Benutzerverwaltung
1 Allgemeines
Unter der Benutzerverwaltung werden im folgenden die Verfahrens- und Organisationsstrukturen im URZ verstanden, die benötigt werden, um Personen, die die Anlagen des URZ nutzen wollen, als Benutzer dieser Systeme einzutragen, die Nutzungsberechtigungen zu überwachen, zu ändern und schließlich wieder aufzuheben, und die Überbleibsel am Ende wieder zu entsorgen.
Das URZ unterscheidet im wesentlichen 3 Benutzerklassen: Projektbenutzer, Mitarbeiter und studentische Benutzer. Projektbenutzer sind solche, deren Nutzungsberechtigung von ihrer Einrichtung (Institut usw.) beantragt wird (das können auch Studierende sein). Studentische Benutzer und Mitarbeiter erhalten ihre Nutzungsberechtigung automatisch über die Universitätsverwaltung (bei Mitabeitern ist Voraussetzung, das das Institut den zentralen Mailer (Cyrus) benutzt). Die Unterschiede in der URZ-Nutzung für Projektbenutzer und studentische Benutzer sind hier beschrieben.
Das URZ betreibt einen PC-Pool und einen sogenannten Unix-Cluster. Es handelt sich um zwei völlig getrennte Betriebssysteme, Ihr Antrag auf Benutzung bzw. Ihre automatisch erteilte Benutzeridentifikation gilt aber immer für beide.
2 Die Antragsverfahren
2.1 Projektbenutzer
Projektbenutzer füllen die zweiseitige Anforderung einer Projektnummer 20xx für Nutzungsberechtigte gemäß §6 (1) VBO aus. Dieses Formular ist auch im Infocenter des URZ , im Web-Formularcenter oder beim EDV-Beauftragten Ihrer Einrichtung erhältlich. Hinweise zum Ausfüllen finden sich auf dem zugehörigen Merkblatt, das mit dem Antrag erhältlich ist. Das ausgefüllte Exemplar ist vom Bearbeiter, vom EDV-Beauftragten der Einrichtung und vom Leiter der Einrichtung zu unterschreiben, mit dem Institutsstempel zu versehen und in Infocenter des URZ abzugeben. Dort wird die künftige Projektnummer (= Benutzeridentifikation) festgelegt. Sie ist 3-stellig (beginnt mit 1 oder 2 Buchstaben und endet mit 1 oder 2 Ziffern). Nach etwa 2 Arbeitstagen kann die Benutzeridentifikation benutzt werden.
Eine weitere und auch schnellere Möglichkeit, an eine Projektnummer zu kommen, besteht über den EDV-Beauftragten, der die wesentlichen Daten über eine Webmaske eingeben, und daraus den Benutzerantrag erzeugen kann. Dieser muss ebenso unterschrieben zum Infocenter des URZ. Die so erzeugten Projektnummern sind auf 2 Wochen limitiert und werden beim Bearbeiten des Antrages im URZ bis zum Jahresende verlängert.
Für Interessenten, die nicht zu den obengenannten Nutzungsberechtigten gehören, gibt es weitere Besonderheiten, die an dieser Stelle nicht beschrieben sind.
Für alle Fragen zum Antrag wenden Sie sich bitte an die zentrale Beratung oder an Johannes Wilhelm oder Joachim Anhegger vom URZ.
2.2 Studentische Benutzer
Studentische Benutzer erhalten eine 5-stellige Userid (2 Buchstaben, 3 Ziffern) UniID genannt die mit der Chipkarte verbunden ist, die auch als Mensa-Karte und Bibliotheksausweis gilt.
Die für Sie eingerichtete Benutzeridentifikation müssen Sie über die WWW-Seite
freischalten.
Alle anderen Studierenden beantragen ihre Benutzeridentifikation im Infoservice des URZ (Zi. 015). Der ausgedruckte Antrag ist zu unterschreiben und muss dann vom URZ-Berater abgezeichnet werden.
Für alle Fragen zum Antrag wenden Sie sich an die zentrale Beratung (Infocenter) des URZ.
Ausführliche Informationen finden sich auch in
und in
2.3 Wechsel vom studentischen zum Projektbenutzer
Studentische Benutzer, die die Voraussetzungen für Projektbenutzer erfüllen und bereits exmatrikuliert sind, (Stellung des Antrags über die Einrichtung) können ihre alte studentische Benutzeridentifikation formal beibehalten.
