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AnleitungOnline-Meetings mit Microsoft Teams

Mit Microsoft Teams können Sie unabhängig von einem Team ein termingebundenes Online-Meeting erstellen, um eine Besprechung abzuhalten. Die Teilnehmer:innen der Besprechung brauchen für die Teilnahme keinen Teams-Zugang oder einen Account bei uns, um an der Besprechung teilzunehmen. Die Teilnahme erfolgt über einen Einladungslink.

Planen von Teams-Besprechungen

Um ein Online-Meeting zu planen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

Möglichkeit 1: Sie können in Ihrem Outlook-Kalender eine Neue Teams-Besprechung erstellen und wie gewohnt eine Termineinladung versenden.
Voraussetzung: Microsoft Outlook und Teams müssen auf dem PC installiert sein.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 1.1

Möglichkeit 2: Sie können über den Teams-Kalender eine Neue Besprechung erstellen.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 1.2

1. In diesem Fenster können Sie einen Titel, Datum, Uhrzeit, usw. für Ihre Besprechung eintragen. Im zweiten Feld von oben können Sie entweder Teams-Nutzer:innen, am besten über den Nachnamen oder die Uni-ID auffindbar, oder auch externe Teilnehmer:innen mit Ihrer E-Mail-Adresse eintragen. Diese erhalten dann eine Termineinladung mit eingetragenen Daten per E-Mail.

Der Vorteil gegenüber der Variante mit Outlook ist, dass Sie die Besprechung mit einem Teams-Kanal verknüpfen können. So wird Ihr Teams-Kontakt gleich eingeladen und erhält eine Benachrichtigung im Team-Kanal.

Klicken Sie auf Senden, wenn Sie alle Daten eingetragen haben.

 

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 1.3

2. Wenn Sie die Besprechungseinladung z.B. an einen Verteiler oder einen:eine Empfänger:in in BCC senden möchten, können Sie die Besprechung zunächst an eine Person oder einen Kanal senden. Öffnen Sie anschließend die Besprechung im Teams-Kalender über einen Klick auf den Eintrag.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 1.4

3. Jetzt wurde ein Besprechungslink im Beschreibungsfeld erzeugt. Diesen können Sie über einen Rechtsklick auf An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen kopieren und anschließend z.B. per E-Mail versenden.

Diese Methode empfehlen wir auch, wenn es zu Problemen bei der Eingabe von E-Mail-Adressen kommt.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 1.5

4. Über den Link Besprechungsoptionen können Sie als Organisator:in auf verschiedene Einstellungen zurückgreifen.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 1.6

5. Nach einer Anmeldung in Ihrem Browser haben Sie Zugriff auf vier Einstellungsmöglichkeiten, wovon zwei in unserer aktuellen Umgebung relevant sind:

  1. Wer kann den Wartebereich umgehen?
    Hier können Sie festlegen, wer zunächst in einem virtuellen Raum warten muss bis Sie ihn in die Besprechung zulassen. Sie haben dazu folgende Optionen:
    1. (Standard) Jede:r: Für kleine Gruppen und Diskussionen empfohlen.
    2. Personen in meiner Organisation und vertrauenswürdigen Organisationen
    3. Personen in meiner Organisation: Für große Besprechungen mit externen Teilnehmer:innen empfohlen.
       
  2. Wer kann präsentieren?
    Hier können Sie festlegen, wer seinen Bildschirm in der Besprechung teilen kann. Sie haben dazu folgende Optionen:
    1. (Standard) Jede:r
    2. Personen in meiner Organisation
    3. Bestimmte Personen: Für große Besprechungen mit externen Teilnehmer:innen empfohlen.
    4. Nur ich: Für große Besprechungen mit externen Teilnehmer:innen empfohlen.

Die Links zu den Besprechungen werden automatisch generiert und können nicht erraten werden.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 1.7

Teilnehmen an Teams-Besprechungen

1. Als Teilnehmer:in erhalten Sie in der Regel eine Termineinladung mit einem Microsoft Teams Meeting-Link, mit dem Sie am Online-Meeting teilnehmen können.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 2.1

2. Nach einem Klick auf den Link öffnet sich Ihr Browser mit mehreren Optionen, um an der Besprechung teilzunehmen. Wenn Sie bereits Teams installiert haben, erhalten Sie eine Aufforderung, die Besprechung in Teams zu öffnen. Klicken Sie hier auf Öffnen.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 2.2

Ansonsten erhalten Sie folgende Optionen:

  1. Windows-App herunterladen (Empfohlen)
    Für die beste Audio- und Videoqualität wird diese Option empfohlen. Nach dem herunterladen der App kann sich der Gast ohne Anmeldung in die Besprechung einwählen.
     
  2. Microsoft Teams-App öffnen
    Wenn Sie Teams bereits installiert haben, können Sie die App über diese Schaltfläche öffnen, um an der Besprechung teilzunehmen.
     
  3. In diesem Browser fortfahren
    Falls Sie die App nicht installieren möchten, können Sie mit Google Chrome und Microsoft Edge an der Besprechung teilnehmen. Erlauben Sie hier anschließend, den Browser auf Ihre Kamera und Ihr Mikrofon zuzugreifen.
    Andere Browser werden zurzeit nur teilweise unterstützt:
  • Safari: Wird bald unterstützt, siehe Linkliste (Seitenstart)
     
  • Firefox: Wird zurzeit leider nicht unterstützt. Sie können jedoch abstimmen, um den Bedarf zu melden und die Dringlichkeit bei Microsoft zu erhöhen, siehe Linkliste (Seitenstart)

     
Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 2.3

3. Anschließend können Sie nach Wahl der Teilnahmeoption als Gast einen Namen eingeben und Geräteeinstellungen festlegen. Klicken Sie anschließend auf Jetzt teilnehmen.

Als Teams-Benutzer:in entfällt die Option, einen Namen einzugeben.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 2.4

Funktionen innerhalb einer Teams-Besprechung

1. Wenn Sie die Maus über die geöffnete Konferenz bewegen, erhalten Sie verschiedene Funktionen (von links nach rechts): Vergangene Zeit im Meeting, Videokamera ein-/ausschalten, Mikrofon ein-ausschalten, Inhalte teilen, weitere Funktionen, Hand heben, Chat, Teilnehmer:innen, Konferenz beenden.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 3.1

2. Über Inhalte teilen können Sie Ihren Bildschirm teilen, eine PowerPoint-Präsentation oder ein Whiteboard starten. Wenn Sie ein Video oder eine Musikdatei abspielen möchten, welche die Teilnehmer:innen hören sollen, müssen Sie die Option Systemaudio einschließen auswählen.

Screenshot: Online-Meetings mit Microsoft Teams: Schritt 3.2