Spam- und Virenschutz der Mail-Server

Alle E-Mails, die das Mailsystem der Universität erreichen oder verlassen, werden über ein Mailrelay mit integriertem Spamfilter und Virenscanner umgeleitet und dort auf Schadsoftware und Spam-Inhalte untersucht. Auf diese Weise sollen Mail-Nutzerinnen und -Nutzer bestmöglich vor E-Mails geschützt werden, die Viren oder unerwünschte Werbung enthalten.

Schutz vor unerwünschten Werbe-E-Mails / Spam

Unerwünschte Werbe-E-Mails (Spam) werden auf den Mailrelays mit einem Tag (dt.: Kennzeichnung) im Betreff-Feld markiert und anschließend regulär zugestellt. Zur Kennzeichnung werden folgende Tags verwendet:

  • [SPAM] – als Spam erkannt.
  • [SPAM?] – hier besteht Spamverdacht.
  • [SPOOFED] – Die Absenderadresse wurde mit hoher Wahrscheinlichkeit gefälscht. Dieses Tag kann auch in Kombination mit dem SPAM-Tag auftreten.

SOGo-Nutzer/innen können eine Filterregel einrichten, um diese Nachrichten anhand der Tags vom Posteingang automatisch in einen Spamordner umleiten zu lassen (siehe: Anleitung). Exchange-Nutzer/innen müssen für eine solche Umleitung nichts tun: Bei ihnen landen die Nachrichten bereits automatisch im Ordner „Junk-E-Mail“. Nutzer/innen institutsspezifischer Mailserver/Weboberflächen sollten ihren IT-Beauftragten kontaktieren, um zu erfahren, wie sie eine solche Regel einrichten können.

Als Spam gekennzeichnete E-Mails werden nicht automatisch an externe Postfächer weitergeleitet. Haben Sie für Ihr Postfach eine generelle Weiterleitung auf eine externe E-Mail-Adresse (etwa bei Gmail, Yahoo, etc.) eingerichtet, sollten Sie also regelmäßig das universitäre Postfach überprüfen. Außerdem ist es notwendig, in den SOGo-Einstellungen zur Weiterleitung einen Haken bei „Eine Kopie behalten“ zu setzen, damit alle Nachrichten tatsächlich erhalten bleiben. (Dieser Hinweis betrifft nur Studierende – für Mitarbeiter/innen ist eine automatische Weiterleitung dienstlicher Mails durch die E-Mail-Ordnung der Universität untersagt.)

Schutz vor Viren und Schadsoftware

Der vorgeschaltete Virenscanner filtert alle E-Mails mit erkannter Schadsoftware heraus, bevor sie überhaupt zugestellt werden können. Leider sind neue Viren, die tagtäglich über E-Mails verteilt werden, den Virenscannern oft noch unbekannt. Die Analyse der Viren durch den Scanner-Hersteller, die Verteilung von Updates und von aktualisierten Vireninformationen nimmt leider Stunden, manchmal sogar einen ganzen Tag in Anspruch, wodurch ein großer Teil der neueren Viren vom Filter nicht erkannt werden. Öffnen Sie daher keine Attachments, wenn die Quelle nicht absolut vertrauenswürdig ist!

Leiten Sie die Nachricht an ham@uni-heidelberg.de weiter. Die E-Mail-Adresse dient der Meldung von Mails, die als Spam indiziert worden sind, aber kein Spam sind. Absender von falsch gekennzeichneten Nachrichten werden gegebenenfalls in das globale Whitelisting aufgenommen.

Wichtig dabei: Die Nachricht sollte möglichst als Anhang weitergeleitet werden, damit sie alle relevanten Informationen enthält. Dies ist in gängigen Mailclients folgendermaßen möglich:

  • In Outlook 2010/2013/2016: E-Mail markieren | Startmenü | Weitere (rechts neben Weiterleiten) | Als Anhang weiterleiten
  • In Thunderbird: E-Mail markieren | Menü: Nachricht | Weiterleiten als | Anhang
  • In Apple Mail: E-Mail markieren | Menü: E-Mail | Als Anhang weiterleiten

Leiten Sie die Nachricht an spam@uni-heidelberg.de weiter. Diese E-Mail-Adresse dient der Meldung von unerkanntem Spam, also unerwünschten Nachrichten, die nicht als solche klassifiziert wurden.

Wichtig dabei: Die Nachricht sollte möglichst als Anhang weitergeleitet werden, damit sie alle relevanten Informationen enthält. Dies ist in gängigen Mailclients folgendermaßen möglich:

  • In Outlook 2010/2013/2016: E-Mail markieren | Startmenü | Weitere (rechts neben Weiterleiten) | Als Anhang weiterleiten
  • In Thunderbird: E-Mail markieren | Menü: Nachricht | Weiterleiten als | Anhang
  • In Apple Mail: E-Mail markieren | Menü: E-Mail | Als Anhang weiterleiten

Bitte leiten Sie keine Nachrichten weiter, die bereits vom System als Spam gekennzeichnet wurden!

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