Dazu füllen Sie den Antrag auf eine „Projektnummer“ vollständig aus, kreuzen aber zusätzlich „Änderung der studentischen Benutzerkennung ...“ an und tragen diese, zusammen mit Ihrer Matrikelnummer, dort ein. Dies ist alles noch einmal ausführlich hier beschrieben.
3 Benutzerdaten im System und ihre Änderung
Mit der Antragstellung werden bestimmte Antragsdaten in der entsprechenden Benutzerdatei gespeichert. Aus dieser Datei werden dann die beantragten Betriebssysteme mit den notwendigen Daten gefüttert.
3.1 Die Benutzeridentifikation
Identifiziert werden Benutzer durch ihre Benutzeridentifikation, etwa x22 oder pp123. Wer als Person dahintersteht, ist eigentlich nicht im Betriebssystem verzeichnet, sondern in der zugehörigen Benutzerdatei.
Die Benutzeridentifikation kann grundsätzlich nicht geändert werden, es kann höchstens eine neue beantragt werden.
3.2 Der Benutzername
Sowohl im PC-Pool als auch im Unix-System gibt es zu jeder Benutzeridentifikation auch einen Benutzernamen („full name“ im PC-Pool, „real name“ im Unix). Er hat normalerweise die Gestalt
- Vorname Nachname
und wird aufgrund des im Antrag angegebenen Namens gebildet. Aus technischen Gründen ist nicht immer diejenige Gestalt des Benutzernamens möglich, die in den amtlichen Papieren steht.
Soll der Benutzername geändert werden, wenden Sie sich bitte an die zentrale Beratung des URZ. Änderungen werden nur in begründeten Fällen gemacht.
Der Benutzername wird zum Beispiel an folgenden Stellen verwendet:
- Er wird beim Verschicken elektronischer Post der Absenderadresse hinzugefügt.
- Er wird bei der Bildung einer Mail-Aliasadresse verwendet, siehe Abschnitt 3.3, Die E-Mail-Adresse.
- Er erscheint im Startmenü (Windows).
- Er wird beim finger-Befehl mit ausgegeben und kann auch Suchargument sein (Unix).
3.3 Die E-Mail-Adresse
Zu jeder Benutzeridentifikation gehört eine Adresse für elektronische Post (= E-Mail). So hat etwa die Benutzeridentifikation x22 die Adresse
- x22@ix.urz.uni-heidelberg.de
Daneben gibt es noch die Möglichkeit, eine weitere E-Post-Adresse zu haben, einen sogenannten Mail-Alias. Die Mail-Aliasadresse ist beispielsweise von der Gestalt
- vorname.nachname@urz.uni-heidelberg.de
Sie können diese Adresse im Rahmen unserer Vorgaben selbst bestimmen. Wie es geht, finden Sie in „E-Mail-Aliasnamen im Rechenzentrum“.
3.4 Das Kennwort (Passwort, engl. password)
Da Ihr Kennwort beim Beantragen der Benutzeridentifikation aufgeschrieben werden muss und URZ-Mitarbeitern oder gar Dritten zu Gesicht kommen kann, bzw. auf einfache Art aus Ihrem Benutzerdaten abgeleitet werden kann, müssen Sie es beim Freischalten ändern.
Ein vergessenes Kennwort kann Ihnen in der Regel nicht mehr zugänglich gemacht werden. Sie erhalten aber, sofern Sie sich hinreichend ausweisen können, bei Bedarf ein neues.
4 Erlöschen der Nutzungsberechtigungen
4.1 Projektbenutzer
Alle Anträge gelten nur für das Kalenderjahr. Sollen Benutzeridentifikationen auch im Folgejahr gelten, muss jeweils ein Verlängerungsantrag gestellt werden. Dies geschieht gegen Jahresende für jede Einrichtung zentral durch ihre(n) EDV-Beauftragte(n).
Bei nicht verlängerten Benutzeridentifikationen verfällt die Nutzungsberechtigung spätestens automatisch mit dem Jahreswechsel. Es geschieht jedoch zunächst nichts, was nicht reparabel wäre, vgl. die Abschnitte ab 4.3.
