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AnleitungheiCHAT: Einstieg und grundlegende Funktionen (Desktop)

Diese Anleitung bezieht sich auf die Nutzung des Dienstes heiCHAT auf Desktop-Rechnern. heiCHAT ist der Instant Messaging/Sofortnachrichten-Dienst der Universität Heidelberg. Weitere Informationen zu dem Dienst finden Sie im Service-Katalog.

Inhaltsverzeichnis

Einrichtung

Verschlüsselung einrichten

Chat erstellen

Raum erstellen

Raum beitreten

Raum-Rollen und -Berechtigungen

Raum-Chatverlauf

Sprachanruf starten

Videoanruf starten

Sitzung verifizieren

Verschlüsselung eines Raumes aktivieren

Einrichtung

1. Bitte beziehen und installieren Sie die Chat-Clientsoftware Element passend zu Ihrer Plattform: https://element.io

(Alternativ kann heiCHAT übrigens auch direkt im Webbrowser verwendet werden: https://heichat.uni-heidelberg.de)

2. Starten Sie die Applikation Element.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Anmelden".

Screenshot: heiCHAT (Desktop): Schritt 1-3

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ändern".

Screenshot: heiCHAT (Desktop): Schritt 4

5. Geben Sie in dem Textfeld „Heimserver-Adresse“ den Link

https://matrix-im.uni-heidelberg.de

an und klicken Sie auf die Schaltfläche „Nächstes“.

Screenshot: heiCHAT (Desktop): Schritt 5

6. Wählen Sie in dem Dropdown-Menü „Anmelden mit“ die Option „Benutzername“ aus. Danach tragen Sie Ihre Uni-ID in das Textfeld „Benutzername“ und Ihr dazugehöriges Passwort in das Textfeld „Passwort“ ein. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Anmelden".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 6

Verschlüsselung einrichten

heiCHAT verschlüsselt Nachrichten und Räume standardmäßig. Um diese Verschlüsselung zu nutzen, müssen Sie bei der ersten Anmeldung eine Passphrase definieren und einen Wiederherstellungsschlüssel anlegen. Mit Hilfe des Wiederherstellungsschlüssels können Sie Ihre verschlüsselten Nachrichten und Räume wieder lesbar machen. Die Passphrase sichert den Wiederherstellungsschlüssel auf dem Server, so dass Sie bei Ihren Clients nur noch die Passphrase eingeben müssen und nicht mehr den ganzen, schwer zu merkenden Wiederherstellungsschlüssel.

1. Wählen Sie direkt nach der Anmeldung „Security Phrase“ ("Wiederherstellungspassphrase") um eine Passphrase zu definieren und klicken Sie auf "Fortfahren".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 7

2. Definieren Sie eine Passphrase und klicken Sie anschließend auf "Fortfahren".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 8

3. Wiederholen Sie Ihre Passphrase und klicken Sie erneut auf "Fortfahren".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 9

4. Ihr Wiederherstellungsschlüssel wird nun generiert und mit der vorher eingegebenen Passphrase geschützt auf dem Server gespeichert. Verwahren Sie den Wiederherstellungsschlüssel bitte an einem sicheren Ort wie z.B. in einem Passwortmanager. Alternativ können Sie mit „Herunterladen“ den Wiederherstellungsschlüssel auch als Textdatei speichern.

Wichtiger Hinweis: Bewahren Sie den Wiederherstellungsschlüssel bitte gut auf! Ohne ihn bzw. ohne Ihre Passphrase kann auf Ihre verschlüsselten Nachrichten und Chats niemand mehr zugreifen!

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 9

Chat erstellen

1. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche neben der Anzeige "Direkte Nachrichten".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 2.1

2. Es erscheint ein Pop-up. Geben Sie nun den Namen oder die Uni-ID des:der gewünschten Gesprächspartner:in in das Textfeld ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche "Los".

3. Ihr:e Gesprächspartner:in wurde nun zu einem Chat eingeladen und muss diese Einladung annehmen.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 2.2/2.3

Raum erstellen

1. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche neben der Anzeige "Räume".

