20. Juni 2023 - DruckenScan to heiBOX: Neue Funktion für Beschäftigte
Ab sofort können Beschäftigte auf den Multifunktionsgeräten ihrer Einrichtungen (Verwaltungs- bzw. Stockwerksdruckern) den Dienst Scan2heiBOX nutzen.
Zusätzlich zu der Funktion Scan to E-Mail gibt es ab jetzt die Möglichkeit, Scans als PDF oder auch als Bildformat direkt in die heiBOX ablegen zu lassen. Nach der Anmeldung am Gerät können die neuen Scanfunktionen einfach auf dem Display ausgewählt werden. Um auf die eingescannten Dokumente in der heiBOX zuzugreifen, können Nutzer:innen sich in der heiBOX mit der beim Scannen verwendeten Uni-ID anmelden. In der heiBOX-Übersicht „Meine Bibliotheken“ wird nach jedem Scanvorgang eine nach dem Schema „Scan2heiBOX_Uni-ID_Datum“ benannte Datei abgelegt.
Scannen ohne Umweg & weniger E-Mail Speicherplatz
Das Praktische daran: Der Umweg über das E-Mail-Postfach, in dem der Scan Speicherplatz benötigt, wird vermieden und die Ablage erfolgt direkt in Ihrer Bibliothek, von wo aus Sie die Dateien einfach bei Bedarf verschieben, freigeben oder auch anderweitig abspeichern bzw. verwalten können.
Scan2heiBOX Im Überblick:
- der Besitz der Bibliothek wird nach dem erfolgreichen Upload aller Scans auf den heiBOX-Account übertragen
- Wahlweise Scan als PDF-Format oder Bilddatei (JPEG o.ä.)
- Für jeden Scanvorgang wird eine eigene Bibliothek angelegt
- Gute Auffindbarkeit, da Dateien nach folgendem Schema angelegt werden: Scan2heiBOX_Uni-ID_Jahr_Monat_Tag_Stunde-Minute
- Nutzer:innen können ihre Scandaten selbstständig verwalten (aufbewahren, löschen, verschieben, umbenennen, freigeben usw.)
- Hohe Sicherheit & Datenschutz: Selbst bei Kompromittierung des heiBOX-Accounts oder des Ricoh Servers kann nicht auf historische Scans in heiBOX zugegriffen werden
Anleitungen finden Sie in unserm Service-Katalog.
Sie nutzen heiBOX noch nicht? Einfach mit Uni-ID anmelden und loslegen
30 GB kostenfreier Speicherplatz für Beschäftigte und Doktorand:innen sollten Sie sich nicht entgehen lassen. Der Dienst heiBOX ist ein sicherer, kostenfrei nutzbarer und vom Rechenzentrum lokal in der heiCLOUD gehosteter Sync-und-Share-Dienst für alle Mitarbeiter:innen, Lehrbeauftragte, Doktorand:inn:en und Studierende, sowie Externe (via Gast-Accounts nach Einladung). Kernfunktionen sind das Speichern, Synchronisieren, Teilen, Veröffentlichen und gemeinsame Bearbeiten von Dateien.