4.2 Studentische Benutzer
Studierende der Universität Heidelberg werden 2 Monate nach dem Exmatrikulationsdatum inaktiviert. Alle sonstigen Anträge mit Matrikelnummern gelten für die Dauer der Immatrikulation. Die Betroffenen werden mit einer 2-Wochen-Frist auf den bevorstehenden Ablauf hingewiesen, so dass sich in der Regel ein Ausscheiden Anfang Juni oder Anfang Dezember ergibt.
Benutzeridentifikationen von Studierenden, die in Ausnahmefällen ohne Angabe der Matrikelnummer zugelassen wurden, verfallen automatisch und ohne Vorwarnung zum eingetragenen Ablaufdatum. Dieses Ablaufdatum liegt standardmäßig 2 Wochen nach dem Semesterende, ist also der 15. April oder der 15. Oktober. Es kann aber auch ein anderes Datum gelten. Welches Ablaufdatum eingetragen ist, können Sie selbst feststellen, wenn Sie im WWW die Service-Seite für die studentischen Benutzeridentifikationen (BISS) aufsuchen und dort nach der Gültigkeitsdauer Ihrer Benutzeridentifikation fragen. Alternativ können Sie auch den Unix-Befehl „wers UID“ aufrufen. Für UID müssen Sie Ihre Benutzeridentifikation einsetzen. Wenn es ein eingetragenes Ablaufdatum gibt, steht es in der Zeile „Zu löschen:“.
Bei allen abgelaufenen Benutzeridentifikationen geschieht jedoch zunächst noch nichts, was nicht reparabel wäre, vgl. die nächsten Abschnitte.
Falls die Voraussetzungen für eine normale Benutzeridentifikation gegeben sind, kann die nicht mehr mögliche studentische in eine normale verwandelt werden, vgl. Abschnitt 2.3, Wechsel vom studentischen zum Projektbenutzer.
4.3 Mitarbeiter
Mitarbeiternummern erlöschen einen Monat nach Ausscheiden aus dem Universitätsdienst. Sie werden per Elektronischer Mail benachrichtigt, wenn des Ausscheidedatum von der Verwaltung gesetzt wird.
4.4 Suspendierung und endgültige Entfernung
Das Ungültigwerden von Benutzeridentifikationen kann man als eine Suspendierung ansehen: Die Betroffenen können die Anlagen nicht mehr nutzen, alles andere ruht. Für die Sonderregelung für elektronische Post und WWW-Seiten siehe Abschnitt 4.5.
Erst wenn ein ganzes Kalenderjahr, in welchem von Anfang bis Ende die Benutzeridentifikation suspendiert war, verstrichen ist, werden sämtliche Daten und Einträge für die betroffene Benutzeridentifikation gelöscht.
4.5 Die Dateien
Wie aus dem vorigen Abschnitt hervorgeht, bleiben Dateien suspendierter Benutzeridentifikationen noch wenigstens 1 Jahr bestehen, bevor sie endgültig gelöscht werden.
Falls Sie vor der Suspendierung anderen Benutzeridentifikationen den Zugriff auf Ihre Daten erlauben, kann auf diese Weise auch noch nach der Suspendierung zugegriffen werden. Dies gilt auch für die elektronische Post im Cyrus-Mailsystem.
4.6 Elektronische Post und WWW-Seiten
Auch elektronische Post (E-Mail) wird für suspendierte Benutzeridentifikationen noch 2 Monate lang angenommen, kann aber nicht mehr gelesen werden. Für Ihre Post im Cyrus-Mailsystem gelten folgende Aufbewahrungsfristen.
Falls Sie vor der Suspendierung einen Nachsendeantrag stellen (zum Beispiel über http://wwwmail.urz.uni-heidelberg.de/), wird Ihre Post auch nach der Suspendierung entsprechend weitergeleitet. Die 2-Monatsfrist des vorigen Absatzes gilt dann nicht.
Eigene WWW-Seiten bleiben zwar, wie in Abschnitt 4.5 beschrieben, noch längere Zeit erhalten, können aber nach 2 Monaten nicht mehr angesehen werden. Während dieser Zeit erhält man beim Zugriff auf die Startseite (homepage) eine entsprechende Informationsseite als Hinweis.
Falls Sie vor der Suspendierung etwa über http://wwwmail.urz.uni-heidelberg.de/ eine Weiterleitung Ihrer Startseite (homepage) eingrichtet haben, gilt die Frist von 2 Monaten nicht und es erscheint auch keine Informationsseite.
Zusatzinformationen für studentische Gruppen.