Screenshot: heiCHAT (Anleitung) Schritt 3.1

2. Es erscheint ein Pop-up. Geben Sie den Namen des zu erstellenden Raums in dem Textfeld „Name“ ein. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche "Raum erstellen". Nun ist der Raum erstellt.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 3.2

3. Um Mitglieder zu diesem Raum hinzuzufügen, klicken Sie auf das Personen-Icon in der oberen rechten Ecke.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 3.3

4. Nun erscheint eine Schaltleiste, in der die aktuellen Mitglieder aufgelistet sind. Darüber finden Sie die Schaltfläche "In diesen Raum einladen". Klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 3.4

5. Geben Sie nun den Namen oder die Uni-ID des:der gewünschten Gesprächspartner:in in das Textfeld ein. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche "Einladen". Ihr:e Gesprächspartner:in wurde dadurch in den Raum eingeladen und muss diese Einladung annehmen.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 3.5

Raum betreten

1. Nachdem Sie in einen Raum eingeladen wurden, wird Ihnen die Einladung in dem linken Side-Panel angezeigt. Klicken Sie nun auf die Einladung.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 4.1

2. Um dem Raum beizutreten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Akzeptieren". Sie sind dem Raum nun beigetreten.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 4.2

Raum-Rollen und -Berechtigungen

1. Standardmäßig darf jedes Mitglied eines Raumes Nachrichten senden und weitere Mitglieder zu einem Raum hinzufügen. Bei Bedarf können diese und andere Berechtigungen für den Raum geändert werden. Klicken Sie auf den Raum und anschließend auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um in die Einstellungen des Raumes zu kommen.

2. Klicken Sie nun in dem Einstellungsfenster auf den Menüpunkt "Rollen & Berechtigungen".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 5.1/5.2

3. Hier können Sie nun fein granular Rollen und Berechtigungen für Ihren Raum konfigurieren.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 5.3

Raum-Chatverlauf

1. Standardmäßig darf jedes neu beitretende Mitglied eines Raumes den gesamten vorherigen Chatverlauf sehen. Bei Bedarf kann dies geändert werden. Klicken Sie auf den Raum und anschließend auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um in die Einstellungen des Raumes zu kommen.

2. Klicken Sie nun in dem Einstellungsfenster auf den Menüpunkt "Sicherheit & Datenschutz".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 6.1 / 6.2

3. Wählen Sie unter „Wer kann den bisherigen Chatverlauf lesen?“ die gewünschte Einstellung aus.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 6.3

Sprachanruf starten

Um einen Sprachanruf zu starten, klicken Sie in dem gewünschten Chat oder Raum auf die Schaltfläche mit dem "Telefon-Symbol".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 7

Videoanruf starten

Um einen Videoanruf zu starten, klicken Sie in dem gewünschten Chat oder Raum auf die Schaltfläche mit dem "Kamera-Symbol".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 8

Sitzungen verifizieren

Bei der Anmeldung mit einem neuen Client werden Sie evtl. dazu aufgefordert, Ihre Sitzung zu verifizieren. Damit soll zum einen sicher gestellt werden, dass Ihre Gesprächspartner:innen wissen, dass sie wirklich mit Ihnen chatten und sich niemand Fremdes dazwischengeschaltet hat. Zum anderen erlangen Sie so Zugriff auf Ihre verschlüsselten Nachrichten und Räume ohne Ihren Sicherheitsschlüssel erneut eingeben zu müssen.

1. Klicken Sie auf “Verwende einen Wiederherstellungsschlüssel oder deine Passphrase.”

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 9.1

2. Geben Sie Ihre Passphrase oder alternativ Ihren Wiederherstellungsschlüssel ein.

3. Klicken Sie auf "Fortfahren".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 9.2 / 9.3

4. Ihre Sitzung ist nun verifiziert.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 9.4

Verschlüsselung eines Raumes aktivieren

1. Damit Sie in Räumen verschlüsselt chatten können, muss die Verschlüsselung eines Raumes im Regelfall erst aktiviert werden. Haben Sie die Verschlüsselung einmal aktiviert, lässt Sie sich nicht wieder deaktivieren. Um die Verschlüsselung zu aktivieren, klicken Sie auf den Raum, den Sie verschlüsseln möchten und anschließend auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um in die Einstellungen des Raumes zu kommen.

2. Klicken Sie nun in dem Einstellungsfenster auf den Menüpunkt "Sicherheit & Datenschutz".

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 10.1 / 10.2

3. Aktivieren Sie nun die Schaltfläche "Verschlüsselt".

4. Nun sind alle Nachrichten innerhalb diese Raumes verschlüsselt. Sollte ein Gerät innerhalb des Chatraumes nicht verifiziert sein, kann dieses Gerät die Nachrichten nicht mitlesen.

Screenshot: heiCHAT (Desktop) Schritt 10.3 / 10.4