ServiceMicrosoft Teams

Microsoft-Plattform zur digitalen Zusammenarbeit.

Microsoft Teams ist eine benutzerfreundliche Plattform für die ortsunabhängige Zusammenarbeit, z.B. im Home-Office. Mit Teams können Sie in Echtzeit in virtuellen Räumen chatten, eine Präsentation halten oder die Audio-/Videofunktionen nutzen. Moderator:innen mit einem Microsoft Teams Account können auch Teilnehmende einladen, die keinen eigenen Account besitzen.

Über Microsoft Teams können Chats, Meetings, Anrufe und Teamarbeit an einem Ort auch von unterwegs koordiniert werden. Microsoft Teams ermöglicht zudem das Erstellen und Erteilen von Aufgaben, die Freigabe des Bildschirms und viele weitere Features, die eine Zusammenarbeit vereinfachen.

Zielgruppe

Microsoft Teams ist ein Dienst für Beschäftigte, Lehrbeauftrage und Doktorand:innen Universität Heidelberg.

  • Beschäftigte

  • Lehrbeauftragte

  • Doktorand:innen

Nutzen

Der zentrale Ort für Teamarbeit

  • Laden Sie andere Personen ganz einfach zur Zusammenarbeit ein, per E-Mail oder per Teams Account
  • Chat, Meetings, Anrufe und Teamarbeit an einem Ort koordinieren
  • Starten Sie Videokonferenzen über einen einfachen Klick im Gruppenchat

Unterwegs chatten

  • Persönliche Nachrichten oder Gruppenchats
  • GIFs, Sticker und Emojis

Nahtlos im Team arbeiten

  • Mit Teams lassen sich Dateien in Word, PowerPoint und Excel in Echtzeit abrufen, teilen und bearbeiten
  • Hohes Maß räumlicher und zeitlicher Flexibilität  

Beschäftigte profitieren von weiteren nützlichen Funktionen, wie z.B.

  • Einfacher Login über Ihre Uni-ID oder Projektnummer (Login: uni-id[at]uni-heidelberg.de)
  • Nutzung mit dem Browser oder über eine Software für jedes gängige Betriebssystem:  Windows, MacOS, Linux, Android und iOS
  • Präsenzstatus – Lassen Sie Ihr Team wissen, ob Sie gerade erreichbar sind
  • Einbindung von externen Teilnehmenden und Gästen
  • Bildschirm teilen (Screensharing)
  • Whiteboards
  • Videosystemanbindungen, z.B. Surface Hub

 

Zugang und Voraussetzungen

Für die Verwendung von Teams muss Ihre Uni-ID bzw. Projektnummer einmalig freigeschaltet werden. Nutzen Sie dazu das verlinkte Webformular, über das eine automatisierte Freischaltung erfolgt, sofern Sie zu einer der berechtigten Nutzergruppen gehören.

Der Login funktioniert mit der Uni-ID. Das Format uni-id[at]uni-heidelberg.de ist dabei ein alternativer Anmeldename, der technisch vorausgesetzt wird. Die Anmeldung selbst findet also über unsere Authentifizierungsserver statt.

Technische Informationen

Microsoft Teams vereint viele Dienste aus Microsoft 365 auf einer Plattform und ist auch von diesen direkt abhängig. Deswegen haben wir im Hintergrund eine Microsoft 365-Instanz für die gesamte Universität. Momentan bieten wir allerdings nur Teams als vollständig unterstützten Dienst an. Aufgrund der Integration unterstützen wir nach bestem Wissen außerdem die Dienste Planner, Forms, Stream, To Do und Whiteboard.

Bitte benutzen Sie Outlook in Microsoft 365 nicht. Dieser E-Mail-Dienst ist nicht eingerichtet und wird von uns nicht unterstützt. Nutzen Sie stattdessen weiterhin wie gewohnt unsere lokalen E-Mail-Services. In Zukunft wird unser lokaler Exchange-Server mit Microsoft Teams integriert, sodass ein Teil der Daten lokal gespeichert wird.

Häufig gestellte Fragen

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Wie kann ich den Service nutzen?

Um Microsoft Teams zu benutzen, beantragen Sie zunächst eine Freischaltung über das Webformular bei uns. Melden Sie sich mit Ihrer Uni-ID (Login: uni-id[at]uni-heidelberg.de) und Ihrem gewohnten Passwort auf dieser Seite an: http://teams.microsoft.com/

