-Cloud“ speichern, mit anderen Nutzer:innen teilen und zeitgleich bearbeiten. Zur lokalen Installation auf dem PC bzw. Mac stehen die Microsoft 365 Apps zur Verfügung.
  • Beschäftigte haben zudem die Auswahlmöglichkeit aus Office-Produkten zur lokalen Installation und/oder der Nutzung von Microsoft 365 Apps und Microsoft 365 Online-Dienste.

Zugang und Voraussetzungen

Voraussetzung zur Nutzung ist eine Uni-ID. Über das verlinkte Microsoft-Lizenz-Portal haben Sie die Möglichkeit, Ihre Uni-ID freizuschalten, damit Sie die Produkte und Dienste gemäß der Microsoft 365 Education A3-Lizenz nutzen können. 
Dort loggen Sie sich mit Ihrer Uni-ID und dem dazugehörigen Passwort ein und wählen auf den folgenden Seiten bitte die entsprechenden Produkte im Online-Formular aus. Über das Microsoft-Portal erfolgt eine automatisierte Freischaltung, sofern Sie zu einer der berechtigten Nutzergruppen gehören und Sie erhalten weitere Informationen per E-Mail. Projektnummern können aus lizenzrechtlichen Gründen nicht freigeschaltet werden.

Das Nutzungsrecht gilt solange, wie Studierende und Mitarbeitende an der Universität Heidelberg eingeschrieben bzw. beschäftigt sind, längstens jedoch bis zum Ende des Microsoft-Hochschulrahmenvertrages (30. April 2025).

Kosten

  • Für Studierende ist die Nutzung von Microsoft 365 während Ihres Studiums an der Universität Heidelberg kostenfrei.
  • Für Beschäftigte erfolgt die Umlage der Lizenzkosten unabhängig von der Nutzung über ihre Einrichtung.

Häufig gestellte Fragen

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FrageAntwort
FrageAntwort
Kann ich meine dienstliche Windows-Installation auf Basis des Rahmenvertrags upgraden?
Ja, ein Upgrade ist möglich, sofern eine Windows-Basislizenz für Ihren Rechner gekauft wurde.
Werden meine Daten durch regelmäßige Backups gesichert?
Nein, die User:innen sind für ihre Daten und Backups selbst verantwortlich.
Können auch Alumni die über den Rahmenvertrag lizenzierten Produkte nutzen oder vergünstigte Office-Lizenzen beziehen?
Nein, die Nutzung der über den Hochschulrahmenvertrag lizenzierten Produkte ist nur Personen mit einem bestehenden Beschäftigungsverhältnis oder bestehende Immatrikulation erlaubt.
Können Beschäftigte und/oder Einrichtungen weitere Produkte von Microsoft wie z.B. Visio, Project oder Serverprodukte über das URZ beziehen?
Ja, der Bezug von weiteren Microsoft-Produkten ist über das URZ möglich. Die entsprechenden Informationsseiten und Anträge werden derzeit überarbeitet. Bei dringendem Bedarf wenden Sie sich bitte an

it-service@uni-heidelberg.de