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ServiceFunktionsaccount

Nutzerübergreifende, projektbezogene und zeitlich begrenzte Kennung der Universität für Studierende, Beschäftigte und Universitätsangehörige.

Der Funktionsaccount ist wie die Projektnummer für zeitlich begrenzte Tätigkeiten z.B. im Rahmen von Projekten vorgesehen, und gilt für universitätsinterne Nutzer:innen.  
Funktionsaccounts ermöglichen nutzerübergreifende Zugriffe für bis zu vier Personen, zum Beispiel für administrative Aufgaben (Sekretariate, Geschäftsstellen, Direktorien, Fachschaften). Funktionsaccounts müssen grundsätzlich beantragt werden. Die Kennung ist eine individuelle, dreistellige Kombination aus Buchstaben und Zahlen, wie z.B. „ab1“ oder „a12“. 
 
Mit dem Funktionsaccount erhalten Sie außerdem automatisch eine universitäre E-Mail-Adresse. Der Funktionsaccount bietet Zugang zum internen Netz der Universität Heidelberg und einigen ausgewählten, vom URZ bereitgestellten Diensten. Er ermöglicht die Mitarbeit in unterschiedlichen Einrichtungen der Universität. 

Zielgruppe

  • Studierende 
  • Beschäftigte  
  • Mitglieder und Angehörige der Universität

Nutzen

Ein Funktionsaccount ist nicht personen-, sondern funktionsgebunden und ermöglicht es bis zu vier Personen, gemeinsam eine Kennung zu nutzen. Nutzerübergreifende Zugriffe sind zum Beispiel für administrative Aufgaben (Sekretariate, Geschäftsstellen, Direktorien, Fachschaften) sinnvoll.   

Die Vergabe von Funktionsaccounts zur uniinternen Kooperation dient zeitlich begrenzten oder projektbezogenen Tätigkeiten, für die universitäre Dienste und Services genutzt werden müssen. 

Für eine genaue Auflistung der nutzbaren Dienste (diese können abhängig von der Einrichtung sein, an welcher Sie tätig sind) wenden Sie sich bitte an den IT-Service. 

Nutzung vieler Services, z.B.: 

  • LAN-Nutzung 
  • VPN 
  • Anmeldung an öffentlichen PC-Pools 
  • Anmeldung an den Druckern der Firma Ricoh auf dem gesamten Campus für das Scannen, Kopieren und Drucken von Dokumenten  
  • Kommunikation mit anderen ohne Angabe einer privaten E-Mail-Adresse über das verlinkte Standard-E-Mail-Konto SOGo mit der E-Mail-Adresse: funktionsaccount[at]uni-heidelberg.de. 
  • Beantragung eines E-Mail-Kontos über Exchange bei Beantragung der Projektnummer. 

Zugang und Voraussetzungen

Der Funktionsaccount gilt entweder für die Dauer eines Projektes oder höchstens bis zum 30.11. eines Kalenderjahres, es sei denn, im Antrag ist ein anderer Zeitraum definiert. Bei Fragen zum Antrag und zur Verlängerung eines Funktionsaccounts wenden Sie sich bitte an Ihre:n IT-Beauftragte:n. 

Antrag stellen 

Einen Funktionsaccount erhalten Sie nur auf Antrag, die Vergabe erfolgt grundsätzlich nicht automatisiert. Stellen Sie bitte gemeinsam mit Ihrem oder Ihrer IT-Beauftragten einen Antrag für ein Funktionsaccount und kreuzen Sie bitte „Neueinrichtung/Neuzugang“ an. 

  • Funktionsaccount (intern): Einen Funktionsaccount dürfen bis zu vier Nutzer:innen gleichzeitig verwenden. Diese Nutzer:innen müssen bei Antragsstellung genannt werden 

Sollten Sie ein E-Mail-Konto über Exchange benötigen, dann kreuzen Sie dies bitte an. Den ausgefüllten und unterschriebenen Antrag schicken Sie bitte an die auf dem Antrag angegebene E-Mail-Adresse und Adresse.  

Nach Eintreffen des Antragsformulars wird der Funktionsaccount angelegt und Ihr:e IT-Beauftrate:r wird (über den SharePoint -Bereich für IT-Beauftragte) informiert und erhält den Aktivierungscode. Bitte wenden Sie sich an Ihre:n IT-Beauftragte:n, um den Aktivierungscode zu erhalten. 

