AnleitungheiBOX: Gastnutzer:innen

Diese Anleitung schließt an die Einführung zu heiBOX an. Im Folgenden erfahren Sie alles über die Nutzung von heiBOX als Gast, wie Sie einen Gast-Account erstellen und Gäste einladen. Hier eine inhaltliche Übersicht:

  • Allgemeine Informationen
  • Regelungen für Gastnutzer
  • Gäste einladen und Gastaccount löschen
  • Erstellung eines eigenen Gast-Accounts

Allgemeine Informationen

Grundsätzlich haben alle Beschäftigten, Doktorand:innen, sowie Studierende der Universität Zugang zu heiBOX. Die Accounts werden aber erst bei der erstmaligen Anmeldung erstellt.

Beschäftigten, Doktorand:innen oder Studierende der Universität, die sich also noch nie an heiBOX angemeldet haben, existieren daher (noch) nicht im System. Bitte erstellen Sie für diese Nutzer:innen keine Gastaccounts bzw. senden Sie diesen Nutzer:innen keine Gasteinladung, sondern teilen Sie diesen einfach mit, dass sich diese erstmalig an heiBOX anmelden müssen. Nach der Anmeldung können Sie diese Nutzer:innen dann wie gewohnt in Gruppen einladen oder Freigaben erteilen.

Bitte beachten Sie hierzu auch die allgemeinen Hinweise zum Teilen und Einladen, insbesondere sollte die Einladung bzw. Freigabe immer über die Uni-ID erfolgen, d.h. mittels Einladung an Uni-ID[at]uni-heidelberg.de.

Regelungen für Gastnutzer:innen

Gäste können von Beschäftigten, Doktorand:innen und Lehrbeauftragten eingeladen werden.

Gastnutzer:innen können keine eigenen Bibliotheken oder Dateien erstellen. Bibliotheken können aber auch an Gäste mit Lese- und Schreibrechte geteilt werden. Damit ist es den Gästen ebenfalls möglich Dateien in die Bibliothek hochzuladen. Der verbrauchte Speicherplatz zählt gegen die Quota des:der Besitzers:in der Bibliothek.

Gastaccounts werden regelmäßig auf Aktivität geprüft und bei Inaktivität nach 1 Jahr gelöscht. Nutzer:innen werden vor dem Löschvorgang informiert.

Die heiBOX Nutzung zu privaten Zwecken ist untersagt.

Gäste einladen und Gastaccount löschen

1. Melden Sie sich an der Weboberfläche der heiBOX an.

2. Rufen Sie im Seitenmenü unter Werkzeuge den Bereich Benutzer:innen einladen auf.

3. Mit einem Klick auf den Button Benutzer:innen einladen öffnet sich eine Dialogbox.

Screenshot: heiBOX:Gastzuganz_Schritt2

4. Geben Sie die Email-Adresse(n) des:der Nutzers:in / der Nutzer:innen (durch Komma getrennt) ein, den:die / die Sie einladen möchten. Bitte erstellen Sie für Beschäftigte und Studierende keine Gastaccounts, siehe heiBOX: Einführung/ (Verschlüsselte) Bibliotheken/ Einladungen und Freigaben.

5. Der:die Nutzer:in erhält eine Email mit dem Link zur Erstellung des Gast-Accounts.

6. Wenn Sie einen von Ihnen erstellten Gastaccount löschen wollen: Gastaccounts, die vor 08/2019 erstellt wurden, können auf Anfrage per E-Mail an den IT-Service entfernt werden. Alle anderen Gäste können unter „Benutzer:innen einladen“ -> „Revoke Access“ selbstständig gelöscht werden.

Erstellung eines eigenen Gast-Accounts

1. Nach Einladung durch einen Beschäftigten erhalten Sie eine Email von: heibox[at]uni-heidelberg.de mit einem Invite-Link für die heiBOX.

2. Nach Öffnen des Links können Sie ein Passwort für Ihren Gastzugang festlegen.

3. Zur Anmeldung in der Weboberfläche folgen Sie bitte den Hinweisen in der heiBOX: Einführung/ Anmeldung - Weboberfläche. Für den Login mit dem Desktop-Client folgen Sie bitte der heiBOX: Einführung/ Anmeldung - Desktop-Client.

Screenshot: heiBOX:Gastzuganz_Schritt3