heiBOX

Kooperation & Cloud-Funktionalität - sicher gehostet

Der Dienst heiBOX ist ein sicherer, kostenfrei nutzbarer und vom Universitätsrechenzentrum lokal gehosteter Cloud-Dienst für die Zusammenarbeit innerhalb der Universität und mit externen Kooperationspartnern. Kernfunktionen sind das Speichern, Synchronisieren, Teilen, Veröffentlichen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien. Der Dienst steht allen Mitarbeiter/innen, Doktorand/innen, Lehrbeauftragten und Studierenden über ihre Uni-ID, sowie externen Benutzer/innen über eigenständig verwaltbare Gastaccounts zur Verfügung.

Funktionen im Überblick

Speichern & Synchronisieren:

• 30 GB kostenfreier Speicherplatz für Mitarbeiter/innen (erweiterbar), Doktorand/innen & Lehrbeauftragte
• 10 GB kostenfreier Speicherplatz für Studierende
• Via Client (Windows, MacOS, Linux, iOS, Android)
• Via Webbrowser
• Via WebDAV
• Via Upload Links
• Dateihistorie (Rückgängig machen) & Papierkorb (Wiederherstellen)
• Tags und Kommentare

Teilen & Veröffentlichen:

• Freigabe für interne & externe Benutzer und Gruppen
• Feingranulare Zugriffsrechte für Bibliotheken, Unterordner und Dateien
• Bereitstellung von Download Links (optional mit Passwortschutz und/oder zeitlicher Begrenzung)
• Aktualisierungen sind sofort für alle verfügbar (z.B. im Vergleich zu E-Mail Anhängen)
• Automatische Benachrichtigungen über Veränderungen per E-Mail für registrierte Benutzer/innen
• Private und öffentliche Wikis mit integrierter Volltextsuche

Interne & externe Kooperation:

• Gemeinsame, gleichzeitige Bearbeitung von Office-Dokumenten (Word, Excel, PowerPoint)
• Selbstständige Verwaltung von Gastaccounts für externe Nutzer/innen (Mitarbeiter/innen, Doktorand/innen & Lehrbeauftragte)
• Weltweit erreichbare Upload- und Download Links (optional mit Passwortschutz und/oder zeitlicher Begrenzung)

Datenschutz & Sicherheit:

• Alle Server werden lokal auf Basis des eigenen Dienstes heiCLOUD betrieben
• Alle Komponenten sind mehrfach redundant vorhanden
• Verschlüsselung jeglicher Datenübertragung
• Verschlüsselung ganzer Bibliotheken möglich
• Automatischer Virenscan beim Hochladen über Upload Links

Wissensmanagement – Volltextsuche, Office Online und Wikis

Textdateien, PDF-Dateien und Office-Dateien in unverschlüsselten Bibliotheken können über eine in die Weboberfläche integrierte Volltextsuche durchsucht werden. Zudem lassen sich Office-Dateien durch eine Integration mit Office Online von mehreren Personen gleichzeitig gemeinsam bearbeiten. Dateien und Ordner können mit Hilfe von Tags und Kommentaren markiert und mit zusätzlichen Informationen versehen werden. Mit Hilfe einfacher, in Markdown verfasster Dokumente lassen sich private oder weltweit erreichbare öffentliche Wikis erstellen.

Flexible Erweiterung der Speicherkapazität

Allen Mitarbeiter/innen, Doktorand/innen und Lehrbeauftragten der Universität Heidelberg stehen 30 GB kostenfreier Speicherplatz über ihre Uni-ID zur Verfügung. Mitarbeiter/innen können mit Hilfe des über die Weboberfläche erreichbaren heiBOX Preisrechners flexibel und bequem Preise berechnen und E-Mail Templates für eine entsprechende Anfrage vorfertigen lassen. Das Quota für eine heiBOX beträgt maximal 5 TB. Studierende haben bisher nicht die Möglichkeit, ihre 10 GB kostenfreien Speicherplatz zu erweitern.