Aktivierung 

Die Aktivierung können Sie über das nebenstehende Webformular vornehmen, in das Sie den Funktionsaccount und den Aktivierungscode eintragen. Mit der Aktivierung erkennen Sie die Benutzerordnungen der Dienste des Universitätsrechenzentrums an. 

Passwort setzen bzw. ändern 

Über das verlinkte Formular können Sie das Passwort selbsttätig ändern, sofern Sie im universitären Netzwerk eingeloggt sind. Eine regelmäßige Passwortänderung wird aus Sicherheitsgründen empfohlen.  

Wenn Sie Ihr Passwort nicht mehr kennen, wenden Sie sich bitte an Ihre:n IT-Beauftragte:n. Da Funktionsaccounts übertragbar sind, können diese Passwörter nur von den IT-Beauftragten der Einrichtung zurückgesetzt werden. Die IT-Beauftragten können die Rücksetzung des Passworts telefonisch oder per E-Mail beim IT-Service anfragen. 

Änderungen oder Verlängerung des Funktionsaccounts 

Änderungen oder eine Verlängerung können über dieselben Anträge oder von den IT-Beauftragten im Nutzerportal vorgenommen werden. Im Falle einer Änderung setzen Sie bitte ein Kreuz bei „Änderung“.  
Da der Funktionsaccount nur zeitlich begrenzt gültig ist, muss rechtzeitig vor Ablauf ein erneuter Antrag zur Verlängerung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass der Funktionsaccount längstens bis zum 30.11. eines Kalenderjahres gilt.  Setzen Sie für die Verlängerung bitte ein Kreuz bei „Verlängerung“ oder wenden Sie sich rechtzeitig an Ihre:n IT-Beauftragte:n.

Häufig gestellte Fragen

Tabelle

Wer bekommt einen Funktionsaccount? 

 

Die Ausstellung ist für zeitlich begrenzte Tätigkeiten oder Projekte der Universität Heidelberg und deren beteiligte, uniinterne Mitarbeiter:innen möglich. Die Vergabe ist personenunabhängig und projektgebunden: Projekttitel und Projekt- bzw Tätigkeitsbeschreibung sowie die Namen der bis zu vier möglichen Nutzer:innen müssen bei der Beantragung angegeben werden. 

Dürfen andere den Funktionsaccount mitnutzen? 

Ja, ein Funktionsaccount kann von bis zu vier Personen gleichzeitig benutzt werden. So können zum Beispiel Funktions-E-Mail-Adressen für Sekretariate, Direktorien, Fachschaften bereitgestellt werden. Bitte beachten Sie, dass der bzw. die Antragsteller:in und der bzw. die IT-Beauftragte dafür Sorge tragen müssen, dass der Zugang eingeschränkt wird, sobald ein:e Nutzer:in nicht mehr zu den Zugriffsberechtigten gehört. 

Wie kann ich die mit dem Funktionsaccount verknüpfte E-Mail-Adresse nutzen und anpassen? 

 

  • Die Mails für Ihre E-Mail Adresse funktionsaccount[at]uni-heidelberg.de können Sie auf unserem Webmailportal SOGo abrufen: https://sogo01.urz.uni-heidelberg.de/SOGo/ 

  • Wenn Sie einen namensbasierten Alias für den Funktionsaccount anlegen lassen möchten, wenden Sie sich bitte direkt an den IT-Service oder geben Sie dies bitte bei Beantragung an. Kontaktformular IT-Service:  https://it-service.uni-heidelberg.de/ 

  • Wenn Sie ein Exchange-Postfach für den Funktionsaccount beantragt haben, können Sie die E-Mails über die Exchange Weboberfläche abrufen: https://exchange.uni-heidelberg.de 

Dürfen andere den Funktionsaccount mitnutzen? 

Ja, ein Funktionsaccount kann von bis zu vier Personen gleichzeitig benutzt werden. So können zum Beispiel Funktions-E-Mail-Adressen für Sekretariate, Direktorien, Fachschaften und ähnliches mehreren Nutzer:innen bereitgestellt werden. Bitte beachten Sie, dass der bzw. die Antragsteller:in und der bzw. die IT-Beauftragte dafür Sorge tragen müssen, dass der Zugang eingeschränkt wird, sobald ein:e Nutzer:in nicht mehr zu den Zugriffsberechtigten gehört.