LimeSurveyNutzungsbedingungen

Mit dem Online-Umfragesystem LimeSurvey können Online-Umfragen erstellt, durchgeführt und in einfacher Form ausgewertet werden. Die Software-Lösung wird an der Universität Heidelberg als lokal gehostete Plattform angeboten.

Version 2.1 vom 15.01.2021

1. Geltungsumfang der Nutzungsbedingungen

Die vorliegenden Bedingungen regulieren die Nutzung des Serviceangebots Online-Umfragesystem LimeSurvey des Universitätsrechenzentrums (URZ) der Universität Heidelberg (Uni HD). Mit der Unterschrift unter das Registrierungsformular und spätestens mit der ersten Nutzung von LimeSurvey als Service des URZ  werden diese Nutzungsbedingungen als Grundlage der Zusammenarbeit zwischen dem URZ und dem Anwender von diesem anerkannt.

Die Nutzungsbedingungen basieren auf der Verwaltungs- und Benutzungsordnung für Systeme und Dienste der IuK, der Verwaltungs- und Benutzungsordnung (VBO) des URZ sowie den zugehörigen Ergänzungen.

2. Inhalt des Serviceangebots

Der Service beinhaltet die Einrichtung, die Nutzung und den administrativen Zugang zum Online-Umfragesystem LimeSurvey unter

https://limesurvey.urz.uni-heidelberg.de/admin/

Damit können Nutzer sowohl Online- als auch Offline-Umfragen erstellen und auswerten.

Die Verwendung des Serviceangebots ist in allen Fällen für Zwecke von Verwaltung, Studium, Lehre und Forschung begrenzt und schließt jegliche kommerzielle oder private Verwendung aus. Die Durchführung von Lehrevaluationen für reguläre Lehrangebote der Universität Heidelberg ist über LimeSurvey nicht gestattet. Näheres hierzu siehe §3 der Evaluationsordnung.

Die Teilnahme an den mit LimeSurvey erstellten Umfragen ist über einen Webbrowser uneingeschränkt möglich. Dabei können eingerichtete Umfragen öffentlich zugänglich gemacht oder für einen speziellen Teilnehmerkreis reserviert werden.

3. Betrieb des Serviceangebots

Die technische Infrastruktur für das Online-Umfragesystem LimeSurvey wird zentral vom URZ bereitgestellt. Damit wird die Datensicherheit und der Systembetrieb sichergestellt. Das URZ testet Updates und Upgrades der verwendeten Open-Source-Anwendung und bringt diese – während der üblichen Dienstzeiten – durch Systemarbeiten an der Infrastruktur aus.

Servicenutzende werden über anstehende Wartungsarbeiten im Vorfeld informiert, wobei sich das URZ vorbehält, bei sicherheitskritischen Updates die Wartungsarbeiten sofort ohne Information der Servicenutzenden vorzunehmen. Durch die Wartungsarbeiten entstehende Unterbrechungen des Serviceangebots wird das URZ so kurz wie möglich halten.

Das URZ sichert die Daten täglich und für einen Zeitraum von 5 Tagen.

Für die Inhalte und die Durchführung der Online-Umfragen sind die Servicenutzenden (Umfrageadministratoren) selbst verantwortlich. Dies schließt auch Vorgaben zum Datenschutz, zur Informationssicherheit und sonstige rechtliche Verpflichtungen (wie z.B. Urheberrecht und Markenrecht) ein.

4. Zugang zum Serviceangebot und dessen Nutzung

Der Zugang zum Online-Umfragesystem LimeSurvey erfolgt auf Antrag und ist nur für Mitglieder und Angehörige der Universität Heidelberg mit einer gültigen Benutzerkennung (Uni-ID oder Projektkennung) möglich.
Im Rahmen des Antrags ist eine Zustimmung zu diesen Nutzungsbedingungen sowie den zugrundeliegenden Ordnungen des URZ und der Universität notwendig. Nach Annahme des Antrags teilt das URZ die Berechtigung zur Nutzung per E-Mail mit.

Nutzende des Serviceangebots werden automatisch in einen E-Mailverteiler eingetragen, um über Neuerungen, Wartungsfenster und Systemunterbrechungen informiert werden zu können.

Servicenutzende können über den Zugang

https://limesurvey.urz.uni-heidelberg.de/admin/

das Backend aufrufen, mit dem sie eigene Umfragen erstellen, durchführen und auswerten können. Die Antwortdaten lassen sich exportieren, um sie mit anderen Werkzeugen auszuwerten.

Es wird empfohlen, durchgeführte Umfragen vollständig mit allen Fragestellungen und Daten zu exportieren. Ein erneuter Import als Vorlage für eine neue Umfrage ist möglich.

Umfragen können sowohl öffentlich, mit Bekanntgabe auf der Webseite

https://limesurvey.urz.uni-heidelberg.de/

als auch teilöffentlich (mit freier Erreichbarkeit bei Kenntnis des direkten Links zur Umfrage) als auch geschlossen (nach Eingabe eines Kennworts) durchgeführt werden.

