ServiceVerwaltungsdrucker und -kopierer

Professionelle Geräte zum Drucken, Kopieren und Scannen im Büroalltag an der Universität.

Funktionstüchtige Drucker, Scanner und Kopierer sind für den Arbeitsalltag an der Universität unerlässlich. Vom Anbieter Ricoh werden für die Beschäftigten in den Einrichtungen und Fakultäten für diese Zwecke Multifunktionsgeräte und Drucker bereitgestellt. Diese als Arbeitsplatzgeräte auf dem Schreibtisch oder (als größere Variante) zur gemeinsamen Benutzung durch mehrere Beschäftigte innerhalb eines Arbeitsbereichs ausgelegt. Die größeren Geräte können an zentraler Stelle, etwa in einem Kopierraum, aufgestellt werden.

Die Bestellung der Systeme erfolgt über das Universitätsrechenzentrum, das den Rahmenvertrag mit Ricoh verwaltet. Über ein zentrales Flottenmanagement erfolgen u.a. die Zählerstandsmeldung zur Kostenabrechnung, die Tonerbeschaffung und die Störungsverwaltung weitestgehend automatisiert.

Zielgruppe

Beschäftigte
Forschende
IT-Beauftragte

Nutzen

Professionelle Druck-, Kopier- und Scangeräte mit zentralem Druckserver und automatisiertem Betrieb sowie Abrechnung
Installation und Betreuung der Systeme vor Ort durch den Anbieter Ricoh
Support bei auftretenden Fragen und Schwierigkeiten durch das Rechenzentrum und Ricoh

Informationen zu den weiteren Leistungen, die durch den Rahmenvertrag erbracht werden, können Sie der Webseite der Zentralen Beschaffung entnehmen.

Webseite der Zentralen Beschaffung: Verwaltungskopierer

Zugang und Voraussetzungen

Nutzung der Geräte

Für die größeren, zentral zugänglich aufgestellten Multifunktionsgeräte ist ein „pull print“-Drucken möglich: Der Druckauftrag wird dabei vom Arbeitsplatz-PC, von einem mobilen Gerät oder über das Webportal EveryonePrint an den zentralen Druckserver gesendet. Der Druck kann dann an einem der Multifunktionsgeräte nach Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort oder mit Karte (im Regelfall der Service Card) und PIN ausgegeben werden. Um sich mit der Karte an einem Gerät anmelden zu können, muss diese einmalig dafür freigeschaltet werden. Das Drucken ist an allen Institutsgeräten möglich, für die Sie eine Berechtigung von dem:der Institutsverantwortlichen erhalten haben.

Um Druckaufträge von Ihrem Rechner an den Druckserver senden zu können, müssen Sie diesen als Drucker in Ihrem Betriebssystem einrichten. Alternativ können Sie das Webportal EveryonePrint verwenden, mit dem Sie Druckaufträge per Webbrowser schicken können.

Bestellung und Verwaltung der Geräte

Zur Bestellung eines Multifunktionsgeräts für Ihre Einrichtung oder Ihr Institut nutzen Sie die Bestellformulare von der Webseite der Zentralen Beschaffung (dort rechts unter "Bestellung/Preise"). Schicken Sie die Formulare ausgefüllt, mit Stempel versehen, unterschrieben und eingescannt (300dpi) an die Adresse

drucken@uni-heidelberg.de

Auf der Webseite der Zentralen Beschaffung finden Sie auch die Datenblätter der zur Verfügung stehenden Systeme (Login via Uni-ID erforderlich).

Institutsverantwortliche können für die Nutzung der Geräte gewisse Einschränkungen erlassen (z.B. eine erlaubte Anzahl von Schwarz/weiß- oder Farbseiten pro Monat) und Eigenschaften (wie Kostenstellen) vergeben. Sie erhalten automatisiert jedes Quartal einen Bericht zu den Geräten im jeweiligen Verantwortungsbereich für die weitere Abrechnung.

Webseite der Zentralen Beschaffung: Verwaltungskopierer

Technische Informationen

Die Systeme werden automatisiert durch das URZ betrieben. Dies geschieht über ein zentrales Flottenmanagement und eine Software für eine pull print-Lösung inklusive einer Kartennutzung. Zum automatisierten Betrieb sollen alle Geräte an einem Netzwerkanschluss angebunden werden. Damit werden über einen Server im URZ

Zählerstände übertragen,
Verbrauchsmaterialien (Toner, Gelpatronen) bei Notwendigkeit bestellt,
Störungsmeldungen (sofern möglich) an das Servicezentrum der Firma Ricoh weitergegeben und
es stehen eine zentrale Gerätekonfiguration sowie zentrale Firmware-Updates zur Verfügung.

Die Einbindung in das Flottenmanagement ist, sofern keine technischen Gründe dagegen sprechen, für alle Systeme verpflichtend.

pull print und Kartennutzung

Die DIN-A3-Multifunktionssysteme werden mit Kartenleser ausgeliefert und bieten Zugriff auf folgende Funktionalitäten:

ein „pull print“-Drucken, um einen Druck nach Anmeldung mit Benutzerkennung und Passwort oder mit Karte und PIN auszugeben. Ein Druckauftrag muss vorher an einen zentralen Druckserver im URZ geschickt werden. Das Drucken ist dann an allen Institutsgeräten möglich, für die Sie eine Berechtigung von dem Institutsverantwortlichen erhalten haben.
Scannen auf die der Benutzerkennung zugeordnete E-Mail-Adresse oder Scannen auf den heiBOX-Datenspeicher.
Berechtigungen (Erlaubnis zum Drucken/Scannen/Kopieren), Einschränkungen (erlaubte Anzahl von schwarz/weiß- oder Farbseiten pro Monat) und Eigenschaften (Kostenstellen) zu vergeben.
quartalsweise Berichte zur weiteren Verrechnung zu erstellen.