Kann ich Microsoft Teams herunterladen?Ja, Sie können sich Microsoft Teams für Windows, MacOS und Linux hier herunterladen:

https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-teams/download-app

(Login: uni-id[at]uni-heidelberg.de)
Gibt es mobile Apps für Microsoft-Teams?Ja, es gibt die entsprechenden Apps für Android und iOS im jeweiligen Store.
Wie funktioniert der Login?Der Login funktioniert mit der Uni-ID. Das Format ist dabei ein alternativer Anmeldename, der technisch vorausgesetzt wird und lautet uni-id[at]uni-heidelberg.de. Die Anmeldung selbst findet also über unsere Authentifizierungsserver statt.
Was ist ein Team?Ein Team können Sie sich als virtuelles Büro vorstellen, an dem Sie Ihr Team versammeln, zusammen diskutieren und gemeinsam arbeiten. Dieses virtuelle Büro bleibt mit allen Inhalten auch erhalten, wenn Sie abends das “Büro verlassen”. Ein Online-Meeting wäre dagegen temporär und nur zu einem bestimmten Zeitpunkt verfügbar.
Wie kann ich ein Team erstellen?Beantragen Sie ein Team über das Formular „Neues Team beantragen“ bei uns: 

https://it-service.uni-heidelberg.de/anfrage/teams_team_beantragen

Wie kann ich Mitglieder zu einem Team hinzufügen?Wenn der Benutzer ein Mitglied der Universität Heidelberg ist, muss er sich zunächst über unser Formular freischalten lassen. Dann können Sie ihn über das Optionsmenü eines Teams hinzufügen.
Suchen Sie nach dem Nachnamen oder der Uni-ID der Person. Wenn der Benutzer erst freigeschaltet wurde, kann es etwas dauern bis dieser gefunden werden kann. In so einem Fall, können Sie versuchen, den Nutzer mit Nachname, Vorname zu suchen.

Externe Nutzer können über die E-Mail-Adresse als Gast hinzugefügt werden. Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis der Zugang vollständig funktioniert.

Wofür sollte ich Teams besonders nutzen?

Microsoft Teams eignet sich besonders für:

  • Die Zusammenarbeit im Team
  • Digital in Kontakt zu bleiben via Chat, Audio, Video
  • Virtuelle Teamtreffen, Pausenmeetings
  • Online-Meetings
  • Aufgabenplanung und -organisation
Wann sollte ich ein Team und wann einen Gruppenchat benutzen?

In einem Team haben Sie erweiterte Funktionen, um Ihre Gruppe an Personen zu verwalten:

  • Chat in Form von Konversationen (Threads)
  • Kommunikationskanäle mit Moderationsmöglichkeiten
  • Berechtigungsverwaltung
  • Dateiverwaltung
  • Einbindung von Apps, z.B. OneNote, Whiteboard

Ein Team unterstützt Sie am besten, wenn Sie ein bestimmtes Ziel als Gruppe erreichen möchten. Dies können z.B. Ziele der Abteilung, einer Arbeitsgruppe oder eines Projektes sein. Sie sollten also dann ein Team verwenden, wenn Sie gemeinsam an einem Thema arbeiten. Ein Team kann aber auch zur Verteilung von Informationen, z.B. in einem Institut oder einer Abteilung, verwendet werden.

Ein Gruppenchat hingegen ist eher sinnvoll, wenn Sie informelle Gruppen (z.B. zur Absprache der Mittagspause oder zum Austausch außerhalb der Arbeitszeit) organisieren oder kurzfristig eine Gruppe zusammenbringen möchten, um sich abzustimmen oder eine Entscheidung zu treffen.

Kann ich in einem Team Aufgaben organisieren?Ja, sie können Aufgaben in einem Team organisieren. Das ist über die Integration des Dienstes Microsoft Planner möglich. Bei neu beantragten Teams können Sie eine neue Registerkarte Planner im Team hinzufügen. Wählen Sie in diesem Menü den vorhandenen Plan Aufgaben aus.
Wenn Ihnen der Plan Aufgaben hier nicht angezeigt wird, beantragen Sie bei uns einen Plan für Ihr Team.
Kann ich in einer Bildschirmpräsentation zoomen?

Ja, Sie können sowohl auf PCs als auch auf Smartphones in einer Bildschirmpräsentation zoomen.

Bei einem PC können Sie mit der Tastenkombination STRG und + oder STRG und dem Mausrad den Inhalt vergrößern und dann per Mausklick den Inhalt verschieben. Mit STRG und - oder STRG und dem Mausrad können sie den Inhalt wieder verkleinern.

Wo werden meine Daten gespeichert?Microsoft Teams ist ein Dienst der Microsoft 365 Cloud in Deutschland. In Teams gespeicherte Daten werden in zertifizierten Rechenzentren von Microsoft in Deutschland verschlüsselt abgelegt.
Wie hängt Teams mit Office / Microsoft 365 zusammen?

Microsoft Teams vereint viele Dienste aus Microsoft 365 auf einer Plattform und ist auch von diesen direkt abhängig. Deswegen haben wir im Hintergrund eine Microsoft 365-Instanz für die gesamte Universität. Momentan bieten wir allerdings nur Teams als vollständig unterstützten Dienst an. Aufgrund der Integration unterstützen wir nach bestem Wissen außerdem die Dienste Planner, Forms, Stream, To Do und Whiteboard.

Bitte benutzen Sie Outlook in Microsoft 365 nicht. Dieser E-Mail-Dienst ist nicht eingerichtet und wird von uns nicht unterstützt. Nutzen Sie stattdessen weiterhin wie gewohnt unsere lokalen E-Mail-Services. In Zukunft wird unser lokaler Exchange-Server mit Microsoft Teams integriert, sodass ein Teil der Daten lokal gespeichert wird.