5. Sperre, Ausschluss und Kündigung des Serviceangebots

Eine Missachtung der Nutzungsbedingungen des Online-Umfragesystems LimeSurvey bzw. den zugrundeliegenden Ordnungen des URZ kann zur Sperrung oder auch zum Ausschluss vom Serviceangebot führen. Wird die im Rahmen der Beantragung angegebene Kennung gesperrt oder gelöscht, so wird auch die Nutzung des Umfragesystems gesperrt bzw. aufgehoben.

Nutzer des Online-Umfragesystems LimeSurvey können die Nutzung des Services auf eigenen Wunsch jederzeit beenden. Das URZ wird nach Zugang der Kündigung vorhandene Daten 30 Tage speichern und dann vollständig löschen.

Das URZ kann das Serviceangebot einstellen, sofern die rechtlichen Grundlagen für das Serviceangebot sich nachhaltig ändern, das Angebot unwirtschaftlich im Betrieb wird oder technische Neuerungen einen weiteren Betrieb nicht mehr in der jetzigen Form ermöglichen.

6. Entfernen von Inhalten und Nutzenden

Alle Ergebnisdaten von Online-Umfragen (somit die Antworten durch die Teilnehmenden) werden drei Monate nach Beendigung der Umfrage mitsamt der Umfrage (-struktur) gelöscht.

Die Zugangsdaten und Berechtigungen der Umfrageadministratoren werden einen Monat nach Ablauf der Registrierung deaktiviert und nach weiteren zwei Monaten gelöscht, falls kein Antrag auf Verlängerung gestellt wurde. Bei Ausscheiden aus der Universität wird der Zugang direkt deaktiviert.

Sobald Servicenutzende von unzulässigen Inhalten in einer Online-Umfrage Kenntnis erhalten, sind sie verpflichtet, für die Entfernung und Sperrung der Inhalte Sorge zu tragen.

Das URZ ist berechtigt, beim Erhalt von Kenntnis über unzulässige Inhalte in einer Online-Umfrage oder bei Verstößen gegen die Nutzungsbedingungen, Datenschutz oder personalrechtliche Auflagen diese Inhalte zu löschen oder aus der öffentlichen Ansicht zu nehmen. Weiterhin ist das URZ berechtigt, Servicenutzende zu entfernen, sobald diese wiederholt gegen die Nutzungsbedingungen verstoßen haben bzw. unzulässige Inhalte veröffentlicht haben oder weisungsberechtigte Dritte dies verlangen

7. Support

Das URZ übernimmt den technischen Support für das System und steht für Fragen zur Nutzung des Serviceangebots zur Verfügung. Servicenutzende und Interessenten wenden sich dazu an den IT-Service des URZ über die folgende E-Mail-Adresse: it-service@uni-heidelberg.de

Inhaltliche Fragen zur Gestaltung, Auswertung und Umsetzung von Online-Umfragen können durch den technischen Support nicht übernommen werden. Umfrageteilnehmer werden an die Umfrageadministratoren, das sind die LimeSurvey-Nutzenden, verwiesen.

Servicenutzende können auf Antrag die Nutzung einer Online-Umfrage an einen anderen Servicenutzenden übergeben, z.B. im Fall des Ausscheidens des ursprünglichen Nutzenden. Wenden Sie sich auch hierzu an an den IT-Service des URZ über die folgende E-Mail-Adresse: it-service@uni-heidelberg.de

 

8. Datenschutz

Das URZ erhebt und verarbeitet zur Erbringung des Serviceangebots Daten von Servicenutzenden. Für die Verwaltung des Zugangs zum Serviceangebot notwendige Daten (Name, E-Mail-Adresse, Uni-ID) werden gespeichert.

Von den an der Umfrage teilnehmenden Endnutzern werden Daten nur insofern gespeichert, als dass sie zur Durchführung von geschlossenen Umfragen durch die Servicenutzenden eingegeben werden (üblicherweise Name und E-Mail-Adresse).

Für die Umfragen sind grundsätzlich ein aktuelles Impressum und eine Datenschutzerklärung zu veröffentlichen. Die Ausgabe dieser Daten geschieht automatisch durch Kombination aus vorgegebenen Vorlagetexten und Angaben zu den Servicenutzenden, die die Online-Umfrage starten.
Verarbeitet der Servicenutzende im Rahmen einer Online-Umfrage personenbezogene Daten, sind die aktuellen Datenschutzgesetze einzuhalten. D.h. Informationspflicht gegenüber den Betroffenen und Erstellung eines eigenen Eintrags im Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten für die Rechenschaftspflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde. Eine geeignete Vorlage dazu kann bei der Zentralen Beratungsstelle der baden-württembergischen Universitäten (ZENDAS) heruntergeladen werden.

9. Mitbestimmung

Werden Umfragen zu oder ausschließlich mit Mitarbeiter:innen der Universität Heidelberg durchgeführt, so ist vor der Durchführung der Umfrage der Personalrat zu beteiligen.

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Dokumentation der Änderungen an diesen Nutzungsbedingungen

V 2.1 v. 15.01.2021: Änderung unter Punkt 9: Der Personalrat ist nicht nur „zu informieren“ sondern "zu beteiligen".
V 2.0 v. 31.01.2020: Übertragung ins Web
V 1.0 v. 12.03.2019: Rohfassung als Word-/PDF-Dokument