Erstellen von PDF-Dateien
Druckversion
Problematik
Immer häufiger werden von Dozenten und anderen Lehrkräften der Universität PDF-Dateien im Internet bereitgestellt. Oft werden dabei farbige PowerPoint-Folien in PDF umgewandelt.
Die PDF-Dateien werden von den Studierenden im Acrobat-Reader oder Acrobat, je nach installierter Software, betrachtet oder - was weitaus häufiger vorkommt - gedruckt. Da Studenten meistens wenig Geld haben, werden diese Dateien dabei auf einen Schwarz-weiß-Drucker gesendet.
In vielen Fachbereichen wurden diese Dateien mit aufwändigen Schriften oder hoch auflösenden und komplexen Grafiken versehen. Das hat durchaus seine Berechtigung! Leider führt der Schwarz-weiß-Druck einer solchen Datei zu einigen Problemen bei unseren Druckern.
- Schriften wurden nicht im PDF-Dokument eingebettet und der Drucker muss Ersatzschriften verwenden.
- Komplexe Farbzusammenstellungen müssen vom Drucker in Graustufen umgerechnet werden.
- Die zum Schwarz-weiß-Drucken unnötige Farbtiefe und hohe Auflösung verursacht ein großes Datenvolumen.
Folgen
- Extrem lange Druckzeiten.
- Starke Abweichungen des Ausdrucks vom Original (Schriften und Grafiken).
- Unerkennbare Grafiken (Farbvarianten entsprechen identischen
Grautönen)
- Abstürze der Drucker bzw. Warteschlangen durch Überlastung (extrem großes Datenvolumen).
- Hoher Datenverkehr im Netz mit Verlangsamung der Verbindung.
Empfehlung zur Einbindung von Grafiken in ein Dokument
- Grafik - dazu gehören auch Handschriften - nicht mit zu hoher Auflösung einscannen. Nicht immer ist die maximale Auflösung des Scanners (300-600 DPI) erforderlich - 200 DPI reichen meist, bei Schrift und Handschriften sogar noch weniger.
- Schwarze Ränder bei eingescannten Bildern vor dem Einbinden in die Dokumente ausschneiden (müssen vom Drucker gerastert werden).
- Komplizierte Hintergründe, wie z. B. Verlauffarben, möglichst vermeiden (sind sehr aufwändig und verlangsamen den Druck erheblich).
- Möglichst schwarze Schrift auf weißem Hintergrund verwenden.
- Schattierungen und 3D-Effekte vermeiden (siehe 3.).
Anleitung zur PDF-Erstellung (mit Adobe Acrobat)
Bei der Erstellung von PDF-Dateien würde folgende Empfehlung helfen, die Probleme zu minimieren:
- Grundsätzlich sollten alle im Dokument vorhandenen Schriften in die PDF-Datei mit eingebettet werden.
- Die Dokumente sollten mit reduzierter Auflösung und in schwarz-weiß bereitgestellt werden (siehe folgende Grafiken).
Einbettung der Schriften (Menü: Datei-Drucken):
Erster Schritt
Drucker: Adobe PDF einstellen (1),
Eigenschaften anklicken (2). Eigenschaften, Registerkarte Adobe
PDF-Einstellungen (3): Schriften nicht an Adobe PDF senden
nicht auswählen! (4), OK klicken (5).
Zweiter Schritt
Drucker: Adobe PDF einstellen (1),
Eigenschaften anklicken (2). Eigenschaften, Registerkarte Layout
(3): Erweitert.. anklicken (4). Erweiterte Optionen für PDF-Konverter:
Papiergröße auf A4 (5), Grafik-Druckqualität auf 300dpi stellen (6),
Grafik-True-Type-Schriftart Als Softfont in den Drucker laden
wählen (7), OK klicken (8).
Bereitstellen der PDF-Dokumente in schwarz-weiß (Menü: Datei-Drucken):
Dritter Schritt
Drucker: Adobe PDF einstellen (1),
Eigenschaften anklicken (2). Eigenschaften, Registerkarte
Papier/Qualität (3): Bei Farbe Schwarzweiß auswählen (4), OK
klicken (5).
Einstellen eines hoch auflösenden und farbigen PDF-Dokuments ausschließlich für die Bildschirmansicht:
Alternativ kann, wenn erforderlich oder gewünscht, ein hoch auflösendes und farbiges Exemplar bereitgestellt werden. Dies dient dazu, das Dokument am Bildschirm zu betrachten.
Bei der hoch auflösenden Version kann und sollte über ein Passwort die Möglichkeit des Druckens verhindert werden.
Es empfiehlt sich, erst eine farbige und hoch auflösende PDF-Datei zu erstellen und diese dann entsprechend der folgenden zwei Grafiken zu ändern:
Erster Schritt
PFD-Datei im Acrobat öffnen.
Scrolldown-Menü über Register Datei
(1):Dokumenteigenschaften auswählen (2).
Zweiter Schritt
Sicherheit anklicken (1) und Dokumenteigenschaften:
Sicherheitssystem Kennwortschutz einstellen (2).
Kennwortschutz-Einstellungen: Kennwortschutz verwenden, um das Drucken
und Bearbeiten (...) einzuschränken anklicken (3), Kennwort eingeben, bei
zulässiges Drucken und zulässige Änderungen Nicht zulässig
wählen (4), OK klicken (5).
Ansprechpartner
Ingo Schmidt
Rechenzentrum Uni-Heidelberg
Im Neuenheimer Feld 293
69120 Heidelberg
Tel.: 06221-54-4503
Mail: ingo.schmidt@urz.uni-heidelberg.de