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ServiceSharePoint

Webbasierte Kollaborationsplattform für die interne Zusammenarbeit.

Microsoft SharePoint ist eine leistungsfähige Kollaborationsplattform, die die Zusammenarbeit für viele Arbeitsbereiche vereinfachen, standardisieren und beschleunigen kann. Das URZ bietet SharePoint als „On-Premises-Lösung“ an, d.h. alle Daten bleiben auf den im URZ betriebenen Servern.

SharePoint bietet u.a. folgende Funktionen:

  • Erstellung von SharePoint-Seiten mithilfe vordefinierter Bausteine
  • Virtuelle Räume für Teams und Projekte
  • Dokumentenmanagement
  • Gemeinsame Online- und Offline-Bearbeitung von Dokumenten
  • Workflows
  • Eigenständige Rechteverwaltung
  • Blogs
  • Diskussionsforen
  • Aufgabenverwaltung

Zielgruppe

  • Beschäftigte

Nutzen

Beschäftigte

  • Zentrale Datenablage für Arbeitsgruppen: Erleichterung der Zusammenarbeit mit Anwendungen wie Kalender, Aufgabenverwaltung, Blog, Wiki, usw.
  • Auf einer SharePoint-Site sind die Dateien mittels einer permanenten URL erreichbar, einfach up- und downloadbar und dank umfangreicher Suchfunktionen schnell auffindbar.
  • Kollaboratives Arbeiten an Dokumenten: Gemeinsame Dokumente wie z.B. wissenschaftliche Beiträge, Anträge oder Tabellen können von mehreren Nutzern gleichzeitig online bearbeitet werden.
  • Virtueller Team-Arbeitsraum und Single Point of Information: Die SharePoint-Site ermöglicht neben der Dokumentenablage auch den aktiven Austausch über z.B. Diskussionsforen oder Newsfeeds.
  • Werkzeuge für den digitalen Arbeitsplatz: Einfache Verwaltung von Terminen, Kontakten, Formularen oder Listen auch auf mobilen Endgeräten.

Zugang und Voraussetzungen

Organisatorische Voraussetzungen

Bitte beachten Sie, dass SharePoint aus lizenzrechtlichen Gründen nur für Einrichtungen der Universität Heidelberg zur Verfügung steht, also leider nicht für das Universitätsklinikum.

Für die Nutzung von SharePoint muss durch die Einrichtung zunächst eine sog. SharePoint-Websitesammlung (Site Collection) beantragt werden. Dies erfolgt im Regelfall über den:die IT-Beauftragte:n.

Websitesammlungen werden durch das URZ grundsätzlich auf der Ebene eines Instituts, einer Verwaltungseinrichtung oder eines größeren Forschungsverbunds (z.B. SFBs, Cluster) eingerichtet. Unterhalb dieser Websitesammlung können die einzelnen Einrichtungen selbstständig Unterseiten für einzelne Lehrstühle, Forschungsprojekte, Arbeitsgruppen oder Abteilungen einrichten.

Bitte informieren Sie sich bei Ihrer:Ihrem IT-Beauftragten, ob in Ihrer Einrichtung bereits SharePoint verwendet wird. Falls nicht, kann dies der IT-Beauftragte über das verlinkte Formular beantragen. Die Betreuung der Webseiten liegt in der Verantwortung der jeweils eingetragenen Besitzer.

Wenn Ihr Institut bereits SharePoint einsetzt, kann Ihnen Ihr IT-Beauftragter entsprechende Berechtigungen vergeben, damit Sie es nutzen können.

Technische Voraussetzungen

SharePoint ist auf nahezu allen Geräten verfügbar. Die Anwendung benötigt lediglich einen aktuellen Webbrowser und eine Uni-ID bzw. eine Projektnummer.
Damit die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten am besten funktioniert, empfiehlt Microsoft die folgenden Browser zu nutzen: Microsoft Edge, Google Chrome.

 

Technische Informationen

Zusätzliche Services

Das URZ-Team ist zuständig für Betrieb, Wartung und Backups der SharePoint-Umgebung und bietet folgende zusätzliche Services:

  • Support
  • SharePoint Design Beratung
  • Train the Trainer-Schulungen

 

Häufig gestellte Fragen

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Tabelle

FrageAntwort
FrageAntwort
Sind Dateigrößen und Speicherplatz begrenzt?

SharePoint ist grundsätzlich kein Speicherort für große Daten oder Backups. SharePoint stellt außerdem keinen persönlichen Datenspeicher bereit. Dazu empfehlen wir den Service heiBOX.
Maximale Größe einer SharePoint-Sammlung: 100GB
Maximale Größe einer Datei: 2GB

Sind die Daten sicher?
Jeglicher Datenverkehr ist transportverschlüsselt. Allerdings empfehlen wir bei vertraulichen und personenbezogenen Daten den Service heiBOX mit Passwortverschlüsselung zu verwenden. Alternativ können Sie Dateien und Ordner lokal verschlüsseln (z.B. mit 7-Zip) und in SharePoint hochladen. Dann sollte das Passwort separat übermittelt und nicht zusammen mit den Dateien abgelegt werden.