Check-in – Digitale Kontaktdatenerfassung

Check-in ist die digitale Kontaktdatenerfassung der Universität. Aufgrund der Corona-Verordnungen ist die Universität dazu verpflichtet, bei allen Besucher/innen, Nutzer/innen und Teilnehmenden an Präsenzveranstaltungen folgende Daten zu erfassen:

  • Vor- und Nachname
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • Datum und Zeitraum der Anwesenheit (automatisch erfasst aus Systemdatum-/zeit)

Check-in ermöglicht die elektronische Datenerhebung, indem die Teilnehmenden oder Besucher/innen QR-Codes an den Eingangstüren der Räume bzw. auf den Sitzplätzen mit einem Smartphone einscannen und ihre Daten direkt in die Eingabefelder auf der sich automatisch öffnenden Registrierungsseite im System eingeben.

Zielgruppe und Nutzen

Mitarbeiter/innen, Lehrende, Studierende

  • Einfache und schnelle digitale Datenerhebung aller Teilnehmenden bei universitären Veranstaltungen entlastet die Verantwortlichen und Organisatoren
  • Check-in ersetzt papierbasierte Datenerfassung und beschleunigt den Prozess der Erhebung, Aufbewahrung und Übermittlung von Daten
  • Zentrale Organisation und Koordination der Informationsanfragen des Gesundheitsamtes

Zugang und Voraussetzungen

Zum Einscannen wird ein eigens mitgebrachtes, mobiles Gerät mit Scan-Funktion, wie z.B. ein standardmäßiges kamerabasiertes Smartphone, benötigt. Viele Android- und iOS-Geräte erkennen QR-Codes häufig über die Kamera-App. Ansonsten wird eine gesonderte App zum QR-Code-Scan benötigt, die über den jeweiligen Store des Betriebssystems heruntergeladen werden kann.

Unter Einhaltung der Hygieneregeln kann für den Scan auch ein „fremdes“ Gerät verwendet werden bzw. andere vertrauenswürdige Personen darum gebeten werden, die eigenen Kontaktdaten einzugeben. Jede Person, die einen Raum mit elektronischer Kontaktdatenerfassung betritt, ist dazu verpflichtet, ihre Kontaktdaten einzugeben.

Sollte kein mobiles Gerät zu Hand sein, ist alternativ auch eine Anmeldung über ein anderes internetfähiges Endgerät (PC, Laptop, Tablet) durch Eingabe eines Links möglich. Diese Anmeldung soll während der Veranstaltung oder Anwesenheit im Raum erfolgen. Der folgende Link kann als Alternative zum QR-Code verwendet werden:

https://check-in.uni-heidelberg.de/erfassung/####.##.###

Dabei werden die Rauten (#) durch die unter dem QR-Code angegebene Zimmernummer ersetzt (Beispiel: https://check-in.uni-heidelberg.de/erfassung/2050.01.101).

Viele Räume sind bereits mit QR-Codes versehen, die sich am Eingang befinden. In zentral organisierten Räumen mit fester Bestuhlung wird die Datenerhebung mittels Scannens eines auf dem jeweiligen Sitzplatz angebrachten, platzbezogenen QR-Codes umgesetzt. Bei Lehrveranstaltungsreihen ist eine Datenerhebung bei jeder einzelnen Veranstaltung und jedem Termin erforderlich.

Technische Informationen

Dem Dienst Check-in liegt die Software Pretix zugrunde.

Häufig gestellte Fragen

Wenn Sie QR-Codes für weitere Räumlichkeiten benötigen, senden Sie bitte eine Mail mit Ihrer Anfrage für die Erstellung eines QR-Codes mit den Informationen zu Ihrem Raum (Gebäudenummer, Stockwerk, Raumnummer) an check-in@urz.uni-heidelberg.de. Ein Link zum Download der QR-Codes wird Ihnen dann per E-Mail zugesandt.

Bereits erstellte QR-Codes für verschiedene universitäre Räume können unter diesem Link erneut heruntergeladen werden (Login via Uni-ID erforderlich).

Nein, nach der Eingabe der Daten ist ein Ausloggen oder Abmelden im System nach der Veranstaltung nicht notwendig.

Sollten Sie kein mobiles Endgerät zur Hand haben, können Sie andere Personen oder Teilnehmende (z.B. Lehrende, Beschäftigte, andere Studierende) bitten, die Daten über deren Geräte für Sie zu erfassen – natürlich unter der Voraussetzung, dass Sie Ihre Daten an diese Person weitergeben möchten.

Alternativ ist auch eine Anmeldung über ein anderes internetfähiges Endgerät (PC, Laptop, Tablet) durch Eingabe eines Links möglich. Diese Anmeldung soll während der Veranstaltung oder Anwesenheit im Raum erfolgen. Der folgende Link kann als Alternative zum QR-Code verwendet werden:

https://check-in.uni-heidelberg.de/erfassung/####.##.###

Dabei werden die Rauten (#) durch die unter dem QR-Code angegebene Zimmernummer ersetzt (Beispiel: https://check-in.uni-heidelberg.de/erfassung/2050.01.101).

 

  • Vor- und Nachname
  • Anschrift
  • Telefonnummer
  • Datum und Zeitraum der Anwesenheit (automatisch erfasst aus Systemdatum-/zeit)

 

Ja, die Mitwirkung bei der Erfassung ist für alle in den Räumen anwesenden Personen verpflichtend. Grundlage dafür sind die Corona-Verordnung des Landes Baden-Württemberg und die Corona-Verordnung Studienbetrieb und Kunst. Die Universität ist dazu verpflichtet, von allen Personen die Kontaktdaten zu erheben und zu speichern, die an Veranstaltungen, Angeboten und Aktivitäten der Universität vor Ort teilnehmen. Verweigern Personen die Erhebung ihrer Kontaktdaten, sind diese von der Nutzung der Einrichtung oder der Teilnahme an der Veranstaltung auszuschließen.

Die Datenerhebungen dienen allein der Nachverfolgung möglicher Infektionsketten. Werden von Seiten des Gesundheitsamtes Informationen zur Nachverfolgung von Infektionen angefordert, so koordiniert die Universität von zentraler Seite eine Zusammenstellung der erforderlichen Kontaktdaten und somit auch das Auslesen der elektronischen Datenerhebung. Die Übermittlung der Daten an das Gesundheitsamt muss binnen 24 Stunden nach Anforderung erfolgen.

Die erhobenen Daten werden 28 Tage lang aufbewahrt und danach datenschutzkonform vernichtet. Die Universität verwendet für den Dienst Check-in eine eigene Installation von Pretix in der heiCLOUD, wo auch die Daten gespeichert werden - alle Daten liegen also auf universitätseigenen Servern im Rechenzentrum. Die Datenschutzerklärung für die elektronische Kontaktdatenerfassung wird bald online über die Erfassungsoberfläche von Check-in zur Verfügung stehen.

Kontaktdaten sind bei Eintritt in jedem Raum bzw. jedem Sitzplatz, der mit einem QR-Code versehen ist, neu anzugeben. Bei Lehrveranstaltungsreihen ist eine Datenerhebung bei jeder einzelnen Veranstaltung und jedem Termin erforderlich.

Bitte senden Sie eine E-Mail an: check-in@urz.uni-heidelberg.de

Bild: Julia Lemba/Shutterstock

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