Aufgaben der EDV-Beauftragten


Version: 07. April 1998
Status: Verabschiedet vom EDV-Ausschuß am 05. Mai 1998


Die vom EDV-Ausschuß der Universität verabschiedeten und von Senat und Verwaltungsrat der Universität zustimmend zur Kenntnis genommenen Grundsätze über Das dezentrale kooperative System für die EDV-Versorgung der Universität Heidelberg legen u.a. fest:

Die Vielfalt der Anforderungen und Anwendungen der verschiedenen Fächer bei der EDV-Nutzung und die weitgehend dezentralen Entscheidungsstrukturen der Universität machen es notwendig, den Instituten, Seminaren und anderen Einrichtungen der Universität selbst die Verantwortung für Planung, Beschaffung und Betrieb der Arbeitsplatzrechner und lokalen Server auf der dezentralen Ebene zu übertragen. Folgerichtig ist dann auch die Verantwortung für Planung und Einsatz der lokalen Haus- und Bereichsnetze der jeweiligen Einrichtung zuzuordnen. Beide Aufgaben sind von der Einrichtung wahrzunehmen, in der die Systeme bzw. das Hausnetz zum Einsatz kommen sollen. .....

Jede Einrichtung, die in ihrem Bereich die EDV einsetzt und Dienste im Rahmen des kooperativen Versorgungskonzepts in Anspruch nehmen möchte, benennt einen EDV-Beauftragen. Dieser ist für die technische Planung der Systeme und Netze innerhalb der Einrichtung verantwortlich und ist auch Ansprechpartner des Rechenzentrums in allen grundsätzlichen Fragen des EDV-Einsatzes und der Nutzung des Rechenzentrums. Neben dem EDV-Beauftragten kann es in der Einrichtung auch einen Netz-Beauftragten und (eventuell mehrere) Systemverwalter geben, die den EDV-Beauftragten für bestimmte Aufgabengebiete entlasten und für diese Gebiete dann Ansprechpartner des Rechenzentrums sind. .....

Jede Fakultät sollte aus dem Kreis der EDV-Beauftragten der zur Fakultät zählenden Einrichtungen einen Fakultätsbeauftragten für EDV benennen, der den EDV-Einsatz und die Planung der EDV-Versorgung auf Fakultätsebene koordiniert.

Zu den Aufgaben eines EDV-Beauftragten einer Einrichtung gehören:

  • Er berät das Direktorium der Einrichtung bei der Planung des EDV-Einsatzes und ist für die Umsetzung dieser Planung verantwortlich.
  • Er arbeitet im Verbund mit den anderen EDV-Beauftragten der Einrichtungen einer Fakultät zusammen, insbesondere bei der Harmonisierung der EDV-Planung und bei Gemeinschaftsaufgaben z.B. in der Lehre.
  • Er ist erster Ansprechpartner für alle Fragen des EDV-Betriebes innerhalb der Einrichtung sowohl für die Mitglieder der Einrichtung als auch für das Universitätsrechenzentrum.
  • Er ist entweder selbst für das Hausnetz, die Workstations und PCs der Einrichtung zuständig oder er überträgt anderen Personen (Netz-Beauftragter, Systemverwalter), deren Vertreter er bleibt, die in diesen Bereichen wahrzunehmenden Aufgaben (siehe Aufgaben des Netz-Beauftragten).
  • Bei der Anbindung des Hausnetzes und/oder bei erstmaliger Benutzung des Universitätsrechenzentrums legt der EDV-Beauftragte zusammen mit dem Universitätsrechenzentrum ein Kürzel für die Einrichtung fest, das den Namensbereich im Internet (u.a für E-Mail Adressen), den Teilbaum im AFS-Filesystem und im WWW-Pfad definiert (z.B. kip für das Kirchhoff-Institut für Physik).
  • Für die Verwaltung der Benutzer des Universitätsrechenzentrums, die zu der Einrichtung gehören, fallen als weitere Aufgaben an:
    • Bearbeitung von Benutzeranträgen,
    • Bearbeitung von Verlängerungsanträgen am Jahresende nach Rücksprache mit den betroffenen Benutzern und
    • Bearbeitung von Rechnungen, die vom Universitätsrechenzentrum an die Einrichtung gehen.
    Um obige Aufgaben durchführen zu können ist es erforderlich, daß jeder EDV-Beauftragte am Universitätsrechenzentrum eine Userid besitzt bzw. beantragt, um die Daten "seiner" Benutzer verwalten zu können.
  • Er ist für die Informationsweitergabe aus Mitteilungen, die vom Universitätsrechenzentrum an ihn geschickt werden, sowie für die Bearbeitung von (Um-)Fragen des Universitätsrechenzentrums an die Einrichtungen zuständig.

