Tipps zu Word 2010

Überschrift des aktuellen Kapitels in die Kopfzeile einfügen und die Seitenzahl rechtsbündig

Auch für lange Dokumente wie Diplomarbeiten, Dissertationen und Bücher ist die Textverarbei­tung Word gerüstet. Richtig professionell wird’s, wenn in den Kopfzeilen die Überschriften des aktuellen Kapitels stehen. Mit der Feldfunktion „StyleRef“ erledigt Word die Aufgabe automatisch.

Um den Titel des aktuellen Kapitels in die Kopfzeile einzufügen:

Im Register auf „Einfügen / Schnellbausteine” und „Feld…” klicken. Im Dialogfenster den Feldnamen „StyleRef” markieren, um eine Liste aller benutzten Formatvorla­gen einzublenden. Hier die Vorlage für die Kapitelüberschriften markieren – z. B. Überschrift 2 – und das Fenster mit OK schließen. Sofern konsequent die Formatvorlagen zum Formatieren der Überschriften verwendet wurden, erscheint in der Kopfzeile jeder Seite der Titel des jeweiligen Kapitels.

Zusätzlich Seitenzahl rechtsbündig einfügen:

In „Kopftext einfügen” springen Sie, wenn der Curser sich im Kopftext befindet, nach rechts indem Sie 2 Mal die Tab-Taste betätigen. Hier wählen Sie unter „Einfügen” die „Seitenzahl” aus. Die Seitenzahlen werden über das vierte Symbol eingefügt.

Nicht automatisch nummerieren

Word-Benutzer kennen den Effekt: Wer am Absatzanfang eine Ziffer gefolgt von einem Punkt eintippt, aktiviert in Word den automatischen Aufzählungsmodus. Die Folge: Aktueller Ab­satz und Folgeabsätze werden automatisch umformatiert. Das ist allerdings nur selten praktisch, dann nämlich, wenn mehrere Absätze mit einer Aufzählung beginnen sollen. Viel öfter erweist sich diese als „Autoformat” bekannte Automatik eher störend. Darum besteht die Möglichkeit, die Automatik abzuschalten.

Dazu wählen Sie im Register „Datei“ die Word Optionen, unter „Dokumentprüfung” die Funktion „Autokorrektur-Optionen…” aus. Im Register „Autoformat während der Ein­gabe” die Kontrollkästchen „Automatische Aufzählung” sowie „Automatische Nummerie­rung” deaktivieren. Word verzichtet dann auf die automatische Formatierung. Wer Absätze mit Nummerierungen entsprechend formatieren möchte, klickt dazu dann einfach auf das entspre­chende Logo in der Gruppe Absatz (drei Minizeilen mit Ziffern 1-3 davor).

Schneller bestimmte Textstellen im Dokument finden – mit Zeilennummern

Wenn Sie mit einem Kollegen ein Dokument abstimmen möchten, und sich das mühselige Auszählen von Absätzen und Zeilen ersparen möchten, dann nutzen Sie doch die entsprechende Funktionalität von Word: Fügen Sie Zeilennummern hinzu und beziehen sich dann im Gespräch beispielsweise auf den Ausdruck auf Seite 5, Zeile 12.

In Word 2010

1. aktivieren Sie dazu das Register Seitenlayout und
2. wählen in der Gruppe, Seite einrichten das Dropdown-Menü Zeilennummern den Eintrag Fortlaufend an.

Für das fertig abgestimmte Dokument entfernen Sie die Zeilennummer wieder über Zeilennummern > Keine (bzw. durch Deaktivierung des Kästchens Zeilennummern hinzufügen).

Der Text beginnt auf gegenüberliegenden Seiten nicht auf gleicher Höhe

Problem: Auf Seite 15 beginnt die Seite mit Überschrift 1. Auf Seite 16 beginnt die Seite mit Überschrift 3. Der Text beginnt auf Seite 15 und Seite 16 nicht auf gleicher Höhe.

Lösung: Word-Optionen / Erweitert, ganz am Ende sind ziemlich unauffällig die Layoutoptionen versteckt. Setze ein Häkchen bei „Abstand vor / nach Seiten- oder Spaltenumbruch unterdrücken.

Das automatische Formatieren von Tabellen verhindern

Wenn sich die Spaltenbreite einer Word-Tabelle wie von Geisterhand verändert und Word eigenhändig das Tabellenformat anpasst, ist die Option „Automatische Größenänderung“ schuld. Zum Glück lässt sich die versteckte Auto-Funktion für jede Tabelle separat ausschalten.

Eigentlich meint es Word mit den Auto-Funktionen nur gut und möchte Anfängern unter die Arme greifen. Profis können auf die Hilfestellung verzichten. Damit Word nicht eigenmächtig das gesamte Seitenlayout durcheinanderwirft, lässt sich das automatische Formatieren von Tabellen folgendermaßen deaktivieren: Mit der rechten Maustaste in eine beliebige Zelle der Tabelle klicken und den Befehl „Tabelleneigenschaften“ aufrufen. Ins Register „Tabelle“ wechseln und auf „Optionen“ klicken. Anschließend das Häkchen bei „Automatische Größenänderung zulassen“ entfernen und die Fenster mit OK schließen. Jetzt lässt Word die Finger von Tabellen.

Tabellenrahmen entfernen

Neu eingefügte Tabellen versieht die Textverarbeitung Word stets mit einem schwarzen Rahmen. Das ist nicht immer erwünscht. Wer Tabellen ohne Rahmen platzieren möchte, musste die Rahmen bislang mühsam von Hand entfernen. Schneller geht’s mit einer kaum bekannten Tastenkombination.

Statt die Rahmen einzeln über das Dialogfenster „Rahmen und Schattierung“ zu löschen, wird man alle Linien mit einer einzigen Tastenfolge los. So geht’s: Einfach die Schreibmarke in ein beliebiges Tabellenfeld platzieren und die Tastenkombination [Strg]+[Alt]+[U] drücken. Die schwarzen Rahmenlinien verschwinden, die (jetzt „unsichtbaren“) Tabellenzellen bleiben erhalten.

Erstellen eines Dokuments aus verschiedenen Word-Versionen

Wird ein Word-Dokument mit der Version 2010 aus verschiedenen älteren Word-Versionen erstellt, so kann es vorkommen, dass nach jedem eingefügten Textteil ein Abschnittsumbruch eingefügt wird. Abschnittsumbrüche beinhalten Formatierungselemente, wie Ränder, Seitenausrichtung und Kopf- und Fußzeilen. Sind die Formatierungszeichen(¶) nicht aktiviert, so ist nicht erkennbar, warum beispielsweise die Seitenzahlen nur im ersten Abschnitt sichtbar sind.

Standardschrift ändern

Drücken Sie Strg + D, um das Dialogfeld SCHRIFTART zu öffnen. Legen Sie in den Feldern SCHRIFTART und GRÖSSE fest, welche Schrift Sie in welchem Schriftgrad als Standard verwenden wollen. Klicken Sie im unteren Bereich des Dialogfeldes auf die Schaltfläche STANDARD. Sie werden in einem Dialogfeld gefragt, ob Sie die Standardschriftart für alle neuen Dokumente ändern möchten, die auf der Vorlage NORMAL basieren. Klicken Sie auf JA.