FAQ-Liste zur E-Mail-Weiterleitung
Darf ich noch Mails an Adressen außerhalb der Uni schicken?
Natürlich. Bei sensiblen Daten an vertrauenswürdige Personen können Sie davon ausgehen, dass diese auch entsprechend sensibel damit umgehen.
Ich benötige einen Zugriff auf meine Mail zu Hause bzw. außerhalb der Uni, etwa bei Tagungen.
Sie haben zwei Möglichkeiten:
- Es gibt einen verschlüsselten Zugang via Web über
- Sie können z. B. vom Ihrem Laptop oder privatem PC sich via VPN in das Netz der Uni einwählen und dann Ihren gewohnten Mail-Clienten verwenden. Die VPN-Verbindung sorgt für eine verschlüsselte Verbindung Ihres Rechners mit dem Mailserver.
Unsere HiWis erreiche ich nur über die studentische Mailadresse – diese kann aber weitergeleitet sein.
Eigentlich nicht, denn HiWis sind Mitarbeiter und sollten einen dienstlichen Account haben, den sie eben nicht weiterleiten dürfen. Die Accounts sind inzwischen vom EDV-Beauftragten einfach via Web-Formular zu erstellen.
Dürfen Studierende eine automatische Weiterleitung benutzen?
Im Prinzip ja, da Studierende keine Mails mit sensiblen Daten erhalten – insbesondere keine dienstlichen Mails. Wenn das so nicht zutrifft, sind Studierende für die Aufhebung der Weiterleitung verantwortlich.
Dies bedeutet auch, dass etwa Dekanate keine sensiblen Daten per Mail verschicken, sondern dafür LSF oder andere Server benutzen, die den Studierenden einen gesicherten Zugang ermöglichen.
Werden die bestehenden Weiterleitungen gelöscht?
Nein. Es gibt zu viele berechtigte Ausnahmen, so dass wir mit den vorhandenen Personalressourcen keine allgemein gültige technische Umsetzung anbieten können.
Ich bin im Klinikum – gilt das dann auch für mich?
Im Klinikum ist die Problematik des Datenschutzes aufgrund der Patientendaten größer als an der Uni. Das wissenschaftliche Personal ist im Regelfall auch Mitglied der Universität und kann daher einen Account am URZ bekommen. Ob das mit den dienstlichen Aufgaben vereinbar ist, muss jeder eigenverantwortlich entscheiden. Patientendaten haben auf den Servern der Uni nichts zu suchen.
Es gibt aber auch für die Postfächer @med.uni-heidelberg.de die Möglichkeit, diese von zu Hause zu lesen oder den Speicherplatz zu erhöhen. Bitte wenden Sie sich an die für Sie zuständige ZIM.
Ist die manuelle Weiterleitung erlaubt?
Ja, sofern der Inhalt der Mail dies zulässt, also keine vertraulichen Daten enthält. Wie bisher muss ein Mitarbeiter eigenverantwortlich entscheiden, welche Inhalte er wohin sendet.
In einigen Artikeln wird eine Verschlüsselung empfohlen: Wie geht das, was muss ich machen?
Wir vom URZ arbeiten dazu gerade eine allgemeine Empfehlung aus. Wenn Sie bisher keine Verschlüsselung benötigten, dann ist das nichts, was Sie jetzt sofort benötigen. In Kürze gibt es dazu mehr Informationen.