Dateien mit anderen Anwendern austauschen

Übersicht

Das Problem

Sobald eine oder mehrere Personen gemeinsam an einem Projekt arbeiten, stellt sich irgendwann die Frage, wie man Dateien von allgemeinem Interesse am Geschicktesten austauscht. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich bei den Dateien um Programme, Word-Texte, Grafiken oder sonstiges handelt.

Nahe liegend ist es natürlich, die Datei auf einen USB-Speicher-Stick zu kopieren oder auf eine CD zu brennen. Den Stick bzw. die CD gibt man dem Kollegen in die Hand und der Austausch ist erledigt. Schwieriger wird es, wenn der Kollege nicht nebenan sitzt und die Post bemüht werden muss. Ob Hauspost oder gelbe Post, spielt dabei keine Rolle: Beides dauert in der Regel lange, meist zu lange.

Als Alternative kommt einem dann die elektronische Variante der Post in den Sinn: elektronische Mail (kurz: Mail). Die Datei wird als Anhang (Attachment) zu einer Mail verschickt, was allerdings beträchtliche Probleme bereiten kann:

  • Mails, die mitsamt der Datei größer als 20 MB sind, werden zur Zeit vom Mailserver des URZ nicht weitergeleitet, ohne Unterschied, ob die Mail rein- oder rausgeht. (Andere Mailsysteme können auch andere, z.T. deutlich niedrigere Obergrenzen für Mails haben.)
  • Mails mit Datei-Anhang, die gleichzeitig an mehrere Empfänger verschickt werden sollen, belasten den Mailserver in schier unerträglichem Umfang und dauern immer länger, weil Übertragungsfehler wahrscheinlicher werden und der Transfer dann immer wieder von ganz vorne begonnen werden muss. Im schlimmsten Fall kann es zu einer regelrechten "Verstopfung" des Mailservers führen.
  • Wird die Mail dann auch noch in einem Mailordner aufbewahrt, belegt man doppelten Speicherplatz, denn Anhänge lassen sich nicht ohne weiteres aus einer Mail entfernen.

Lösungen

Bessere Alternativen für den elektronischen Austausch von Dateien werden in den folgenden Abschnitten aufgezeigt. Die kurze Übersicht zeigt zunächst die prinzipiellen Wege auf und zeigt an, für welchen Anwenderkreis das Verfahren empfohlen werden kann. Anschließend folgt dann eine ausführliche Beschreibung mit Links zu weiterführenden Internetseiten. Im Anschluss finden Sie kurze Hinweise auf weitere Möglichkeiten des Austauschs.

  1. Gigamove (DFN-Verein), BelWü F*EX Service
    Der DFN-Verein (und BelWü) bieten HTTP-basierte Dienste zum Versenden grosser Dateien an. 
  2. Gemeinsamer PC-Ordner
    Arbeiten sowohl der Sender als auch der Empfänger im PC-Pool des URZ oder an einem an das Uni-Netz angeschlossenen Rechner mit AD-Benutzerkennung, legt der Sender ein Verzeichnis auf seinem persönlichen Laufwerk M: an und räumt dem/den Empfänger/n Zugriffsrechte darauf ein. Für den kurzfristigen Austausch bietet sich auch das Laufwerk T: an. Institutsangehörige können dafür auch Institutsverzeichnisse verwenden.
  3. Sharepoint-Server
    Möchte man Dokumente nicht nur verteilen, sondern auch gemeinsam bearbeiten, bietet sich die Kollaborationsplattform Sharepoint-Server an.
  4. Weitere Hinweise
    Für Dozenten und Lehrer bieten sich auch die E-Learning Plattform an, entweder "Link zu Moodle" oder E-Learning an, mit den Möglichkeiten der individuellen Berechtigungserteilung auf Dokumentebene.

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1. Gigamove von DFN-Verein, BelWü F*EX Service

Gigamove und F*EX sind HTTP-basierte Dienste zum Versenden grosser Dateien, ähnlich wie die werbefinanzierten Dienste yousendit, wetransfer etc. Wie auch bei E-Mail schickt man an einen bestimmten Empfänger (oder eine Liste von Empfängern), der dann per E-Mail benachrichtigt wird und einen Download-Link erhält. Nach dem Download wird das File je nach Wunsch gleich oder später oder gar nicht gelöscht.

Gigamove wird vom DFN-Verein unterstützt, F*EX von BelWü.

Einen Zugang benötigt nur, wer versenden will. Empfänger können beliebig sein.
Für den Zugang zu Gigamove ist derzeit eine Anmeldung mittels Heidi-Kennung bzw. Uni-ID notwendig. (Studierende haben diese bereits, aber noch nicht die Mitarbeiter.)
Für F*EX genügt eine E-Mail-Adresse aus dem "BelWü-Bereich" (die Uni-Heidelberg-Adresse gehört dazu) und der Zugriff aus Netzen, die zum BelWü gehören.