Es kann Gründe geben, die Software für pull print und Kartennutzung nicht einzusetzen. In diesem Fall kann die Softwarenutzung am Gerät deaktiviert werden. Da für eine nachträgliche Aktivierung Kosten entstehen, erklärt der Kostenstellenverantwortliche seine Zustimmung zur Deaktivierung per schriftlichem Antrag (siehe PDF-Download).

Treiber

Wir empfehlen die Universaltreiber der Firma Ricoh. Diese können von den Ricoh-Supportseiten heruntergeladen werden. Der Universaltreiber nimmt beim Anlegen eines neuen Druckers Kontakt mit dem Drucker auf und untersucht dann die Ausstattung des Druckers.

Downloads beim Hersteller: Ricoh Universaltreiber

Häufig gestellte Fragen

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Tabelle

Frage	Antwort

Frage	Antwort
Wer hat die Berechtigung zur Nutzung der Verwaltungs-Multifunktionssysteme?	Beschäftigte und Berechtigte einer Einrichtung können alle Geräte der zugehörigen Einrichtung nutzen. Neben den vom URZ verwalteten Benutzerkennungen sind auch die von den IT-Beauftragten verwalteten Benutzerkennungen in ihrer eigenen OU zugelassen. Zur Einrichtung und bei Änderungswünschen können IT-Beauftragte uns per Email kontaktieren: drucken[@]uni-heidelberg.de. Wir werden dann die gemeinsamen Konfigurationsaktivitäten besprechen.
Wie werden Kontingenteinschränkungen für die Beschäftigten einer Einrichtung gesetzt?	Kontingenteinschränkungen werden anfangs mit den IT-Beauftragten der Einrichtungen definiert. Änderungswünsche wird das URZ nach den Möglichkeiten des Systems konfigurieren, IT-Beauftragte kontaktieren uns dazu bitte per Email an drucken[@]uni-heidelberg.de.
Wie werden Kostenstellenzuordnungen für die Beschäftigten einer Einrichtung gesetzt?	Gewünschte Kostenstellenzuordnungen zu Benutzerkennungen werden vom URZ für die vom URZ verwalteten Benutzerkennungen konfiguriert. IT-Beauftragte können darüber hinaus zusätzlich auch Kostenstellenzuordnungen zu den selbst verwalteten Benutzerkennungen in ihrer eigenen OU in AD-Gruppen definieren. Als Kostenstellen können dabei beliebige kurze Texte verwendet werden, beispielsweise „Abteilung A“, „Arbeitsgruppe 2“, „Gäste“ oder natürlich auch die Namen realer Kostenstellen im Institut. Entsprechende Wünsche teilen uns IT-Beauftragte bitte per Email mit: drucken[@]uni-heidelberg.de.
Was muss ich machen, um einen Drucker mit meiner Service Card oder einer anderen Karte zu nutzen?	Nach der Anmeldung mit Ihrer Benutzerkennung und Ihrem Passwort auf dem Bedienfeld des Gerätes stehen Ihnen die Auswahlflächen zum Kopieren, Scannen und Drucken zur Verfügung. Anstelle der Anmeldung über das Bedienfeld ist auch ein Anmelden mittels Karte möglich. Dazu müssen Sie einmalig Ihre Karte mit Ihrer Benutzerkennung am Multifunktionsgerät verknüpfen. Gleichzeitig können Sie eine zusätzliche PIN (mindestens vierstellig) definieren. Eine Anleitung zur Verknüpfung Ihrer Karte mit einem Drucker ist hier verlinkt.
Welche Karten kann ich benutzen?	Beschäftigte verwenden im Regelfall die Service Card, die sie zur Anmeldung per Karte noch mit ihrer Benutzerkennung am Multifunktionsgerät verknüpfen müssen. Eine Anleitung dazu ist hier verlinkt. Darüber hinaus können alle gängigen Mifare-Desfire-Karten genutzt werden wie zum Beispiel die CampusCard des Studierendenwerks.
Wo kann ich zusätzliche Karten bekommen?	Das Studierendenwerk verleiht Mitarbeiter:innen-/Gästekarten gegen eine Kaution.
Wie kann ich einen Druckauftrag an einen Drucker in meinem Arbeitsbereich schicken?	Dazu müssen Sie auf Ihrem Arbeitsplatzgerät einen Drucker konfigurieren, der Ihre Druckausgaben an den Druckserver weiterleitet. Anleitungen zur Konfiguration dieser Drucker für verschiedene Betriebssysteme finden Sie weiter unten auf der Seite. Damit Ihre Druckausgaben richtig zugeordnet werden, müssen die Druckaufträge mit der gleichen Benutzerkennung abgeschickt werden, mit der Sie sich am Multifunktionsgerät anmelden.

Anleitungen

Anleitung