E-Mail über Exchange

Alle Mitarbeiter/innen der Universität Heidelberg können auf Wunsch einen E-Mail-Account auf dem Exchange-Server als Alternative zum standardmäßig eingerichteten Mailaccount erhalten. Die Verwendung eines Exchange-Kontos kann etwa dann sinnvoll sein, wenn Sie den vollen Funktionsumfang von Microsoft Outlook (E-Mail, Kalender, Kontakte oder Aufgaben) ausnutzen möchten. Außerdem bietet Exchange eine auf Outlook basierende Weboberfläche, auf die weltweit über alle gängigen Browser zugegriffen werden kann.

 

Ein Wechsel auf Exchange ist nur für Mitarbeiter/innen der Universität Heidelberg möglich. Der IT-Beauftragte Ihres Instituts kann für Sie die Einrichtung eines Exchange-Accounts unter Nennung Ihrer Uni-ID bzw. Benutzerkennung beantragen. Ihre E-Mail-Adresse ändert sich durch diesen Prozess nicht, nur für die standardmäßig eingerichtete Basis-E-Mail-Adresse <uni-id>@uni-heidelberg.de bzw. <projektnummer>@uni-heidelberg.de müssen Sie eine Weiterleitung an Ihr Exchange-Postfach über die SOGo-Weboberfläche einrichten (Nach dem Login auf "Einstellungen" und dann auf "Weiterleitung" klicken).

Die Verwendung Ihres Accounts über einen Browser ist mit Outlook Web Access (OWA) möglich, einer webbasierten Variante von Microsoft Outlook. Outlook Web Access können Sie über die Adresse https://exchange.uni-heidelberg.de/owa aufrufen. Melden Sie sich dort mit „Domäne\Benutzerkennung“ (z.B. ad\xy9) und Ihrem üblichen Passwort an.

Standardmäßig beträgt der Speicherplatz (Quota) je Postfach 10GB. Eine Erhöhung auf 20GB kann vom IT-Beauftragten Ihres Instituts über den IT-Service beantragt werden.

Es erfolgt ein tägliches Backup Ihres Postfachs. Auf dieses kann bis zu 7 Tage zugegriffen werden. Durch wöchentliche und monatliche Backups kann der Stand eines Postfachs wochen- bzw. monatsgenau bis zu einem Jahr rückwirkend wiederhergestellt werden.

Exchange bietet außerdem die Möglichkeit, aus Versehen gelöschte Mails bis zu 14 Tage selbst wiederherzustellen. Dafür wählen Sie in Outlook den Reiter „Ordner“ und dann „Gelöschte Elemente wiederherstellen“. In Outlook Web Access wählen Sie den Ordner „Gelöschte Elemente“ mit einem Rechtsklick und dann „Gelöschte Elemente wiederherstellen“.

Exchange bietet die meisten gängigen Standards zum Zugriff auf Mail, Kalender, Kontakte oder Aufgaben an, die auch von aktuellen Mailclients unterstützt werden. Dazu zählen Mapi, ActiveSync, EWS, IMAP(S), HTTPS.

Verwendung mit Microsoft Outlook

Da Microsoft Outlook grundlegend für die Verwendung mit einem Exchange-Konto konzipiert wurde, ist die Einrichtung des Kontos hier denkbar einfach: Geben Sie im Dialogfeld zur Kontoeinrichtung Ihren Namen, die Ihrem Exchange-Konto zugeordnete E-Mail-Adresse (z.B. max.mustermann@uni-heidelberg.de) und das Passwort ein. Über die sogenannte Autodiscover-Funktion findet Outlook den universitären Exchange-Server selbsttätig und richtet das Konto automatisch ein. Ist Ihr Computer nicht in der Domäne (also etwa wenn Sie die Einrichtung von zuhause durchführen), müssen Sie noch Ihre Anmeldeinformationen ergänzen. Wählen Sie dafür bitte im sich öffnende Fenster „Weitere Optionen“ und geben „ad\<Ihre Uni-ID>“ mit dem zugehörigen Passwort ein.

Verwendung mit Mozilla Thunderbird

Für die Einrichtung des Accounts in Thunderbird nutzen Sie bitte diese Anleitung. Bitte beachten Sie, dass Thunderbird nicht den vollen Funktionsumfang des Exchange-Accounts unterstützt. So ist etwa das Versenden und Empfangen von Terminen nur über den Einsatz von Drittanbieter-Plugins möglich. Aufgrund der Vielzahl an Plugins und der ständigen Änderungen an diesen, bitten wir um Verständnis, dass wir hierfür keinen Support anbieten können.

Verwendung mit Apple Mail

Für die Einrichtung des Accounts in Apple Mail nutzen Sie bitte diese Anleitung.

Verwendung in einem anderen Mailclient

Abhängig vom Mailclient kann es genügen, bei der Kontoeinrichtung Ihre E-Mail-Adresse bzw. Domäne und Benutzerkennung (wie „ad\xy123“) und Ihr Passwort einzugeben. Sollte dies nicht der Fall sein, nutzen Sie die in dieser Übersicht hinterlegten Serverinformationen zur manuellen Einrichtung des Accounts.

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich an unseren IT-Service.

Bei den gängigen Betriebssytemen Android und iOS lässt sich der Exchange-Account sehr einfach einrichten.

Verwendung unter Android

Für die Einrichtung des Accounts unter Android nutzen Sie bitte diese Anleitung.

Verwendung unter iOS

Für die Einrichtung des Accounts unter iOS nutzen Sie bitte diese Anleitung.

Sollten Sie Hilfe bei der Einrichtung des Accounts in einem anderen mobilen Betriebssystem benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren IT-Service.

 

Die von Microsoft für Android und iOS angebotene Outlook-App speichert Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort auf externen Servern, etwa bei Microsoft, die sich unserem Zugriff entziehen. Der Schutz Ihrer Daten und die Sicherheit des Passworts können so nicht garantiert werden. Eine Nutzung der App ist daher für universitäre Dienste untersagt und der Zugang der App zu den universitären Exchange-Servern wurde blockiert.

Funktions-E-Mail-Adressen können über Ihren IT-Beauftragten beim URZ beantragt werden. Dabei ist zu beachten, dass für die Adressen eine eigene Projektkennung benötigt wird. An eine Kennung kann immer nur ein Postfach gebunden werden.

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