Weitere Details finden Sie unter
https://gigamove.rz.rwth-aachen.de/help bzw.
http://fex.belwue.de/index.html

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2. Gemeinsamer Windows-Ordner

Besitzer einer URZ-Benutzerkennung können auf ihrem persönlichen Laufwerk (M:) oder auf dem allgemein verfügbaren Laufwerk T: im PC-Pool des URZ Ordner anlegen und darin enthaltene Dateien anderen Benutzern zugänglich machen. Es können entweder die Rechner im Rechenzentrum selbst dafür verwendet werden, aber auch jeder Rechner der im Uni-Netz angeschlossen ist oder - beim Zugriff von außerhalb der Uni - mit installierten VPN-Klient.

Beim Arbeiten im URZ unter Windows erhält das persönliche Laufwerk den Buchstaben M:, in anderen Instituten z. T. andere Buchstaben, z. B. N: im Psychologischen Institut. Der Speicherplatz auf den persönlichen Laufwerken ist begrenzt. Reicht er nicht aus und wird kurzfristig mehr benötigt, hilft das allgemeine Laufwerk T:, das aber von Zeit zu Zeit vom URZ bereinigt wird. Wird der Ordner dauerhaft benötigt, können Institutsangehörige über ihren EDV-Beauftragten sogenannte Institutsverzeichnisse beantragen und verwenden.

Im folgenden ein Beispiel für die Eintragung von Berechtigungen. Weitere Informationen finden Sie auch unter http://www.urz.uni-heidelberg.de/windows/domaene/home_ordner.html.

Der Benutzer cortseif soll volles Lese- und Schreibrecht auf den Ordner sas-kurs von Benutzer x16 erhalten:

Existiert der Ordner sas-kurs noch nicht, muss er zunächst angelegt werden. Anschließend muss der Sender die Berechtigungen für cortseif einstellen. Dazu öffnet er mit der rechten Maustaste aus dem Explorer heraus oder dem Arbeitsplatz das Fenster Eigenschaften und darin das Register Sicherheit.

Drückt man nun den Knopf Hinzufügen kann der Empfänger, der die neuen Berechtigungen erhalten soll, im untersten Textfeld eingetragen werden. Wichtig ist hier, dass nicht nur cortseif eingetragen wird, sondern cortseif@stud.

Mit Namen überprüfen kann der Objektname überprüft werden. Ist alles in Ordnung, bestätigen Sie mit OK.
Anschließend können die Berechtigungen gesetzt werden:

Sobald im oberen Textfeld cortseif (cortseif@stud) ausgewählt ist (sichtbar durch die graue Unterlegung), können die Berechtigungen (Vollzugriff oder nur Lesen, Ordner zeigen und Ausführen wie im Beispiel) durch Anklicken aktiviert werden.

Sollen die Berechtigungen auch auf Unterordner von SAS-Kurs übertragen werden, wählt man Erweitert und aktiviert: Berechtigungen für alle untergeordneten Objekte durch die angezeigten Einträge, sofern anwendbar, ersetzen.

Schließlich klickt man noch OK.

Damit nun der PC-Pool Benutzer cortseif auf den Ordner sas-kurs von x16 zugreifen kann, muss er diesen noch über den Arbeitsplatz und (rechtes Mausmenü) Netzlaufwerk verbinden zugänglich machen.

Als Laufwerk wird automatisch der nächste freie Buchstabe vorgeschlagen; im Beispiel ist dies W:. Der Pfad setzt sich aus dem Namen des Servers, \\netfilec.ad.uni-heidelberg.de, dem Wort home, dem Container x und der Benutzernummer x16 zusammen, jeweils durch "\" getrennt. In obigem Beispiel wird auch gleich noch der Ordnername sas-kurs angegeben: \\netfilec.ad.uni-heidelberg.de\home\x\x16\sas-kurs.

Über den Arbeitsplatz und das rechte Mausmenü lässt sich das Netzlaufwerk später wieder trennen.

Sollen alle AD-Nutzer die Dateien lesen oder bearbeiten dürfen, vergibt man die entsprechenden Berechtigungen nicht an einen speziellen Benutzer, sondern an jeder.

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3. Sharepoint-Server

Dokumente, die auf dem Sharepoint-Server abgelegt werden, können von berechtigten Personen gelesen, heruntergeladen und bearbeitet werden. So lassen sich mit einfachen Mitteln gemeinsam Dokumente verwalten und erarbeiten. Im Unterschied zu Lösungen in der Cloud (Google Documents etc.) liegen die Daten hier im geschützten Bereich der Universität.

Über weitere Details zur Nutzung und den erforderlichen Zugangsvoraussetzungen informieren Sie sich bitte auf den speziellen Seiten zum Sharepoint-Server.

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Verantwortlich: IT-Service
Letzte Änderung: 07.12.2015
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