ServiceCheck-in – Digital Contact Data Collection

Check-in is the university's digital contact data collection solution. Due to coronavirus regulations, the university is required to collect the following information from all visitors, users and participants of on-site events: 

  • First and last name
  • Address
  • Telephone number
  • Date and time of attendance (automatically recorded from the system’s date/time)

Check-in facilitates electronic data collection by allowing participants or visitors to scan QR codes with their smartphones at the entrance of a room or at their seat and enter their data directly into the system by filling out input fields on an automatically-opening registration page.

Target Group

  • Staff members
  • Students
  • Teachers
  • External event participants 

Use

  • Simple and fast digital data collection of all attendees at university events helps reduce the workload of those responsible for the event and its organizers.
  • Check-in replaces paper data collection and accelerates the process of data collection, storage and transmission.
  • Centralized organization and coordination of information requests from the public health department

Access and Requirements

In order to complete a scan, you will need to bring a mobile device with a scan function, such as a standard smartphone with a camera. Many Android and iOS devices can recognize QR codes with their camera app. Otherwise, you will need a dedicated QR-code-scanning app, which can be downloaded from your operating system’s app store. As long as the hygiene rules are observed, a third-party device can also be used for the scan, or you can request a person you trust to enter your contact data on your behalf. Every person who enters a room equipped with electronic data collection is required to provide their contact information.

If you do not have a mobile device on hand,  it is also possible to register via another device with internet access (PC, laptop, tablet) by clicking a link. This registration should be submitted during the event or while you are present in the room. The following link can be used as an alternative to the QR code:

https://check-in.uni-heidelberg.de/erfassung/####.##.###

The pound signs (#) are to be replaced by the room number specified under the QR code. (Example: https://check-in.uni-heidelberg.de/erfassung/2050.01.101).

Many rooms have already been assigned a QR code, which can be found at the entrance. In centrally-organized rooms with fixed seating, data collection can be implemented by scanning the seat-specific QR codes attached to each seat. For lectures, seminars, etc. occurring regularly throughout the semester, data collection is required for each and every course and meeting.

Technical Information

The service Check-in is managed by the software Pretix.

 

Frequently Asked Questions

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FrageAntwort
FrageAntwort

Wie kann ich einen QR-Code für einen Raum beantragen?

Wenn Sie QR-Codes für weitere Räumlichkeiten benötigen, senden Sie bitte eine Mail mit Ihrer Anfrage für die Erstellung eines QR-Codes mit den Informationen zu Ihrem Raum (Gebäudenummer, Stockwerk, Raumnummer) an

check-in@urz.uni-heidelberg.de

Ein Link zum Download der QR-Codes wird Ihnen dann per E-Mail zugesandt.

Muss ich mich nach Registrierung am Ende einer Veranstaltung abmelden oder ausloggen?

Nein, nach der Eingabe der Daten ist ein Ausloggen oder Abmelden im System nach der Veranstaltung nicht notwendig.

Ist eine Registrierung ohne Smartphone möglich?

Sollten Sie kein mobiles Endgerät zur Hand haben, können Sie andere Personen oder Teilnehmende (z.B. Lehrende, Beschäftigte, andere Studierende) bitten, die Daten über deren Geräte für Sie zu erfassen – natürlich unter der Voraussetzung, dass Sie Ihre Daten an diese Person weitergeben möchten.

Alternativ ist auch eine Anmeldung über ein anderes internetfähiges Endgerät (PC, Laptop, Tablet) durch Eingabe eines Links möglich. Diese Anmeldung soll während der Veranstaltung oder Anwesenheit im Raum erfolgen. Der folgende Link kann als Alternative zum QR-Code verwendet werden:

https://check-in.uni-heidelberg.de/erfassung/####.##.###

Dabei werden die Rauten (#) durch die unter dem QR-Code angegebene Zimmernummer ersetzt (Beispiel: https://check-in.uni-heidelberg.de/erfassung/2050.01.101).

Welche Daten werden abgefragt?

  • Vor- und Nachname
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • Datum und Zeitraum der Anwesenheit (automatisch erfasst aus Systemdatum-/zeit)

Besteht eine Verpflichtung zur Angabe von Kontaktdaten?

Ja, die Mitwirkung bei der Erfassung ist für alle in den Räumen anwesenden Personen verpflichtend. Grundlage dafür sind die Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg und die Corona-Verordnung Studienbetrieb und Kunst. Die Universität ist dazu verpflichtet, von allen Personen die Kontaktdaten zu erheben und zu speichern, die an Veranstaltungen, Angeboten und Aktivitäten der Universität vor Ort teilnehmen. Verweigern Personen die Erhebung ihrer Kontaktdaten, sind diese von der Nutzung der Einrichtung oder der Teilnahme an der Veranstaltung auszuschließen.

Die Datenerhebungen dienen allein der Nachverfolgung möglicher Infektionsketten. Werden von Seiten des Gesundheitsamtes Informationen zur Nachverfolgung von Infektionen angefordert, so koordiniert die Universität von zentraler Seite eine Zusammenstellung der erforderlichen Kontaktdaten und somit auch das Auslesen der elektronischen Datenerhebung. Die Übermittlung der Daten an das Gesundheitsamt muss binnen 24 Stunden nach Anforderung erfolgen.

Wo und wie lange werden die Daten gespeichert?

Die erhobenen Daten werden 28 Tage lang aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Die Universität verwendet für den Dienst Check-in eine eigene Installation von Pretix in der heiCLOUD, wo auch die Daten gespeichert werden - alle Daten liegen also auf universitätseigenen Servern im Rechenzentrum. Die Datenschutzerklärung für die elektronische Kontaktdatenerfassung steht online über die Erfassungsoberfläche von Check-in zur Verfügung.

Wie oft müssen Kontaktdaten angegeben werden?

Kontaktdaten sind bei Eintritt in jedem Raum bzw. jedem Sitzplatz, der mit einem QR-Code versehen ist, neu anzugeben. Bei Lehrveranstaltungsreihen ist eine Datenerhebung bei jeder einzelnen Veranstaltung und jedem Termin erforderlich.

Ich habe Rückfragen technischer Art. An wen kann ich mich melden?

Bitte senden Sie eine E-Mail an:

check-in@urz.uni-heidelberg.de