Der EDV-Beauftragte ist für Daueraufgaben verantwortlich. Zumindest die Managementaufgaben sollten daher von einem(r) zeitlich unbefristet angestellten Mitarbeiter(in) einer Einrichtung wahrgenommen werden. Technische Aufgaben können evtl. an Personen mit zeitlich befristeten Arbeitsverträgen (z.B. Hiwis) vergeben werden.

Der EDV-Beauftragte wird vom Direktorium der Einrichtung ernannt - entweder auf einem im Universitätsrechenzentrum erhältlichen Formblatt (Postscr), (PDF) oder (GIF) oder schriftlich (formlos]. Das Ernennungsschreiben muß die Unterschriften sowohl des geschäftsführenden Direktors als auch des EDV-Beauftragten enthalten sowie mit dem Dienstsiegel versehen sein. Soll der EDV-Beauftragte alleine zeichnungsberechtigt sein, so ist dies auf dem Ernennungsschreiben zu vermerken.

Ein Wechsel des EDV-Beauftragten sowie Urlaubsvertretungen sind dem Universitätsrechenzentrum mitzuteilen, wobei die Gültigkeit der Vertretung auf die Zeit des Urlaubs des EDV-Beauftragten einzuschränken ist, da eine Dauervertretung nicht vorgesehen ist.

Für die oben beschriebenen Aufgaben ist es erforderlich, daß der EDV-Beauftragte auf dem Postweg, per funktionierender E-Mail und Telefon erreichbar ist, eine weitere Erreichbarkeit per Fax wäre vorteilhaft. Wenn der EDV-Beauftragte eine E-Mail Adresse in seiner eigenen Einrichtung verwendet (und nicht seine im Universitätsrechenzentrum), sollte er sie dem Universitätsrechenzentrum bekannt geben. Außerdem muß der EDV-Beauftragte in die Mail-Verteilerliste EDVBEAUF aufgenommen werden, um die auf diesem Weg verteilten Informationen - wie z. B. Einladungen zu Fortbildungsseminaren - zu erhalten.

Der EDV-Beauftragte ist eine offizielle Funktion in einer Einrichtung und sollte dementsprechend den Mitgliedern der Einrichtung bekannt gemacht werden, z.B. über das WWW-Angebot der Einrichtung. Darüber hinaus bietet das Universitätsrechenzentrum Suchverfahren innerhalb der Universität Heidelberg an, für eine Einrichtung den EDV-Beauftragten und den Netz-Beauftragten anzuzeigen.


Für die klinischen Einrichtungen in Heidelberg ist zu beachten, daß die EDV-Beauftragten des Universitätsrechenzentrums in der Regel nicht mit den Beauftragten des Klinikrechenzentrums identisch sind, da die Beauftragten des Klinikrechenzentrums auf Abteilungsebene und nicht auf Instituts-/Klinikebene angesiedelt sind.

Für die klinischen Einrichtungen in Mannheim ist zu beachten, daß die Beauftragten beim Universitätsrechenzentrum ebenfalls auf Instituts-/Klinikebene und nicht auf Fakultätsebene angesiedelt sind.


Verantwortlich: Seitenbearbeiter
Letzte Änderung: 26.10.2015
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