Email lists

By using email lists, you can reach a large number of recipients and can easily and quickly send emails to thousands of users via your own email address. For providing an email list service for Heidelberg University, the URZ uses the software Listserv.

University users can request new email lists using a web form and can then use the Listserv web interface to manage this list. When requesting a list, you need to provide a description and determine the name as well as the owner of the email list.

For more information, please refer to our Listserv documentation.

Using email lists provides the following advantages:

  • The list does not need a specific operating system or mail client to work
  • With just one email address you can reach all list members. Your list can be:
    • a distribution list comprising a large number of addresses (newsletter)
    • a closed list comprising only members who want to debate with each other
    • an open list or list led by a moderator which everybody is allowed to sent mails to
  • New members can either register by themselves, or need to be accepted by prior application
  • Bounces (caused by out-of-office messages or incorrect email addresses) are automatically and properly processed. This means that the sender will no longer accidentally receive hundreds of “Out of office” replies
  • Sent messages are archived and can be re-read via the web interface

Häufig gestellte Fragen

Wir raten dringend davon ab, über E-Mail-Listen und -Verteiler Dateianhänge zu verschicken. Zum effizienten Dateiversand via E-Mail erhalten Sie Tipps auf der Seite Dateitransfer über das Internet | Alternativen zu E-Mail-Dateianlagen.

Sollte ein Versand von Dateianhängen über einen Verteiler dennoch nötig sein, beachten Sie bitte:

Die Gesamtgröße einer an den Verteiler geschickten E-Mail darf 10 MB nicht übersteigen. Die Größe einer E-Mail wird dabei nicht nur vom Dateianhang bestimmt, auch (HTML-)Mailtext, evtl. Logos, digitale Signatur, usw., nehmen etwas Platz ein.

Beim Erstellen einer neuen Liste wird automatisch eine DSGVO-konforme "Unsubscribe"-Option aktiviert, mit der sich die Listenmitglieder selbst aus der Liste austragen können.

Hierdurch wird jeder über den Verteiler versandten E-Mail ein "Unsubscribe"-Link hinzugefügt. Da hierbei die E-Mail inhaltlich verändert wird, erscheint die digitale Signatur als ungültig.

Nein, dies ist technisch nicht möglich.

Additional Links

Listserv - The Listserv web interface, used to manage email lists.

Request the creation of a new list

Listserv documentation