Listen und Verteiler

E-Mail-Listen ermöglichen es Ihnen, eine große Zahl an Empfängerinnen und Empfängern zu erreichen. Somit ist die Zustellung von E-Mails an Tausende von Teilnehmern über eine eigene E-Mail-Adresse einfach und schnell realisierbar. Zur technischen Bereitstellung von E-Mail-Listen für die Universität Heidelberg setzt das URZ die Software Listserv ein.

Nutzer/innen der Universität Heidelberg können die Einrichtung neuer Listen beantragen. Die Beantragung der Listen erfolgt über ein Web-Formular. Die Verwaltung der E-Mail-Liste kann der / die Antragsteller/in bzw. „List-Owner“ über ein Web-Interface erledigen. Bei der Antragstellung legen Sie den Namen, eine Beschreibung und den List-Owner der E-Mail-Liste fest und können nach Freischaltung die Liste eigenständig verwalten.

Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation.

Wenn Sie die E-Mail-Listen nutzen, haben Sie folgende Vorteile:

  • Die Listen funktionieren systemunabhängig. Dies gilt für alle Betriebssysteme und Mailprogramme.
  • Es gibt eine Mailadresse, mit der die Liste adressiert werden kann:
    • als Verteilerliste, mit der Sie an viele Empfänger/innen schreiben (Newsletter)
    • als geschlossene Liste, in der nur die Teilnehmer/innen diskutieren können
    • als offene oder moderierte Liste, an die jeder schreiben kann.
  • Neue Teilnehmer/innen können sich entweder selbst eintragen, auf Antrag aufgenommen werden oder von Ihnen ausschließlich selbst eingetragen werden.
  • Bounces (durch Abwesenheitsnachrichten oder fehlerhafte E-Mail-Adressen) werden automatisch korrekt verarbeitet. Daher bekommt der Absender keine 200 „Ich bin im Urlaub“-Antworten mehr.
  • Es wird ein Archiv über die versandten Nachrichten angelegt.

Häufig gestellte Fragen

Wir raten dringend davon ab, über E-Mail-Listen und -Verteiler Dateianhänge zu verschicken. Zum effizienten Dateiversand via E-Mail erhalten Sie Tipps auf der Seite Dateitransfer über das Internet | Alternativen zu E-Mail-Dateianlagen.

Sollte ein Versand von Dateianhängen über einen Verteiler dennoch nötig sein, beachten Sie bitte:

Die Gesamtgröße einer an den Verteiler geschickten E-Mail darf 10 MB nicht übersteigen. Die Größe einer E-Mail wird dabei nicht nur vom Dateianhang bestimmt, auch (HTML-)Mailtext, evtl. Logos, digitale Signatur, usw., nehmen etwas Platz ein.

Beim Erstellen einer neuen Liste wird automatisch eine DSGVO-konforme "Unsubscribe"-Option aktiviert, mit der sich die Listenmitglieder selbst aus der Liste austragen können.

Hierdurch wird jeder über den Verteiler versandten E-Mail ein "Unsubscribe"-Link hinzugefügt. Da hierbei die E-Mail inhaltlich verändert wird, erscheint die digitale Signatur als ungültig.

Nein, dies ist technisch nicht möglich.

Weiterführende Links

Listserv - Das Listserv-Portal zur Verwaltung von E-Mail-Listen.

Antrag auf Einrichtung einer neuen E-Mail-Liste

Listserv-Dokumentation